Jednoduchý personální informační systém
Nejsme mzdový systém a nejsme ani docházkový systém. U nás nezpracováváte mzdy ani nevedete mzdovou agendu. Můžete si ale nahradit spoustu vašich tabulek a zjednodušit si každodenní rutinní administrativní práci a personální management.
Jsme personální informační systém, nástroj pro snadnější evidenci zaměstnanců a rychlejší zvládnutí základních procesů v oblasti řízení lidských zdrojů. V našem systému můžete vést veškeré personální informace o zaměstnancích, externistech nebo uchazečích. Na jednom místě tak máte většinu provozních informací, které souvisí s člověkem, jeho nástupem a životem ve firmě.
Žádná malá, střední nebo velká firma se v dnešní době se neobejde bez nějakého řešení, kde uchovává jedny ze svých nejcitlivějších informací – údaje o zaměstnancích a uchazečích. Některé firmy si vystačí s evidencí v šuplíku, některé z Excelem, ale větší firmy již potřebují bezpečnější a přehlednější řešení, personální software, který pomáhá udržovat a sdílet zásadní informace o lidech a jejich souvislostech uvnitř firmy a který zároveň pomůže se spoluprací mezi firmou a jejími zaměstnanci. Usnadňuje jejich získávání, nástup nového pracovníka, hodnocení, vzdělávání a řízení.
Osobní spis a složka zaměstnance a dalších pracovníků
Ke každému zaměstnanci v systému vedete všechna data, která potřebujete, včetně dokumentace. Nahradíte jednoduše nekonečné excelovské tabulky a papírové soubory plné osobních údajů pracovníků, včetně evidence svěřeného majetku, pracovních pozic, dovolených i benefitů jednoduchým evidenčním centrálním systémem. Informace o všech lidech ve firmě máte na jednom místě. Dostanete přehlednou evidenci zaměstnanců se snadnou a intuitivní úpravou jejich osobních údajů, informací a seznamů smluv, termínů, majetku. Pro každého pracovníka, bez ohledu na to, zda jde o zaměstnance na plný pracovní úvazek, DPP, DPČ nebo externího pracovníka, vedete osobní složku nebo chcete-li kartu či spis zaměstnance.
Údaje máte přístupné kdykoliv a kdekoliv a pod vaší kontrolou
Nahradíte si svoje personální evidence v Excelech a papírových souborech.
Také máte spoustu Excelů, šanonů, papírků a různých dalších šuplíkových evidencí, ve kterých neustále hledáte různé informace k lidem ve vaší firmě, které už se vám horko těžko daří udržet pohromadě? Někde máte seznam zaměstnanců, jinde jakou vstupní kartu jste jim vydali, někde jinde zase vedete jaký telefon mají nebo jaké pracovní pomůcky jim byly přidělené. Jinde vedete seznam školení.
V našem personálním systému budete mít vše pohromadě v centrálním a bezpečném systému a navíc v souvislostech ke konkrétnímu zaměstnanci.
Ochrana osobních údajů zaměstnanců a přístupová práva k nim
Všechny osobní údaje jsou v systému uložena v bezpečí a v souladu s GDPR a dalšími předpisy. Osobní údaje (a nejen ty) jsou ochráněné přístupovými právy, které je možné nastavit pro každého uživatele přesně podle potřeb vaší firmy. Místo hromady tabulek dostanete přehlednou evidenci osobních údajů u které jasně víte, kdo má k čemu přístup. Všechny údaje máte plně pod kontrolou - ochranu osobních dat vyřešíte snadným nastavením oprávnění.
Pracovní smlouvy, jejich přílohy a pracovní formuláře na jednom místě
Editovat, evidovat a archivovat pracovní smlouvy, formuláře a dokumenty pracovně právního charakteru již nebude snazší. Pomocí šablon a interaktivních formulářů získáte čas na důležitější práci.
Hlídání termínů personálních smluv, školení nebo zdravotních prohlídek
Naše řešení vám také zajistí dodržení firemních procesů i zákonných povinností. Pomůže nejen hlídat, ale i avizovat legislativně a interně důležité termíny lékařských prohlídek, školení řidičů i různých osvědčení nebo certifikátů jednotlivých zaměstnanců. Možnosti hlídačů jsou tak pružné, že je možné ohlídat téměř jakýkoliv termín nebo jakoukoliv změnu v údajích v osobní složce zaměstnance. Nejčastěji jsou to:
- hlídání narozenin a výročí zaměstnanců
- hlídání termínů školení
- hlídání termínů lékařských prohlídek, roční hodnocení
- hlídání platnosti osvědčení nebo certifikace
Komu je tento personální systém určen?
Tento software je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své personální údaje v bezpečí a v pořádku. Software se však neomezuje jen na personalisty, ale používají jej i manažeři nebo majitelé firem.
Aplikace podporuje spolupráci mezi personalisty, manažery a zaměstnanci a vytváří podmínky pro kvalitní spolupráci a řízení lidských zdrojů.
Co všechno můžete s naším personálním softwarem dělat?
Systém podporuje i další personální práci v oblasti řízení lidských zdrojů. Spíše než na komplexnost sází na snadnost a jednoduchost. Pomůže se základními personálními evidencemi – od přehledu kandidátů přes nástup zaměstnance až po ukončení pracovního poměru. Základním pilířem personalistiky je evidence zaměstnanců a všech informací spojených se zaměstnanci, tedy většiny provozních informací, které k nim potřebujete vést na kartě zaměstnance.
