V Aptienu můžete plánovat činnosti, úkoly a práci lidí různými způsoby. Záleží na tom, jestli plánujete činnosti ručně nebo potřebujete plánovat automaticky a jestli plánujete činnosti pro sebe nebo pro další lidi. Pro plánování činností máte v Aptien více možností možnosti:
Plánování činností pomocí úkolů
Při týmové spolupráci a práci vzniká mnoho úkolů mezi lidmi ve firmě. Vznikají na základě porad, schůzek, projektů nebo jiných činností. Úkol má nějaké zadání, termín do kdy musí být splněn a jeho provedení znamená něčí aktivitu.
- Úkol zadáváte s termínem sami sobě nebo někomu dalšímu
- Úkoly a jejich termíny vidíte v přehledu úkolů na kartách a své činnosti plánujete na základě jejich termínů a priorit
- Aktuální činnosti (úkoly), které máte rozpracované, máte v zeleném sloupci "Dělám". Nerozpracované úkoly jsou ve žlutém sloupci "Moje nové".
Plánování v kalendáři pomocí zápisů
- Pro plánování můžete také využít kalendář nebo zápisy. Stejně jako v jiném kalendáři naplánujete svoji činnost pomocí zápisů, které vidíte v kalendáři jako plánované nebo již provedené události.
Automatické úkoly z plánů aktivit
- Pro plánování pravidelných činností jsou ideální plány aktivit, které umí aktivity ohlídat a naplánovat jejich splnění.
- Plány aktivit na základě zadaných pravidel automaticky generují povinnosti, které je třeba splnit. Ty pak vidíte u jednotlivých položek nebo v reportu.
- V přehledu reportů máte seznam plánovaných aktivit na základě pravidel, která jsou zadána při naplánování aktivity.
Jaké aktivity můžete plánovat:
- jednorázové - plán je jedinečný, ale potřebujete ohlídat jeho splnění (nástup zaměstnance, uvedení zařízení do provozu)
- pravidelné (opakované periodicky) aktivity - opakování činnosti, automatické prodloužení periody po splnění podle nastavení aktivity (kontroly u lékaře, pravidelné obnovování školení)
- nepravidelné aktivity - činnosti, které se opakují v nepravidelných intervalech. Po splnění můžeme plánovat nový termín nebo aktivitu potvrzením pozastavit, aktivita tak je připravena k naplánování termínu podle vašich potřeb (například aktivita "Kontaktování klienta)
Automatické úkoly z hlídačů
- Automatické úkoly mohou vytvářet hlídači, kteří vám pošlou automaticky upozornění a případně i vyžadují provedení nějaké následné akce (splnění úkolu).
- Pokud máte nastavené vytváření automatických úkolů z hlídačů, plánování práce bude podobná jako v předchozím případě pouze s tím rozdílem, že úkoly nevytváří vaši kolegové, ale jsou automaticky generované systémem.