podívejte se, jak Aptien usnadní práci Office manažera

Office manager

Podívejte se na přehled toho, co všechno můžete jako office manager v Aptienu vyřešit. 

Vyzkoušejte již dnes.

Vyzkoušejte zdarma
široká škála pro malé a střední firmy

Co máte jako Office manažer k dispozici 

  • Zaměstnanecký helpdesk
  • Hlídání termínů školení lidí
  • Checklisty pro nástup a odchod zaměstnance
  • Bezpapírové předávání pracovního vybavení
  • Hlídání termínů konce různých smluv
  • Provozní evidence majetku
  • Evidence klíčů a vstupních karet
  • Přehled lidí ve firmě
  • Firemní směrnice 
  • Organizování firemních akcí
  • Samoobsluha zaměstnance
  • Hlídání nejrůznějších termínů
  • Podpora provozu firmy
  • Přehled místností a prostor firmy
co mají office manažeři nejraději
Co vám nejvíce usnadní práci Office manažera

Tohle mají office manažeři nejraději

Centrální evidence všech věcí kolem vaší kanceláře

Hlídání termínů školení, akcí a dalších témat

Vedení dokumentace kolem vaší kanceláře

Podívejte se, co mohou potřebovat další oddělení u vás ve firmě

Potřebujete něco dalšího ve vaší firmě?

Podívejte se co dalšího můžete ve vaší firmě pomocí Aptien vyřešit

Personalistika a řízení zaměstnanců

Aktivní personální systém pro vedení evidence zaměstnanců, uchazečů a dalších personálních agend a administrativy a řízení vztahů se zaměstnanci.

Snadný nástup zaměstnanců

Jednoduché řešení pro nástup a odchod zaměstnance. Software je online v cloudu a je k vyzkoušení zdarma.

Evidence směrnic a školení

Přehled interních směrnic, školení (GDPR, BOZP, PO), potvrzení a auditní záznamy, hlídání povinností kolem zaměstnanců – vše na jednom místě.

Evidence a správa smluv

Jednoduchý software pro evidenci mluv, pomůže vám mít pod kontrolou všechny smlouvy ve firmě. Hlídání termínů i rozpočtů smluv.

Hlídání revizí a kontrol

Jednoduchý software pro hlídání revizí a kontrol strojů, přístrojů, vybavení a dalších zařízení. Software je online v cloudu.

Evidence a správa zaměstnaneckého vybavení

Software pro evidenci a správu zaměstnaneckého vybavení.

Řízení úkolů a připomínek

Aptien vám dává jednoduchý online úkolovník, který automaticky hlídá úkoly, splatnosti smluv, technické revize i školení. Zbavte se chaosu a přehledně koordinujte práci všech týmů.

Řízení a evidence zakázek

Jednoduchý software pro řízení zakázek ve firmě. Vyřeší komunikaci na zakázce od obchodu po realizaci, zápisy i úkoly. Řízení práce i sledování nákladů zakázek.

Sledování a správa nákladů

Sledujte náklady u projektů, u majetku, u smluv i u lidí. Přehled o všech výdajích na jednom místě, bez chaosu v excelových tabulkách a složitého ERP systému

odpovědnosti a náplň práce office manažera

Co dělá office manažer

Office manažer zajišťuje správu administrativy ve firmě. Stará se o administrativu a pečuje o bezproblémový chod kanceláře a podpůrných procesů. Je to důležitá role, protože díky ní probíhají podpůrné procesy ve firmě hladce. I proto je rozsah činností office manažera velmi široký. 
Práce office manažera se přirozeně odvíjí od velikosti a typu firmy. Zatímco v malých firmách nebo malých kancelářích se práce office manažera většinu práce vykonává sám, tak ve velkých firmách nebo kancelářích je práce více manažerská, tedy řídí a koordinuje práci jednotlivých asistentů nebo jiných pracovníků, kteří administrativu zajišťují..

  • Stará se o chod firmy a podpůrných firemních procesů
  • Zajišťuje část procesu nástupu zaměstnance
  • V malých a středních firmách částečně nahrazuje personalisty 
  • Připravuje podklady pro personální agendu
  • Připravuje podklady a dokumenty pro vedení firmy
  • Zajišťuje nebo pečuje o kancelářské vybavení a techniku
  • Zajišťuje kancelářské potřeby
  • Zajišťuje občerstvení na pracovišti 
  • Jedná s dodavateli podpůrných služeb a kancelářského vybavení
  • Zajišťuje evidenci kancelářského pracovního vybavení a techniky
  • Zajišťuje vydávání nebo odebírání kancelářských pracovních pomůcek
  • Zajišťuje firemní akce, jako jsou konference, semináře, teambuilding, vánoční večírky a podobně
  • Zajišťuje školení a vzdělávací akce
  • Komunikuje s účetní nebo právní kanceláří
  • Zajišťuje firemní pracovní prostory a kanceláře
  • Pořizuje záznamy a zápisy z porad
  • Spravuje a eviduje smlouvy
  • Zodpovídá za hladký chod recepce 
  • Organizuje a zajišťuje firemní akce. 

Nejlepší Software pro Office manažery

Aptien

Nejlepší řešení pro manažery kanceláří, které nabízí komplexní funkce pro správu úkolů, projektů a týmovou spolupráci. Zahrnuje správu dokumentů, automatizaci pracovních postupů a nástroje pro komunikaci v reálném čase.

MaintainX:

Mobilní platforma pro správu pracovních postupů, která vyniká v údržbě, bezpečnosti a provozu zařízení a zařízení. Zahrnuje správu úkolů, sledování pracovních příkazů a spolupráci v reálném čase.

Microsoft SharePoint:

Skvělé pro správu dokumentů a týmovou spolupráci. Umožňuje kontrolu verzí, bezpečné ukládání dokumentů a integraci s dalšími nástroji Microsoft Office.

Monday.com:

Univerzální pracovní operační systém, který pomáhá s řízením projektů, CRM a týmovou spoluprací. Zahrnuje přizpůsobitelné pracovní postupy, aktualizace v reálném čase a integraci s různými aplikacemi.

Smartsheet:

Kombinuje řízení projektů s funkcionalitou tabulek. Nabízí sledování úkolů, automatizované pracovní postupy, Ganttovy diagramy a podrobné reportování.Kombinuje funkce tabulek a databází, což je užitečné pro sledování projektů, plánování obsahu a CRM. Podporuje spolupráci v reálném čase a integraci s dalšími nástroji.