Kam a jak ukládat v Aptienu informace

Datum poslední aktualizace: 01. 07. 2021
Pomohl Vám tento článek?
23 z celkových 27 článek pomohl.

Dlouhodobé informace ukládáte v evidencích, práci řídíte pomocí úkolů

Aptien je systém pro ukládání a sdílení informací. Máte zde více možností kam jaké typy informací ukládat. Způsob záleží na charakteru informací a na způsobu jejich využití. Evidence jsou základními sloupy vašeho informačního systému. Zde uchováváte a najdete informace dlouhodobého charakteru. V úkolech oproti tomu probíhá jádro komunikace mezi jednotlivými uživateli. Tím, že mohou být propojené na evidence si uchováte souvislost toho proč a k čemu daný úkol vznikl. Vzájemné návaznosti mezi úkoly vám také umožní udržet si přehled a souvislosti, proč se úkol vlastně provádí. 

Poznámky doplňují evidence a úkoly.

Evidence jsou jako vaše šanony

Evidence jsou něco jako šanony, ve kterých uchováváte informace. V každé evidenci vedete informace o něčem. Máte tedy například evidenci Firem, evidenci Majetku, Zakázek, Zaměstnanců, evidenci Smluv a podobně. Informace jsou v evidencích vedené formou záznamů. Evidence jsou typicky určené po informace trvalého nebo dlouhodobého charakteru.

V záznamech vedete typicky různé textové informace v různých polích textového, číselného nebo datumového charakteru. Pokud potřebujete přiložit nějaký obrázek, dokument nebo jiný soubor, připojíte je jako přílohu

Tabulky uvnitř evidencí rozšiřují možnosti vedení dalších doplňujících záznamů ke každému záznamu v evidenci.

evidence

Nástěnka usnadní sdílení informací napříč firmou

Pověsit nějakou informaci na nástěnku je mnohem lepší a elegantnější, něž něco hromadně rozesílat mailem. Sdílení různých formálních i neformálních informací, novinek nebo zajímavostí je prostřednictvím nástěnky jednoduché a snadné. 

nástěnka

Úkoly slouží k řízení práce

Úkoly je nějaký kus práce, který je třeba udělat. Úkoly proto nesou informaci o tom kdo, kdy a co má udělat. Každý úkol má jednu odpovědnou osobu, svůj termín a nese na sobě diskusi všech zúčastněných. Nahrazuje efektivnějším způsobem mailovací Ping Pong uvnitř firem. Stejně jako emaily, tak i úkoly umožňují připojit soubory jako přílohy.

přehled úkolů

Události v čase od-do zaznamenáte nebo naplánujete pomocí událostí nebo zápisů

Když potřebujete provést záznam o nějaké proběhlé události, schůzce nebo třeba aktivitě nebo údržby nějakého stroje, využijete k tomu události (zápisy) v kalendáři. Každá událost, stejně jako jste zvyklí ze svých kalendářů, se odehrává v nějakém čase od-do. Můžete si ji naplánovat, můžete o ni provést zápis, který se vám automaticky uloží přímo k události. 

Stejně tak si můžete dobře plánovat své aktivity do budoucna. Události vám umožní přesně v čase vše naplánovat. 

Poznámky doplňují evidence

Do poznámek můžete dostat to, co se vám jinam nevešlo. Můžete si vytvářet své zcela privátní poznámky k různým dalším informacím v systému nebo můžete poznámky sdílet. Umožňují vám také vést diskusi a připojovat přílohy. 

přehled poznámek