Organizování firemních akcí patří mezi jednu z klíčových činností office managera. Příprava, plánování i realizace každé akce vyžaduje hodně komunikace a řízení úkolů a to není snadné udržet. U většiny akcí je třeba nejen myslet na účastníky, ale také koordinovat celou logistiku - dodavatele, stánek, občerstvení a mnoho dalšího. Je jedno o jaký typ akce se jedná - zda jde o vánoční večírek, konferenci, školení nebo jinou vzdělávací akci. Průběh, příprava a koordinace jsou téměř vždy stejné.
Jak firemní akci naplánovat a s čím začít
Pro každou akci je klíčových 5 základních otázek. CO, KDY, KDE, KDO, PROČ. První krokem by tedy mělo být zadání těchto pěti informací. Dalším krokem je pak vytvoření seznamu všech věcí, o které je třeba se postarat. Od základní logistiky akce, přes zajištění ubytování, dopravy, catering až po potvrzení řečníků a zajištění účastníků. Pomocí úkolů k akci rozdělíte vše na začátku plánovacího procesu a přidělíte odpovědnost jednotlivým členům týmu.
Vytvoření akce a základní informace o ní
Založte akci a vyplňte základní informace:
- Co - základní popis vaší firemní akce
- Kdy - termín od kdy do kdy se akce koná
- Kde - kde se akce koná buď zadáním adresy nebo zadáním linku (pokud jde o webinář)
- Kdo - kdo se akce účastní
- Proč - důvody
- Pomocí úkolů naplánujte všechny věci a aktivity , které potřebujete
Organizování akce
Je opravdu důležité, abyste v celém procesu plánování zůstali organizovaní. Pro každou aktivitu, kterou potřebujete naplánovat vytvoříte nový úkol a zadáte termín, do kdy má být splněn a zvolíte odpovědného člověka. Všechny úkoly tak budete mít pod kontrolou a aktualizace (stav plnění) uvidíte z jednoho místa, aniž byste to museli lovit někdo po mailech, ve kterých se dá snadno ztratit. Přehled úkolů jako váš vizuální plánovací nástroj je nezbytný k tomu, abyste zůstali organizovaní. Stejně jako mnoho jiných úkolů je i plánování firemních akcí nejúspěšnější, pokud jsou všechny informace uspořádané, jasné a viditelné pro všechny.
Tady máte checklist typických úkolů při plánování akce:
- Zajištění ubytování
- Zajištění cateringu
- Zajištění stánku
- Zajištění dopravy
Logistika akce
Kontaktovat a řídit dodavatele jídla a nápojů a vše ostatní, co potřebujete k vytvoření požadovaného prostředí pro vaši firemní akci. Opět vše vytváříte pomocí úkolů.
Účastníci, řečníci
Dalším důležitým bodem je zajištění účastníků vaší akce. To zahrnuje sestavení seznamu všech osob, které chcete pozvat. Marketing a zvaní účastníků si zajistíte jiným, na to specializovaným nástrojem.
Zhodnocení akce
Zhodnocení akce ze strany zaměstnanců provádíte pomocí hlasování, ve kterém se zeptáte účastníků na spokojenost nebo jinou zpětnou vazbu k akci.