nový způsob práce se smlouvami

Snadná evidence a správa smluv

Mějte všechny smlouvy k zákazníkům, zaměstnancům, dodavatelům a dalším obchodním partnerům na jednom místě.

zápasíte s evidencí smluv?
Zbavte se nekonečného dohledávání smluv

Naše centralizované řešení evidence smluv zjednodušuje sledování smluv, jejich termínů a dalších souvislostí. Odstraňuje nejasnosti o tom, kdo je za co zodpovědný a zbaví vás nepříjemného pocitu, že jste na něco zapomněli.

Maximální přehled o smlouvách

Najděte smlouvu, kterou potřebujete, rychle a napoprvé. Dokonce i pokud máte obrovské množství smluv.

Hlídání důležitých termínů smluv

Třiďte, sledujte nebo organizujte veškeré smlouvy na jednom místě. Je to bezpečné a dostupné odkudkoliv.

Jakýkoliv druh smlouvy

Bez limitu na počet druhů smluv si můžete prostředí upravit podle vlastních potřeb.

Využíváno týmy napříč všemi odvětvími

 

Snadná administrace a hlídání smluv

Ať jste kdekoliv a potřebujete jakoukoliv smlouvu.
  • jedno místo pro všechny smlouvy
  • plně nastavitelné řešení vašim potřebám
  • automatické notifikace na změny smluv
  • dostupné odkudkoli
  • upomínky vypršení smlouvy
  • propojení s dalšími agendami
  • možnost přiložení libovolných příloh ke smlouvě
  • správa obchodních i pracovních  smluv
  • rychlé dohledání smlouvy
  • pokročilé filtry a typy smluv
  • připomínky obnovy smluv
  • kompletní auditní stopa

začněte

Vytvořte si účet

Registrace je rychlá, jednoduchá a zdarma! Není potřeba platební karta nebo jiné složité informace.

nastavte si prostředí

Naplňte data

Přidejte své uživatele a začněte v pár minutách přidávat data a dokumenty.

oslavte úspěch

Dejte nohy na stůl

S platformou Aptien budete mít vždy vše po ruce a ušetří vám spoustu práce.

Zvládněte smlouvy hravě

Hledáte nástroj pro správu smluv, kde můžete dohlížet na vše od data uzavření smlouvy až po její ukončení? Právě jste ho našli!

tarify & ceny

Vyzkoušejte evidenci smluv zdarma na 30 dní.
Bez závazků.

Vyberte si tarif, který vyhovuje vaší firmě. Od tarifu zdarma po enterprise řešení na míru si z naší nabídky vyberete pro jakýkoli počet uživatelů i rozpočet.

Zvolte počet uživatelů:
Free
Kč  0
/ měsíc
až 3 uživatelé
100 MB úložiště
Kč  -
/ měsíc /
Team
Kč  -
/ měsíc
až 10 uživatelů
2 GB úložiště
emailová podpora
Kč  -
/ měsíc /
Company
Kč  -
/ měsíc
až 300 uživatelů
10 GB úložiště
prioritní emailová podpora
Kč  -
/ měsíc /
Enterprise
Custom
bez limitu uživatelů
100 GB úložiště
prioritní emailová podpora
privátní provoz
osobní podpora
Kontaktujte nás
MÁTE SPECIÁLNÍ POŽADAVKY NEBO POTŘEBUJETE NABÍDKU NA MÍRU? SPOJTE SE S NÁMI!
smlouvy máte vyřešeny

Hledáte něco dalšího?

Spravujte nejen vaše smlouvy. Naše online platforma zjednodušuje administrativu a vedení vaší firmy. Podívejte se na další oblasti:

Dostanete jednoduchý systém pro evidenci, správu a hlídání smluv 

Online řešení pro evidenci a správu smluv je jednoduchý, přehledný a odkudkoliv dostupný software, vždy online. Umožňuje vést evidenci jakéhokoliv typu smluv - mohou to být smlouvy zákazníků, dodavatelů nebo smlouvy pracovní. Získáte kontrolu nad povinnostmi a termíny, které vám ze smluv vyplývají. Řešení vám ohlídá všechny termíny ve smlouvách. Aplikace vám poskytne dokonalý přehled ve všech smlouvách, které ve firmě vedete. Je jedno, zda se jedná o smlouvy dodavatelské, smlouvy o partnerství, smlouvy s vašimi odběrateli nebo smlouvy o nákupu majetku. Typy smluv si můžete sami definovat a přizpůsobit přesně podle vašich potřeb. 

Evidujete libovolné typy smluv 

Různé typy smluv v evidenci jsou v základu, můžete si přidat libovolně vlastní typy smluv. Evidence smluv je od základu připravena na nejčastější typy smluv.

  • zákaznické smlouvy
  • dodavatelské smlouvy
  • smlouvy o službách
  • smlouvy o dílo
  • smlouvy o údržbě
  • kupní smlouvy
  • nájemní smlouvy
  • leasingové smlouvy
  • pojistné smlouvy

Potřebujete evidovat jiné typy smluv a nenašli jste je v naší šabloně? Díky pružnosti softwaru není problém změnit nebo přidat různé typy smluv, které ve vaší firmě používáte a pojmenovat je přesně tak, jak potřebujete.  

Propojení smluv na dodavatele, zákazníky, projekty, zakázky a další

Potřebujete propojit smlouvy k tomu, k čemu se vztahují? Žádný problém. Smlouvy můžete propojit na další informace, které vedete v systému.

