Jednoduchý systém pro evidenci a hlídání smluv 

Aptien pro evidenci smluv je jednoduchý, přehledný a odkudkoliv dostupný software, vždy online. Získáte kontrolu nad povinnostmi a termíny, které vám ze smluv vyplývají. Řešení vám ohlídá všechny termíny ve smlouvách. Aptien vám poskytne dokonalý přehled ve všech smlouvách, které ve firmě vedete. Je jedno, o jaký typ smlouvy jde, zda se jedná o smlouvy dodavatelské, smlouvy o partnerství, smlouvy s vašimi odběrateli nebo smlouvy o nákupu majetku. Typy smluv si můžete sami definovat a přizpůsobit přesně podle vašich potřeb. 

Evidence libovolných typů smluv 

Různé typy smluv v evidenci jsou v základu, můžete si přidat libovolně vlastní typy smluv. Evidence smluv je od základu připravena na nejčastější typy smluv.

• zákaznické smlouvy
• dodavatelské smlouvy
• smlouvy o službách
• smlouvy o dílo
• smlouvy o údržbě
• kupní smlouvy
• nájemní smlouvy
• leasingové smlouvy
• pojistné smlouvy

Potřebujete evidovat jiné typy smluv a nenašli jste je v naší šabloně? Díky pružnosti softwaru není problém změnitnebo přidat různé typy smluv, které ve vaší firmě používáte a pojmenovat je přesně tak, jak potřebujete.

Hlídání termínů smluv

Nad každou smlouvou můžete nastavit hlídání termínů, hlídání stavu smluv nebo dalších změn, které potřebujete sledovat. Možnosti nastavení hlídačů jsou téměř neomezené - například na termín vypršení smlouvy nebo termín obnovy smlouvy. Řešení za vás ohlídá různé termíny a závazky ze smluv vyplývající. Řešení je propojené s evidencí firem a tedy napojené na ARES. Je to jednoduché, přehledné a uživatelsky snadno ovladatelné řešení pro evidenci a správu smluv.

• nastavení hlídání expirace smlouvy (pokud máte smlouvy na dobu určitou)
• nastavení hlídání změn stavů smlouvy
• nastavení hlídání změny kontaktní osoby 
• upozornění na nově přidané dokumenty, na nové poznámky,
• upozornění na končící platnosti, na blížící se termíny a povinnosti smluv
• Všechna upozornění zůstávají jednak v systému, kde je vedena auditní stopa, a zároveň posílají upozornění do vaší e-mailové schránky.   

Smlouvy ve všech souvislostech 

Potřebujete propojit smlouvy k tomu, k čemu se vztahují? Žádný problém. Smlouvy můžete propojit na další informace, které vedete v systému.

• Díky propojení na ostatní evidence budete mít smlouvy vždy v souvislostech. Seznamy toho, k čemu si smlouvu potřebujte propojit, si definujete sami, takže je to prakticky bez omezení. Dodavatelé, zákazníci, faktury, zakázky, projekty, zaměstnanci, majetek, auto, licence nebo cokoliv dalšího, k čemu se smlouva vztahuje nebo o čem je, můžete evidovat stejně jednoduše jako smlouvy.
• Můžete je jednoduše propojit s majetkem, k budovám, k pozemkům, k vašim autům a k čemukoliv, co zrovna potřebujete. Řešení je tak pružné, že ať si vymyslíte cokoliv, do systému to dostanete. 

Přílohy ke smlouvě, skeny smluv

Ke každé smlouvě může připojovat elektronické přílohy (dokumenty) v libovolném formátu, nejčastěji v pdf nebo v MS Word (doc). Systém automaticky vytváří pro všechny uživatele náhledy ke smlouvám v pdf, takže zaměstnanci nepotřebují MS Office k tomu, aby se na náhled smlouvy podívali. Stačí jim jen naše řešení. 

• lze přidat sken smlouvy nebo jakýkoliv jiný soubor jako přílohu
• systém vytváří automaticky náhledy smluv ve formátu pdf 

Vyhledávání a filtrování ve smlouvách

Systém vám umožní vyhledávat ve smlouvách a filtrovat v nich dle zadaných kritérií. 

Digitální archiv smluv

Každou smlouvu můžete digitálně archivovat. Digitální archiv vás neobtěžuje při každodenní práci ale dokážete v něm dohledat staré smlouvy, když potřebujete.

Vytváření úkolů, zápisů a workflow práce nad smlouvami

Řešení vám také umožní nad smlouvami dále pracovat, vytvářet k nim například úkoly nebo vést osobní či sdílené poznámky. 

• úkoly ke smlouvě
• osobní poznámky 
• sdílené poznámky ke smlouvě 
• komunikace s kolegy pomocí zabezpečeného chatu
• vytváření zápisů z jednání nad smlouvou (změny smluv, jednání se zákazníkem a podobně)
• emailové notifikace na úkoly

Nastavení oprávnění přístupu ke smlouvám

Evidence smluv vám umožní nastavit oprávnění ke smlouvám, jak potřebujete a jak situace vyžaduje. Můžete přidělovat oprávnění k různým typů smluv (například někdo uvidí pouze smlouvy k nájmu, jiný člověk ve firmě uvidí pouze smlouvy pracovní). Řešení umožňuje také řídit oprávnění k jednotlivým smlouvám. 

Nahradíte si svoje evidence smluv v Excelu

Také máte spoustu Excelů, ve kterých vedete různé informace o smlouvách ve vaší firmě, které už se vám horko těžko daří udržet pohromadě? Někde máte seznam dodavatelských smluv, jinde smluv nájemních a jinde zase pracovních smluv? V našem systému budete mít všechny smlouvy pohromadě a v souvislostech k tomu, k čemu se vztahují. 

Umožní vám také provázání s návaznými evidencemi - tedy k čemu se smlouva vztahuje, například majetek, zakázky, projekty, pracovníci

Komu je tento systém pro evidenci smluv určen?

Aptien evidence smluv je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své údaje o smlouvách v pořádku a bezpečí. Software se ale neomezuje jen na správce smluv, využívat jej mohou i office manažeři, majitelé firem nebo další manažeři.

Hlavní přínosy evidence smluv 

• hlídání důležitých termínů smluv (např. ukončení smlouvy, obnov smlouvy)
• vedení všech informací o smlouvách
• provázanost na souvislosti smlouvy (zaměstnance, majetek, projekty)
• vedení různých typů smluv v jednom prostředí
• přizpůsobení názvů polí a struktury vedených informací o smlouvách zvyklostem vaší firmy

Důraz na bezpečí a důvěrnost

I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o smlouvách jsou zde uložena v bezpečí. 

Nemusíte nic instalovat

Pouze spustíte internetový prohlížeč  - v bezpečném režimu „zelené adresní řádky“, která zajišťuje, že komunikace mezi vaším počítačem a serverem je bezpečná.

Umíme se napojit na vaše systémy 

Aptien se umí propojit na vaše systémy.