Zápisy z projektových schůzek a jednání
Na projektech probíhá mnoho jednání se zákazníkem projektu, s dodavateli nebo interní jednání projektového týmu, jejichž závěry, rozhodnutí nebo úkoly je třeba zachytit formou zápisu, který bude jejich důkazem a podkladem pro pozdější navazující aktivity nebo rozhodnutí.
Vedení zápisů z projektových obchodních jednání a schůzek je snadné. V Aptien máte možnost zaznamenávat veškerá jednání, telefonáty, osobní nebo online schůzky nebo jiné projektové aktivity formou stručného zápisu, který je připojený jak ke konkrétnímu projektu, tak ke všem účastníkům projektové schůzky. Každý zápis je automaticky propojený na konkrétní projekt a spojený s jeho účastníky a vidíte ho také v kalendáři. Je tak snadno dohledatelný. Nemusíte myslet na to, kam ho uložíte, systém to dělá za vás.
Jaké typy projektových schůzek a jednání můžete zaznamenat
- Osobní schůzka nebo jednání na projektu
- Telefonát
- Odeslaný e-mail
- On-line projektová schůzka
- Cokoliv dalšího
Šablona, co by měl zápis z jednání na projektu obsahovat
- Typ aktivity - vyberte typ projektové aktivity (telefonický hovor, osobní jednání, e-mail)
- Předmět - čeho se stručně projektová aktivita týkala
- Od - Do - časové vymezení aktivity (nastavení data i času)
- Účastníci - zde zadáte účastníky projektové aktivity
- S kým - v případě projektové aktivity s osobou mimo vaší firmu zadejte jeho jméno, nebo firmu
- Místo - zadejte místo, kde se aktivita konala
- Společnost - pokud se jednání týká konkrétní firmy, zákazníka, dodavatele nebo investora projektu, zadejte jméno firmy
- Zápis - sem sepište co bylo předmětem projektové schůzky
- Závěr - sem doporučujeme vypíchnout významné závěry z jednání y
- Úkoly - zadání úkolů vyplývajících z projektového jednání
Nastavenou aktivitu vidíte nejen u projektu, u které jste aktivitu založili, ale i u položek uvedených v polích "Účastníci" (u zaměstnance), "S kým" (u kontaktu) a "Společnost" (u firmy). Zápis je také vidět v kalendáři.
Jak vám Aptien pomůže s řízením projektu?
kromě projektových zápisů se podívejte na další možnosti, jak vám Aptien pomůže řídit práci a koordinaci na projektu
- Řízení úkolů na projektu
- Hlídání termínů projektu
- Vedení dokumentace k projektu
- Sledování změnových požadavků na projektu