Díky propojení na ostatní evidence budete mít smlouvy vždy v souvislostech. Seznamy toho, k čemu si smlouvu potřebujte propojit, si definujete sami, takže je to prakticky bez omezení. Dodavatelé, zákazníci, faktury, zakázky, projekty, zaměstnanci, majetek, auto, licence nebo cokoliv dalšího, k čemu se smlouva vztahuje nebo o čem je, můžete evidovat stejně jednoduše jako smlouvy. Můžete je jednoduše propojit s majetkem, k budovám, k pozemkům, k vašim autům a k čemukoliv, co zrovna potřebujete. Řešení je tak pružné, že ať si vymyslíte cokoliv, do systému to dostanete. 

Přílohy ke smlouvě, skeny smluv

Ke každé smlouvě může připojovat elektronické přílohy (dokumenty) v libovolném formátu, nejčastěji v pdf nebo v MS Word (docx). Systém automaticky vytváří pro všechny uživatele náhledy ke smlouvám v pdf, takže zaměstnanci nepotřebují MS Office k tomu, aby se na náhled smlouvy podívali. Stačí jim jen naše řešení. 

  • Lze přidat sken smlouvy jako přílohu.
  • Systém vytváří automaticky náhledy smluv ve formátu pdf. 

Vytváření úkolů, zápisů a workflow práce nad smlouvami 

Řešení vám také umožní nad smlouvami dále pracovat, vytvářet k nim například úkoly nebo vést osobní či sdílené poznámky. 

  • úkoly ke smlouvě
  • osobní poznámky 
  • sdílené poznámky ke smlouvě 
  • komunikace s kolegy pomocí zabezpečeného chatu
  • vytváření zápisů z jednání nad smlouvou (změny smluv, jednání se zákazníkem a podobně)
  • emailové notifikace na úkoly

Hlídání termínů smluv

Nad každou smlouvou můžete nastavit hlídání termínů, hlídání stavu smluv nebo dalších změn, které potřebujete sledovat. Možnosti nastavení hlídačů jsou téměř neomezené - například na termín vypršení smlouvy nebo termín obnovy smlouvy. Řešení za vás ohlídá různé termíny a závazky ze smluv vyplývající. Řešení je propojené s evidencí firem a tedy napojené na ARES. Je to jednoduché, přehledné a uživatelsky snadno ovladatelné řešení pro evidenci a správu smluv.

  • nastavení hlídání expirace smlouvy (pokud máte smlouvy na dobu určitou)
  • nastavení hlídání změn stavů smlouvy
  • nastavení hlídání změny kontaktní osoby 
  • upozornění na nově přidané dokumenty, na nové poznámky, na končící platnosti, na blížící se termíny apod.

Všechna upozornění zůstávají jednak v systému, kde je vedena auditní stopa, a zároveň posílají upozornění do vaší e-mailové schránky. 

Vyhledávání a filtrování ve smlouvách

Systém vám umožní vyhledávat ve smlouvách a filtrovat v nich dle zadaných kritérií. 

Nastavení oprávnění přístupu ke smlouvám

Evidence smluv vám umožní nastavit oprávnění ke smlouvám, jak potřebujete a jak situace vyžaduje. Můžete přidělovat oprávnění k různým typů smluv (například někdo uvidí pouze smlouvy k nájmu, jiný člověk ve firmě uvidí pouze smlouvy pracovní). 

Řešení umožňuje také řídit oprávnění k jednotlivým smlouvám. 

Nahradíte si svoje evidence o smlouvách v Excelu

Také máte spoustu Excelů, ve kterých vedete různé informace o smlouvách ve vaší firmě, které už se vám horko těžko daří udržet pohromadě? Někde máte seznam dodavatelských smluv, jinde smluv nájemních a jinde zase pracovních smluv? V našem systému budete mít všechny smlouvy pohromadě a v souvislostech k tomu, k čemu se vztahují. 

Umožní vám také provázání s návaznými evidencemi - tedy k čemu se smlouva vztahuje, například majetek, zakázky, projekty, pracovníci

Komu je tento systém pro evidenci smluv určen?

Naše evidence smluv je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své údaje o smlouvách v pořádku a bezpečí. Software se ale neomezuje jen na správce smluv, využívat jej mohou i office manažeři, majitelé firem nebo další manažeři.

Hlavní přínosy evidence smluv 

  • hlídání důležitých termínů smluv (např. hlídání termínů ukončení smlouvy, hlídání termínů obnovy smlouvy)
  • vedení všech informací o smlouvách provázané na ostatní její souvislosti (zaměstnance, majetek, projekty)
  • vedení různých typů smluv v jednom prostředí
  • přizpůsobení názvů polí a struktury vedených informací o smlouvách zvyklostem vaší firmy

Důraz na bezpečí a důvěrnost

I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o smlouvách jsou zde uložena v bezpečí. 

Nemusíte nic instalovat

Pouze spustíte internetový prohlížeč  - v bezpečném režimu „zelené adresní řádky“, která zajišťuje, že komunikace mezi vaším počítačem a serverem je bezpečná.

Umíme se napojit na vaše systémy 

Aplikace neobsahuje zpracování mezd a vedení mzdové agendy. Pokud takové systémy máte, umíme se jednoduše propojit.

shrnutí

Klíčové vlastnosti evidence smluv

  • jednotná evidence pro všechny smlouvy
  • plně nastavitelný systém pro vaše potřeby
  • automatické notifikace
  • přístupný odkudkoli
  • pro interní i externí smlouvy
  • možnost přidání jakýchkoli příloh a poznámek
  • rychlé hledání smluv
  • pokročilé filtry a kategorizace
  • upozornění na obnovu smlouvy
  • připomínka vypršení smlouvy
  • monitoring a přehled o stavu smluv
  • automatická auditní stopa

Jste připraveni mít své smlouvy pod kontrolou?

Je na čase z administrace smluv udělat jednoduchou a zábavnou činnost. Zbavte se hor papíru a šanonů a udělejte první krok k vaší nové, produktivnější kanceláři ještě dnes.