Plány aktivit slouží pro hlídání i potvrzování
Plány aktivit slouží k plánování a potvrzování provedení různých opakovaných i jednorázových činností, jako jsou například pravidelná plánovaná údržba strojů a vybavení, revize, prohlídky, školení nebo zdravotní prohlídky. Lze je použít také pro nástup nebo odchod zaměstnance.
- Plány aktivit jsou checklisty, které pomáhají na nic nezapomenout a které si sami přizpůsobujete
- Plány aktivit nastavujete zvlášť pro jednotlivé evidence
- Přístup k plánu aktivit musíte mít povolený pro vaši roli
- Aktivity plánujete na dny
- Dostanete upozornění na provedení aktivity pro naplánovaný datum
- Jejich splnění musí být následně potvrzené
Pomocí plánů aktivit tedy můžete
- Vytvořit seznam toho, CO se má udělat
- Naplánovat KDY se to má udělat a jak často - jednorázové, opakovaně či nepravidelně
- Naplánovat KDO to má udělat
- Potvrdit provedení naplánované činnosti a připojit dokumentaci o jejím provedení (například protokol, revizní zprávu, potvrzení)
Příklady použití a využití Plánů aktivit
- Údržba strojů: Plán údržby strojů a zařízení
- Údržba vozidel: Plány údržby vozového parku
- Plán revizí: Seznam pravidelných revizí
- Nástup zaměstnance: Plán nástupu zaměstnance
- Rozvoj zaměstnance: Plány školení zaměstnanců
- Odchod zaměstnance: Plán odchodu zaměstnance
- CRM a obchod: Plán obchodních činností
1. Vytvoření plánu aktivit
- Otevřete evidenci ve které chcete plán aktivit nastavit
- Klikněte na záložku "Plány aktivit" (abyste ji viděli, musíte mít nastavené oprávnění - povolení pro vaši roli)
- Stiskněte tlačítko "Přidat aktivitu"
- Pojmenujte aktivitu, která má být provedena např. roční servis, to zadáte do pole "Název aktivity"
- Vyberte periodu opakování (pravidelná, nepravidelná nebo jednorázová)
- Vyberte, jakých položek se aktivita týká
- Uložte
Jaké opakování aktivity můžete nastavit:
- Opakovaná - můžete nastavit pravidelnou periodu opakování aktivity (např, měsíc, rok, atd.)
- Jednorázová - aktivita se neopakuje, pouze ji potvrdíte v zadaný termín
- Nepravidelná - aktivita se může opakovat v nepravidelném intervalu
Jakých položek se aktivita týká:
- Pro všechny položky znamená, že plán údržby bude vytvořený pro všechny položky v dané evidenci (tedy například pro všechny přístroje)
- Pouze pro ... znamená, že plán údržby bude vytvořený pouze pro tento konkrétní stroj nebo zařízení
- Pro ... znamená, že plán údržby bude vytvořený pro všechny přístroje daného typu
2. Naplánování termínu provedení aktivity
- Pro každou aktivitu a položku musíte naplánovat konkrétní datum, kdy má být aktivita provedena
- Zadáním datumu aktivitu na startujete
Postup pro naplánování datumů
- Otevřete konkrétní položku pro kterou chcete datum naplánovat
- U aktivity klikněte na tlačítko "Naplánovat"
- Pojmenujte aktivitu, která má být provedena např. roční servis, to zadáte do pole "Název aktivity"
- Vyberte periodu opakování (pravidelná, nepravidelná nebo jednorázová)
- Vyberte, jakých položek se aktivita týká
- Uložte
3. Potvrzení provedené aktivity
Aptien vás automaticky upozorní, kdy má být aktivita provedena a vy následně potvrzujete její provedení.
Co potvrzujete
- Datum splnění aktivity (datum provedení aktivity). Ten může být rozdílný od termínu zadání potvrzení
- Do komentáře textem popíšete, co bylo provedeno
- Můžete také přidat přílohu, typicky s důkazem o provedené aktivitě (např. potvrzení o účasti na školení, lékařské potvrzení, protokol z provedené údržby, kalibrační protokol a podobně).
- Pokud to situace vyžaduje (například potvrzení účasti na školení pro více lidí), tak můžete aktivitu potvrdit také hromadně.
- Přehled plánů ke splnění naleznete v záložce Reporty.
Zobrazení historie provedených aktivit
- Plány aktivit zaznamenávají kompletní historii provedených aktivit (například výměna tonerů). Máte tak přehled o tom kdy kdo co vykonal.
Kde plány aktivit uvidíte?
- Pro každou položku (například přístroj) vidíte seznam naplánovaných aktivit na záložce Plány aktivit.
- Na dashboardu evidence můžete zapnout kartu "Plány aktivit", ve které uvidíte všechny aktivity, ke kterým máte přístup
- Přehled všech aktivit, ke kterým máte přístup pak vidíte v reportech.
Jak upravit, nastavit a zapnout plány aktivit
- Seznamy aktivit upravíte podle vašich potřeb
- Rozdělíte je jak sami potřebujete
- Nevidíte plány aktivit ve své evidenci? Důvodem také může být to, že je prostě jen nemáte v evidenci aktivované pro svoji roli. Podívejte se jak to udělat. Plány aktivit jsou k dispozici jen pro prémiové plány.