nový způsob práce se smlouvami

Snadná evidence a správa smluv

Mějte všechny smlouvy k zákazníkům, zaměstnancům, dodavatelům a dalším obchodním partnerům na jednom místě.

zápasíte s evidencí smluv?
Zbavte se nekonečného dohledávání smluv

Naše centralizované řešení evidence smluv zjednodušuje sledování smluv, jejich termínů a dalších souvislostí. Odstraňuje nejasnosti o tom, kdo je za co zodpovědný a zbaví vás nepříjemného pocitu, že jste na něco zapomněli.

Maximální přehled o smlouvách

Najděte smlouvu, kterou potřebujete, rychle a napoprvé. Jakýkoliv typ smlouvy. Aptien totiž snadno přizpůsobíte. 

Hlídání důležitých termínů smluv

Nastavte si hlídání různých termínů ze smluv vyplývajících. Už na nic nezapomenete, Aptien vám to připomene.

Jakýkoliv druh nebo typ smlouvy

U nás nastavíte jakýkoliv typ smlouvy. Bez limitu, bez připlácení. Aptien totiž snadno přizpůsobíte. 

Využíváno týmy napříč všemi odvětvími

 

Snadná administrace a hlídání termínů smluv

Ať jste kdekoliv a potřebujete jakoukoliv smlouvu.
  • Centrální evidence smluv 
  • Jakýkoliv typ smlouvy
  • Automatické notifikace na změny smluv
  • Dostupné odkudkoli
  • Upomínky vypršení smlouvy
  • Propojení s dalšími agendami
  • Možnost přiložení libovolných příloh ke smlouvě
  • Správa obchodních i pracovních  smluv
  • Rychlé dohledání smlouvy
  • Pokročilé filtry a typy smluv
  • Připomínky obnovy smluv
  • Kompletní auditní stopa

začněte

Vytvořte si účet

Registrace je rychlá, jednoduchá a zdarma! Není potřeba platební karta nebo jiné složité informace.

nastavte si prostředí

Naplňte data

Přidejte své uživatele a začněte v pár minutách přidávat data a dokumenty.

oslavte úspěch

Dejte nohy na stůl

S platformou Aptien budete mít vždy vše po ruce a ušetří vám spoustu práce.

Zvládněte smlouvy hravě

Hledáte nástroj pro správu smluv, kde můžete dohlížet na vše od data uzavření smlouvy až po její ukončení? Právě jste ho našli!

tarify & ceny

Vyzkoušejte evidenci smluv zdarma na 30 dní.
Bez závazků. Zadejte jen počet vašich uživatelů.

Vyberte si tarif, který vyhovuje vaší firmě a vyberte počet uživatelů.

Zvolte počet uživatelů:
Free
Kč  0
1 uživatel
100 MB úložiště
Team
Kč  -
/ měsíc
až 10 uživatelů
2 GB úložiště
emailová podpora
Celkem za měsíc a
Kč  -
Company
Kč  -
/ měsíc
až 300 uživatelů
10 GB úložiště
prioritní emailová podpora
Celkem za měsíc a
Kč  -
Enterprise
Custom
bez limitu uživatelů
100 GB úložiště
prioritní emailová podpora
privátní provoz
osobní podpora
Kontaktujte nás
MÁTE SPECIÁLNÍ POŽADAVKY NEBO POTŘEBUJETE NABÍDKU NA MÍRU? SPOJTE SE S NÁMI!
smlouvy máte vyřešeny

Hledáte něco dalšího?

Spravujte nejen vaše smlouvy. Naše online platforma zjednodušuje administrativu a vedení vaší firmy. Podívejte se na další oblasti:

Dostanete jednoduchý systém pro evidenci, správu a hlídání smluv 

Online řešení pro evidenci a správu smluv je jednoduchý, přehledný a odkudkoliv dostupný software, vždy online. Umožňuje vést evidenci jakéhokoliv typu smluv - mohou to být smlouvy zákazníků, dodavatelů nebo smlouvy pracovní. Získáte kontrolu nad povinnostmi a termíny, které vám ze smluv vyplývají. Řešení vám ohlídá všechny termíny ve smlouvách. Aplikace vám poskytne dokonalý přehled ve všech smlouvách, které ve firmě vedete. Je jedno, zda se jedná o smlouvy dodavatelské, smlouvy o partnerství, smlouvy s vašimi odběrateli nebo smlouvy o nákupu majetku. Typy smluv si můžete sami definovat a přizpůsobit přesně podle vašich potřeb. 

Evidujete libovolné typy smluv 

Různé typy smluv v evidenci jsou v základu, můžete si přidat libovolně vlastní typy smluv. Evidence smluv je od základu připravena na nejčastější typy smluv.

  • zákaznické smlouvy
  • dodavatelské smlouvy
  • smlouvy o službách
  • smlouvy o dílo
  • smlouvy o údržbě
  • kupní smlouvy
  • nájemní smlouvy
  • leasingové smlouvy
  • pojistné smlouvy

Potřebujete evidovat jiné typy smluv a nenašli jste je v naší šabloně? Díky pružnosti softwaru není problém změnit nebo přidat různé typy smluv, které ve vaší firmě používáte a pojmenovat je přesně tak, jak potřebujete.  

Propojení smluv na dodavatele, zákazníky, projekty, zakázky a další

Potřebujete propojit smlouvy k tomu, k čemu se vztahují? Žádný problém. Smlouvy můžete propojit na další informace, které vedete v systému.

