Dokumenty a data ukládáte v evidencích, práci řídíte pomocí úkolů
Aptien je systém pro ukládání a sdílení informací, dat a dokumentů ve firmě a podporu týmové spolupráce v jednom uceleném prostředí. V evidencích vedete informace i dokumenty. V úkolech oproti tomu probíhá jádro komunikace mezi jednotlivými lidmi ve firmě. Všechny informace a data můžete navzájem propojit a tím uchováte souvislost toho proč a k čemu daný úkol vznikl. Vzájemné návaznosti mezi úkoly vám také umožní udržet si přehled a souvislosti, proč se úkol vlastně provádí.
Evidence jsou jako vaše šanony pro dokumenty a data
- Evidence jsou něco jako šanony, ve kterých uchováváte informace. V každé evidenci vedete informace o něčem.
- Máte tedy například evidenci Firem, evidenci Majetku, Zakázek, Zaměstnanců, evidenci Smluv a podobně.
- Informace jsou v evidencích vedené formou záznamů (položek)
- Evidence jsou typicky určené po informace trvalého nebo dlouhodobého charakteru.
- V záznamech vedete typicky různé textové informace v různých polích textového, číselného nebo datumového charakteru. Pokud potřebujete přiložit nějaký obrázek, dokument nebo jiný soubor, připojíte je jako přílohu.
TIP: Používáte mobilní telefon? Podívejte se jak můžete rychle něco nafotit a dostat to do Aptienu.
Tabulky uvnitř evidencí rozšiřují možnosti vedení dalších doplňujících záznamů ke každému záznamu v evidenci.
Nástěnka usnadní sdílení informací napříč firmou
- Pověsit nějakou informaci na nástěnku je mnohem lepší a elegantnější, něž něco hromadně rozesílat mailem.
- Sdílení různých formálních i neformálních informací, novinek nebo zajímavostí je prostřednictvím nástěnky jednoduché a snadné.
Úkoly slouží k řízení práce
- Úkoly je nějaký kus práce, který je třeba udělat.
- Úkoly proto nesou informaci o tom kdo, kdy a co má udělat.
- Každý úkol má jednu odpovědnou osobu, svůj termín a nese na sobě diskusi všech zúčastněných.
- Nahrazuje efektivnějším způsobem mailovací Ping Pong uvnitř firem. Stejně jako emaily, tak i úkoly umožňují připojit soubory jako přílohy.
Události a kalendář: Plánování i historie na jednom místě
- Využijte sdílený kalendář pro přesné plánování schůzek, porad nebo údržby.
- Po skončení akce k ní jednoduše připojíte zápis, který automaticky uchová všechny důležité detaily a závěry.
Poznámky: Flexibilní prostor pro detaily, přílohy a diskuse
- Poznámky perfektně doplňují pevné firemní evidence.
- Poslouží vám jako rychlý zápisník myšlenek nebo prostor pro informace, které nemají vlastní kolonku.
- Můžete si psát soukromé poznámky, sdílet je s kolegy, připojovat k nim soubory a rovnou pod nimi vést týmovou diskusi.
