K čemu slouží zápisy a jak fungují
Zápisy slouží ke sdílení informací. Vytváření zápisů v Aptien je snadné. Každý zápis je automaticky spojení s jeho účastníky, s tím, k čemu se vztahuje a vidíte ho v kalendáři. Je tak snadno dohledatelný. Nemusíte myslet na to, kam ho uložíte, systém to dělá za vás.
Zápis můžete založit k jakékoliv položce
Ke každé položce jakékoliv evidence můžete založit zápisy. Tento sled aktivit je zobrazen na samostatné záložce "Zápisy".
Pro každou aktivitu jsou v zápisu tato pole:
- Typ aktivity - vyberte typ aktivity z výčtu (mail, telefon, porada, údržba, oprava)
- Předmět - čeho se stručně aktivita týkala
- Od - Do - časové vymezení aktivity (nastavení data i času)
- Účastníci - přidejte zaměstnance, kteří se dané aktivity zúčastnili
- S kým - v případě aktivity s osobou mimo vaší firmu zadejte tento kontakt
- Místo - zadejte místo, kde se aktivita konala
- Společnost - vyberte firmu, se kterou aktivita probíhá
- Zápis - textové pole pro zápis
- Závěr - textové pole pro závěr vyplývající z aktivity
- Související položka - vyberte položku z Aptienu, které se aktivita týká
- Úkoly - zadání úkolů vyplývajících z aktivity
Nastavenou aktivitu vidíte nejen u položky, u které jste aktivitu založili, ale i u položek uvedených v polích "Účastníci" (u zaměstnance), "S kým" (u kontaktu) a "Společnost" (u firmy). Také je zápis vidět v kalendáři.
K čemu lze zápisy využít
Zápisy využijete v různých evidencích a situacích různým způsobem:
- Zápisy z obchodních jednání se zákazníky
- Zápisy z projektových schůzek
- Zápisy z porad
- Záznamy aktivit údržby