Jak organizovat firemní akce

Datum poslední aktualizace: 28. 04. 2025

Organizování firemních akcí patří mezi jednu z klíčových činností office managera. Příprava, plánování i realizace každé akce vyžaduje hodně komunikace a řízení úkolů a to není snadné udržet. U většiny akcí je třeba nejen myslet na účastníky, ale také koordinovat celou logistiku  - dodavatele, stánek, občerstvení a mnoho dalšího. Je jedno o jaký typ akce se jedná - zda jde o vánoční večírek, konferenci, školení nebo jinou vzdělávací akci. Průběh, příprava a koordinace jsou téměř vždy stejné. 

Jak firemní akci naplánovat a s čím začít

Pro každou akci je klíčových 5 základních otázek. CO, KDY, KDE, KDO. První krokem by tedy mělo být zadání těchto pěti informací. Dalším krokem je pak vytvoření seznamu všech věcí, o které je třeba se postarat. Od základní logistiky akce, přes zajištění ubytování, dopravy, catering až po potvrzení řečníků a zajištění účastníků. Pomocí úkolů k akci rozdělíte vše na začátku plánovacího procesu a přidělíte odpovědnost jednotlivým členům týmu.

Organizace akce

Je opravdu důležité, abyste v celém procesu plánování zůstali organizovaní. Pro každou aktivitu, kterou potřebujete naplánovat vytvoříte nový úkol a zadáte termín, do kdy má být splněn a zvolíte odpovědného člověka. Všechny úkoly tak budete mít pod kontrolou a aktualizace  (stav plnění) uvidíte z jednoho místa, aniž byste to museli lovit někdo po mailech, ve kterých se dá snadno ztratit. Přehled úkolů jako váš vizuální plánovací nástroj je nezbytný k tomu, abyste zůstali organizovaní. Stejně jako mnoho jiných úkolů je i plánování firemních akcí nejúspěšnější, pokud jsou všechny informace uspořádané, jasné a viditelné pro všechny.

Tady máte checklist typických úkolů při plánování akce:

  • Zajištění ubytování
  • Zajištění cateringu
  • Zajištění stánku
  • Zajištění dopravy

Účastníci, řečníci 

Dalším důležitým bodem je zajištění účastníků vaší akce. To zahrnuje sestavení seznamu všech osob, které chcete pozvat. Marketing a zvaní účastníků si zajistíte jiným, na to specializovaným nástrojem. 

plánování akce

Jak vytvořit akci a základní informace o ní

Založte akci a vyplňte základní informace:

  • Co - základní popis vaší firemní akce
  • Kdy - termín od kdy do kdy se akce koná
  • Kde - kde se akce koná buď zadáním adresy nebo zadáním linku (pokud jde o webinář)
  • Kdo  - kdo se akce účastní
  • Pomocí úkolů naplánujte všechny věci a aktivity , které potřebujete 
  • Pomocí zápisů vede
  • v přílohách vedet

Jak organizovat a koordinovat akci pomocí úkolů

Řízení týmu lidí, kteří se na organizaci akce podílejí můžete snadno pomocí úkolů. Ty jsou automaticky připojené ke každé akci a tak se v nich neztratíte.  .

  1. Na kartě akce zvolte záložku "Úkoly "
  2. Zvolte "+Přidat úkol" a vyberte typ odpovědného člověka a další sledující, kteří budou informováni o stavu úkolu
  3. Zadejte úkol, jeho termín
  4. Uložte

Jak vést dokumentaci a fotodokumentaci akce

Řízení týmu lidí, kteří se na organizaci akce podílejí můžete snadno pomocí úkolů. Ty jsou automaticky připojené ke každé akci a tak se v nich neztratíte.  .

  1. Na kartě akce zvolte záložku "Přílohy"
  2. Zvolte "+Přidat přílohu" 
  3. Pokud spustíte z mobilního telefonu, snadno přidáte fotky z akce

Jak vést zápisy z jednání kolem akce

Často vedete kolem akce různá interní nebo externí jednání. Abyste nezapomněli, co se dohodlo, využijete zápisy. Ty jsou automaticky připojené k akci. 

  1. Na kartě akce zvolte záložku "Zápisy"
  2. Zvolte "+Přidat zápis" 
  3. Vytvoříte zápis a uložíte