Jak udělat zápis

Datum poslední aktualizace: 20. 06. 2021
Pomohl Vám tento článek?
18 z celkových 21 článek pomohl.

K čemu slouží zápisy a jak fungují

Zápisy slouží ke sdílení informací. Vytváření zápisů v Aptien je snadné. Každý zápis je automaticky spojení s jeho účastníky, s tím, čemu se vztahuje a vidíte ho v kalendáři. Je tak snadno dohledatelný. Nemusíte myslet na to, kam ho uložíte, systém to dělá za vás.   

Zápis můžete založit k jakékoliv položce

Ke každé položce jakékoliv evidence můžete založit zápisy. Tento sled aktivit je zobrazen na samostatné záložce "Zápisy". 

Pro každou aktivitu jsou v zápisu tato pole:

  • Typ aktivity - vyberte typ aktivity z výčtu (mail, telefon, porada, údržba, oprava)
  • K čemu - vyberte položku, ke které se daná evidence vztahuje
  • Od - Do - časové vymezení aktivity (nastavení data i času)
  • Kdo - přidejte zaměstnance, kteří se dané aktivity zúčastnili
  • S kým - v případě aktivity s osobou mimo vaší firmu zadejte tento kontakt
  • Jaká firma - vyberte firmu, se kterou aktivita probíhá
  • Zápis - textové pole pro zápis
  • Závěr - textové pole pro závěr vyplývající z aktivity
  • Úkoly - zadání úkolů vyplývajících z aktivity

Nastavenou aktivitu vidíte nejen u položky, u které jste aktivitu založili, ale i u položek uvedených v polích "K čemu" (u projektu), "Kdo" (u zaměstnance), "S kým" (u kontaktu) a "Jaká firma" (u firmy). Také je zápis vidět v kalendáři.

zápis oprava

K čemu lze zápisy využít

Zápisy využijete v různých evideních a situacích různým způsobem

  • Zápisy z obchodních jednání se zákazníky
  • Zápisy z projektových schůzek
  • Zápisy z porad
  • Záznamy aktivit údržby