Pomocí úkolů komunikujete, řídíte práci a spolupracujete s kolegy
- Úkoly jsou základem řízení práce ve vaší firmě.
- Pomocí úkolů zadáváte práci nebo dostáváte práci
- Vytvořit úkol je tak jednoduché, jako napsat e-mail a podobně i funguje.
- Vyplníte jeho název, zadáte odpovědnou osobu, určíte další sledující osoby a pošlete.
Pomocí úkolů organizujete práci a priority
- Úkoly pomáhají rozdělit velké cíle a projekty na konkrétní, zvládnutelné kroky.
- Díky tomu má každý jasně definováno, co má udělat, kdy, a v jakém pořadí.
- Umožňují efektivní plánování, nastavování priorit a zamezují chaosu.
Pomocí úkolů řídíte odpovědnost a kontrolujete plnění
- Každý úkol má přiřazeného odpovědného člověka, termín a očekávaný výsledek.
- To podporuje osobní zodpovědnost a umožňuje vedoucím snadno sledovat postup prací.
- Manažer tak má přehled o tom, kdo co dělá a zda se úkoly stíhají.
Jaká jsou základní pravidla pro řízení úkolů?
- Úkol má jen jednoho odpovědného
- Úkol může mít více sledujících a spolupracujících
- Všichni účastníci mohou úkol komentovat, a tak se diskuse nikde neztratí.
- Úkol má termín dokončení
- Účastníci dostávají automatická upozornění o změnách v úkolu
- Pokud neoznačíte úkol jako veřejný, tak se zobrazuje pouze účastníkům
- Jakmile je úkol dokončený, uzavřete ho i s celou diskusí. Neztratíte se tak v RE: RE: RE: emailech
Úkol chrání vaše informace
- Dokud není úkol veřejný, tak do něj mají přístup pouze jeho účastníci
- Tedy odpovědný člověk a všichni sledující.
- Všichni mohou psát komentáře, přidávat přílohy a tagy, měnit stav úkolu, měnit procento splnění a další s výjimkou názvu úkolu a unikátního automaticky přiřazeného čísla (v levém horním rohu). Popis může měnit pouze uživatel, který úkol zakládal.
Komunikace kolem úkolu máte na jednom místě
- Jakmile je úkol dokončený, uzavřete ho i s celou diskusí.
- Neztratíte se tak v řetězu RE:RE:RE: emailůh
Úkol vás automaticky informuje
- Jakmile úkol někdo komentuje, změní stav nebo na něm udělá jinou změnu, dostanou všichni uživatelé, kteří v úkolu figurují, upozornění do svého Inboxu a také upozornění do e-mailu.
- Aptien zasílá upozornění na všechny změny v úkolech (nový komentář, příloha, tag, změna data splnění, atp.).
- Odpovědná osoba za úkol i všichni sledující uvidí bez výjimky to samé. Odpovědná osoba neuvidí nic navíc.
Kde úkoly vidíte?
Všechny své úkoly vidíte v přehledu úkolů na kanban boardu, kam se dostanete přes levé postranní menu po kliknutí na "Úkoly".
- Úkoly, kde jste jako odpovědný vždy vidíte třech kanban kartách. Nové úkoly máte ve žlutém sloupci. V zeleném "Dělám" máte úkoly na kterých pracujete. V šedém pak vidíte dokončené úkoly.
- Pokud jste v úkolu jako sledující, úkoly uvidíte v oranžovém sloupci vpravo. Tyto úkoly má na starosti někdo jiný a vy jste jen sledující.