Díky propojení na ostatní evidence budete mít smlouvy vždy v souvislostech. Seznamy toho, k čemu si smlouvu potřebujte propojit, si definujete sami, takže je to prakticky bez omezení. Dodavatelé, zákazníci, faktury, zakázky, projekty, zaměstnanci, majetek, auto, licence nebo cokoliv dalšího, k čemu se smlouva vztahuje nebo o čem je, můžete evidovat stejně jednoduše jako smlouvy. Můžete je jednoduše propojit s majetkem, k budovám, k pozemkům, k vašim autům a k čemukoliv, co zrovna potřebujete. Řešení je tak pružné, že ať si vymyslíte cokoliv, do systému to dostanete. 

Přílohy ke smlouvě, skeny smluv

Ke každé smlouvě může připojovat elektronické přílohy (dokumenty) v libovolném formátu, nejčastěji v pdf nebo v MS Word (docx). Systém automaticky vytváří pro všechny uživatele náhledy ke smlouvám v pdf, takže zaměstnanci nepotřebují MS Office k tomu, aby se na náhled smlouvy podívali. Stačí jim jen naše řešení. 

  • Lze přidat sken smlouvy jako přílohu.
  • Systém vytváří automaticky náhledy smluv ve formátu pdf. 

Vytváření úkolů, zápisů a workflow práce nad smlouvami 

Řešení vám také umožní nad smlouvami dále pracovat, vytvářet k nim například úkoly nebo vést osobní či sdílené poznámky. 

  • úkoly ke smlouvě
  • osobní poznámky 
  • sdílené poznámky ke smlouvě 
  • komunikace s kolegy pomocí zabezpečeného chatu
  • vytváření zápisů z jednání nad smlouvou (změny smluv, jednání se zákazníkem a podobně)
  • emailové notifikace na úkoly

Hlídání termínů smluv

Nad každou smlouvou můžete nastavit hlídání termínů, hlídání stavu smluv nebo dalších změn, které potřebujete sledovat. Možnosti nastavení hlídačů jsou téměř neomezené - například na termín vypršení smlouvy nebo termín obnovy smlouvy. Řešení za vás ohlídá různé termíny a závazky ze smluv vyplývající. Řešení je propojené s evidencí firem a tedy napojené na ARES. Je to jednoduché, přehledné a uživatelsky snadno ovladatelné řešení pro evidenci a správu smluv.

  • nastavení hlídání expirace smlouvy (pokud máte smlouvy na dobu určitou)
  • nastavení hlídání změn stavů smlouvy
  • nastavení hlídání změny kontaktní osoby 
  • upozornění na nově přidané dokumenty, na nové poznámky, na končící platnosti, na blížící se termíny apod.

Všechna upozornění zůstávají jednak v systému, kde je vedena auditní stopa, a zároveň posílají upozornění do vaší e-mailové schránky. 

Vyhledávání a filtrování ve smlouvách

Systém vám umožní vyhledávat ve smlouvách a filtrovat v nich dle zadaných kritérií. 

Nastavení oprávnění přístupu ke smlouvám

Evidence smluv vám umožní nastavit oprávnění ke smlouvám, jak potřebujete a jak situace vyžaduje. Můžete přidělovat oprávnění k různým typů smluv (například někdo uvidí pouze smlouvy k nájmu, jiný člověk ve firmě uvidí pouze smlouvy pracovní). 

Řešení umožňuje také řídit oprávnění k jednotlivým smlouvám. 

Nahradíte si svoje evidence o smlouvách v Excelu

Také máte spoustu Excelů, ve kterých vedete různé informace o smlouvách ve vaší firmě, které už se vám horko těžko daří udržet pohromadě? Někde máte seznam dodavatelských smluv, jinde smluv nájemních a jinde zase pracovních smluv? V našem systému budete mít všechny smlouvy pohromadě a v souvislostech k tomu, k čemu se vztahují. 

Umožní vám také provázání s návaznými evidencemi - tedy k čemu se smlouva vztahuje, například majetek, zakázky, projekty, pracovníci

Komu je tento systém pro evidenci smluv určen?

Naše evidence smluv je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své údaje o smlouvách v pořádku a bezpečí. Software se ale neomezuje jen na správce smluv, využívat jej mohou i office manažeři, majitelé firem nebo další manažeři.

Hlavní přínosy evidence smluv 

  • hlídání důležitých termínů smluv (např. hlídání termínů ukončení smlouvy, hlídání termínů obnovy smlouvy)
  • vedení všech informací o smlouvách provázané na ostatní její souvislosti (zaměstnance, majetek, projekty)
  • vedení různých typů smluv v jednom prostředí
  • přizpůsobení názvů polí a struktury vedených informací o smlouvách zvyklostem vaší firmy

Důraz na bezpečí a důvěrnost

I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o smlouvách jsou zde uložena v bezpečí. 

Nemusíte nic instalovat

Pouze spustíte internetový prohlížeč  - v bezpečném režimu „zelené adresní řádky“, která zajišťuje, že komunikace mezi vaším počítačem a serverem je bezpečná.

Umíme se napojit na vaše systémy 

Aplikace neobsahuje zpracování mezd a vedení mzdové agendy. Pokud takové systémy máte, umíme se jednoduše propojit.

shrnutí

Klíčové vlastnosti evidence smluv

  • jednotná evidence pro všechny smlouvy
  • plně nastavitelný systém pro vaše potřeby
  • automatické notifikace
  • přístupný odkudkoli
  • pro interní i externí smlouvy
  • možnost přidání jakýchkoli příloh a poznámek
  • rychlé hledání smluv
  • pokročilé filtry a kategorizace
  • upozornění na obnovu smlouvy
  • připomínka vypršení smlouvy
  • monitoring a přehled o stavu smluv
  • automatická auditní stopa

Jste připraveni mít své smlouvy pod kontrolou?

Je na čase z administrace smluv udělat jednoduchou a zábavnou činnost. Zbavte se hor papíru a šanonů a udělejte první krok k vaší nové, produktivnější kanceláři ještě dnes.