Kam a jak ukládat v Aptienu informace

Datum poslední aktualizace: 20. 04. 2022
Pomohl Vám tento článek?
24 z celkových 28 článek pomohl.

Dlouhodobé informace ukládáte v evidencích, práci řídíte pomocí úkolů

Aptien je systém pro ukládání a sdílení informací. Máte zde více možností kam jaké typy informací ukládat. Způsob záleží na charakteru informací a na způsobu jejich využití. Evidence jsou základními sloupy vašeho informačního systému. Zde uchováváte a najdete informace dlouhodobého charakteru. V úkolech oproti tomu probíhá jádro komunikace mezi jednotlivými uživateli. Tím, že mohou být propojené na evidence si uchováte souvislost toho proč a k čemu daný úkol vznikl. Vzájemné návaznosti mezi úkoly vám také umožní udržet si přehled a souvislosti, proč se úkol vlastně provádí. 

Poznámky doplňují evidence a úkoly.

Evidence jsou jako vaše šanony

Evidence jsou něco jako šanony, ve kterých uchováváte informace. V každé evidenci vedete informace o něčem. Máte tedy například evidenci Firem, evidenci Majetku, Zakázek, Zaměstnanců, evidenci Smluv a podobně. Informace jsou v evidencích vedené formou záznamů. Evidence jsou typicky určené po informace trvalého nebo dlouhodobého charakteru.

V záznamech vedete typicky různé textové informace v různých polích textového, číselného nebo datumového charakteru. Pokud potřebujete přiložit nějaký obrázek, dokument nebo jiný soubor, připojíte je jako přílohu

TIP: Používáte mobilní telefon? Podívejte se jak můžete rychle něco nafotit a dostat to do Aptienu.

Tabulky uvnitř evidencí rozšiřují možnosti vedení dalších doplňujících záznamů ke každému záznamu v evidenci.

evidence

Nástěnka usnadní sdílení informací napříč firmou

Pověsit nějakou informaci na nástěnku je mnohem lepší a elegantnější, něž něco hromadně rozesílat mailem. Sdílení různých formálních i neformálních informací, novinek nebo zajímavostí je prostřednictvím nástěnky jednoduché a snadné. 

nástěnka

Úkoly slouží k řízení práce

Úkoly je nějaký kus práce, který je třeba udělat. Úkoly proto nesou informaci o tom kdo, kdy a co má udělat. Každý úkol má jednu odpovědnou osobu, svůj termín a nese na sobě diskusi všech zúčastněných. Nahrazuje efektivnějším způsobem mailovací Ping Pong uvnitř firem. Stejně jako emaily, tak i úkoly umožňují připojit soubory jako přílohy.

přehled úkolů

Události v čase od-do zaznamenáte nebo naplánujete pomocí událostí nebo zápisů

Když potřebujete provést záznam o nějaké proběhlé události, schůzce nebo třeba aktivitě nebo údržby nějakého stroje, využijete k tomu události (zápisy) v kalendáři. Každá událost, stejně jako jste zvyklí ze svých kalendářů, se odehrává v nějakém čase od-do. Můžete si ji naplánovat, můžete o ni provést zápis, který se vám automaticky uloží přímo k události. 

Stejně tak si můžete dobře plánovat své aktivity do budoucna. Události vám umožní přesně v čase vše naplánovat. 

Poznámky doplňují evidence

Do poznámek můžete dostat to, co se vám jinam nevešlo. Můžete si vytvářet své zcela privátní poznámky k různým dalším informacím v systému nebo můžete poznámky sdílet. Umožňují vám také vést diskusi a připojovat přílohy. 

přehled poznámek