Tento článek je určený pro správce budov a nemovitostí.
Co je Facility Management?
Facility Management (FM), neboli správa nemovitostí se zabývá řízením a udržováním všech podpůrných služeb spojených s využíváním nemovitostí. Ať už jde o výrobní prostory, kancelářské budovy, výrobní areály, obchodní centra, nebo bytové prostory, facility management zajišťuje, aby vše fungovalo hladce a efektivně.
Co zahrnuje Facility Management?
- Technická správa: Zahrnuje veškeré úkony spojené s údržbou budov a technických zařízení. To znamená pravidelné revize, opravy, údržbu HVAC systémů (vytápění, ventilace a klimatizace), elektroinstalací, vodovodních a kanalizačních systémů a dalších.
- Bezpečnost: Zajišťuje bezpečnost osob a majetku. To zahrnuje například kontrolu přístupu, požární ochranu, kamerové systémy a bezpečnostní hlídky.
- Úklid: Pravidelný úklid všech prostor, včetně údržby zeleně.
- Správa energií: Optimalizace spotřeby energií, zavádění úsporných opatření.
- Facility services: Facility management zahrnuje i další služby jako je správa odpadů, zajištění cateringu, správa pozemků, správa vozidel a podobně.
Facility management je klíčový pro úspěšné fungování jakékoli organizace, která vlastní nebo využívá nemovitosti. Díky profesionální správě nemovitostí lze dosáhnout významných úspor nákladů, zvýšit efektivitu a zajistit bezpečné a příjemné pracovní prostředí.
Co všechno spadá pod technickou správu budov a nemovitostí?
Jako správce budov nebo majetku se mimo jiné také staráte o vaše nemovitosti. V Aptienu k tomu doporučujeme využít následující evidence a jejich vlastnosti: Evidence budov, místností, dveří a klíčů nebo vstupních karet. Jistě oceníte že máte vše propojené.
Pokud potřebujete svůj majetek členit jinak nebo podrobněji, žádný problém. Využijete obrovskou výhodu našeho systému a vše si můžete upravit sami přesně podle vašich potřeb a zvyklostí. Úpravy můžete dělat úplně sami bez nutnosti kontaktovat vývojáře. Může to být například evidence pater.
Provoz budov a nemovitostí vyžaduje pravidelnou péči, kontrolu a kvalitní informace. Do technické správy nemovitosti patří preventivní, plánovaná pravidelná údržba prostor, každodenní provoz objektu a zařízení s přihlédnutím na požadované parametry, nebo také kontrola bezpečnosti objektu.
- Vedení informací a dokumentace o jednotlivých objektech (budovách, místnostech, atd)
- Podpora technické správy nemovitostí a budov, jejich údržby a facility
- Vedení provozního deníku - informací o provedených úkonech, údržbě a dalších aktivitách
- Hlídání revizí
- Hlášení závad na budovách, místnostech a vybavení budov
- Snadná inventura vybavení budov
- Jednoduché předávání budov, místností nebo jejich vybavení
Detailní informace o každé budově a nemovitosti
Veškeré informace, které potřebujete vidět na první pohled si vedete v detailech. Je dobré si dát do detailů informace podle kterých budete chtít v budovách vyhledávat. Může to být třeba specifikace pomocí tagů, kam si můžete třeba zadat zda je budova klimatizována, má bezbariérový přístup a tak dále. Pak už není nic jednoduššího, když přijde požadavek na pronájem prostoru s určitými požadavky, použít našich filtrů a hned máte co potřebujete.
Provozní deník nemovitosti
- Zde zaznamenáte všechny činnosti údržby a úkoly provedené na nemovitosti nebo její části.
- Slouží jako komplexní záznam historie údržby nemovitosti, včetně oprav, kontrol a úkolů pravidelné údržby.
Při správě budov a nemovitostí je také důležité mít informace o tom, co se v průběhu času dělo, jaká údržba, opravy nebo jednání proběhly. K tomu vám slouží provozní deník. V něm snadno zaznamenáte jakékoliv aktivity, které jste v dané budově či její části nebo v konkrétní místnosti prováděli.
- údržba
- opravy
- rekonstrukce
- a další
Provozní dokumentace i revizní zprávy budov a nemovitostí
Ke každé prohlídce nebo revizi vám revizní technik vystaví protokol, který si uložíte do záložky dokumenty. Zde ho budete mít vždy po ruce. Ke každé budově si můžete uložit i další potřebnou dokumentaci jako jsou například různé stavební plány, předávací protokoly, doklady k uvedení do provozu atd.
Hlídání revizí spojených s budovou
Součástí péče o budovy je i splnění bezpečnostních a legislativních požadavků. Jsou to zejména revize a kontroly zařízení. V evidenci budov si vytvoříte plán kontrol, který za vás bude hlídat veškeré periodické prohlídky a revize. Doporučujeme si vést tyto plány k zařízením, která jsou pevně spojena s budovou. U těch, které lze přemisťovat, doporučujeme použít samostatnou evidenci "Zařízení k revizi".
Hlášení závad a provozní deník budovy
- Ke hlášení závad na nemovistech, budovách nebo jejich částech vám slouží helpdesk pro hlášení závad
- Zde mohou zaměstnanci nebo zákazníci hlásit závady
- Požadavek je automaticky přesměrován na osobu odpovědnou za vyřešení závady
Smlouvy
S péčí a provozem budov a jiných nemovitostí jsou neodmyslitelně spjaty různé smlouvy. Může se jednat například o smlouvu na provádění revizí, nájemní smlouvy pokud nemovitost nebo její část pronajímáte. Zde využijete možnost propojení na evidenci smluv. Je neskutečně pohodlné si pouze vybranou nemovitost a mít všechny smluvní informace na jedno kliknutí myši.