Personální systém vám umožní vést jednoduchým způsobem seznam všech zaměstnanců, bez omezení jejich počtu, a navíc je můžete třídit do různých kategorií, které si sami definujete. Nejčastěji jsou to zaměstnanci a externí pracovníci, ale výhodou našeho řešení je, že si můžete takové kategorie libovolně přidávat podle svých potřeb. Pro každého člověka ve vaší firmě vedete kartu či spis zaměstnance, ve které máte řadu nastavených údajů, které po vás buď vyžaduje legislativa nebo je potřebujete vést z jiných důvodů. Mezi tyto údaje patří například:
- zdravotní lékařské prohlídky a jejich termíny
- hlídání povinností zaměstnanců
- mzdy a benefity zaměstnanců
- organizování a evidence školení zaměstnanců
- dovolené
- vydané pracovní pomůcky, telefony, počítače, klíče
- další vydaný nebo svěřený firemní majetek
- vydané plné moci
- pracovní smlouvy a jejich historie
- popis pracovní náplně zaměstnanců
- hlídání termínů platnosti certifikací a osvědčení zaměstnanců
- pracovní pozice zaměstnance
Pokud je těchto informací moc, jednoduše si je skryjete – pokud vám naopak nějaký údaj, který pro svoji personální agendu potřebujete, chybí, tak jej jednoduše přidáte. Užitečnou možností je vytváření popisů pracovních náplní, odpovědnosti, pravomoci, zařazení pracovníka v organizační struktuře a další potřebné organizační informace. Personální systém pomáhá také podpořit výběr vhodných pracovníků formou evidence uchazečů, ve které si vedete všechny informace k uchazečům, pohovory s uchazeči a podobně.
Organizování školení zaměstnanců
Organizování školení zaměstnanců patří mezi nejvíce zatěžující činnosti personalistů v malých a středních firmách. Aptien vám odlehčí tím, že tuto agendu - zejména úkoly a organizaci vzdělávacích akcí podpoří pomocí úkolů. Vyhnete se tak nepřehlednému emailovému ping pongu mezi vámi, zaměstnancem a vzdělávací agenturou či školitelem. Všechno hezky narovnáte.
Vedení pracovních smluv v jednom prostředí
V systému vedete pracovní smlouvy ke všem zaměstnancům. Systém je v základu připravený na obvyklé a typy pracovních smluv, jako jsou DPP, DPČ i HPP. Jednoduché pracovní smlouvy dokonce můžete v systému automaticky generovat.
Žádosti a požadavky zaměstnanců
Aptien za vás vyřeší také různé provozní žádosti a oznámení, jako je změna bydliště nebo návštěva lékaře.
Samoobsluha zaměstnanců
Konec lepítek v Čechách. Samoobsluha je tady pro to, aby odlehčila vám jako personalistům i lidem ve firmě. Čím méně papírků a různých mailů budete muset od zaměstnanců přijímat, tím budete mít lehčí život. Samoobluha zajistí, že lidé uvidí ty podstatní informace a co jim dovolíte, to mohou aktualizovat. Žádní složitost, naklikáno během chvilky.
Systém umožňuje vedení všech souvislostí zaměstnance, které ve firmě potřebujete
- vedení různých informací a souvislostí pro každého zaměstnance
- jaký má zaměstnanec přidělený firemní majetek nebo pracovní pomůcky
- jaké má klíče nebo vstupní karty
- na jakých zakázkách zaměstnanec pracuje nebo pracoval
- na jakých projektech zaměstnanec pracuje nebo pracoval
- jakou má pracovní smlouvu
- v jakém pracovním poměru pracuje (HPP, DPP, DPČ)
- můžete přikládat libovolné přílohy
- zaměstnance roztřídíte do kategorií, které si můžete upravit
- vedete zápisy z pohovorů se zaměstnancem
Všechny tyto informace usnadňují nástup nových zaměstnanců i ukončení jejich pracovního poměru - firma má totiž jasno, co má pracovník vrátit, kterou práci, projekty nebo zakázky musí předat, v jakých dokumentech je třeba zaměstnance vyměnit a podobně.
Hlavní přínosy personálního systému
- hlídání důležitých termínů (např. hlídání termínů zdravotních prohlídek, hlídání termínů školení)
- vedení všech informací o zaměstnancích provázané na ostatní jeho souvislosti (pracovní pomůcky, klíče, vstupní karty zaměstnance, IT vybavení atd.)
Vedení pracovních smluv v jednom prostředí
- přizpůsobení názvů polí a struktury vedených informací v personálních agendách zvyklostem vaší firmy
- vedení různých personálních agend v jednom prostředí (zaměstnanci, uchazeči, volná pracovní místa)
Důraz na bezpečí a důvěrnost
I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o zaměstnancích nebo uchazečích jsou zde uložená v bezpečí.
Nemusíte nic instalovat
Pouze spustíte internetový prohlížeč. Komunikace mezi prohlížečem a databází je šifrovaná a přenos dat mezi vaším počítačem a serverem je bezpečný.
Umíme se napojit na vaše systémy
Aplikace neobsahuje zpracování mezd ani vedení mzdové agendy. Pokud takové systémy máte, umíme je jednoduše propojit. Máte seznam zaměstnanců již ve svém mzdovém systému nebo někde v Active Directory nebo LDAP systému? Žádný problém. Umíme se napojit nebo jednoduše jednorázově naplníme naše řešení z vaší současné evidenci zaměstnanců (nejčastěji z Excelu).
