Organizování firemních akcí patří mezi jednu z klíčových činností office managera. Příprava, plánování i realizace každé akce vyžaduje hodně komunikace a řízení úkolů a to není snadné udržet. U většiny akcí je třeba nejen myslet na účastníky, ale také koordinovat celou logistiku - dodavatele, stánek, občerstvení a mnoho dalšího. Je jedno o jaký typ akce se jedná - zda jde o vánoční večírek, konferenci, školení nebo jinou vzdělávací akci. Průběh, příprava a koordinace jsou téměř vždy stejné.
Jak firemní akci naplánovat a s čím začít
Pro každou akci je klíčových 5 základních otázek. CO, KDY, KDE, KDO. První krokem by tedy mělo být zadání těchto pěti informací. Dalším krokem je pak vytvoření seznamu všech věcí, o které je třeba se postarat. Od základní logistiky akce, přes zajištění ubytování, dopravy, catering až po potvrzení řečníků a zajištění účastníků. Pomocí úkolů k akci rozdělíte vše na začátku plánovacího procesu a přidělíte odpovědnost jednotlivým členům týmu.
Organizace akce
Je opravdu důležité, abyste v celém procesu plánování zůstali organizovaní. Pro každou aktivitu, kterou potřebujete naplánovat vytvoříte nový úkol a zadáte termín, do kdy má být splněn a zvolíte odpovědného člověka. Všechny úkoly tak budete mít pod kontrolou a aktualizace (stav plnění) uvidíte z jednoho místa, aniž byste to museli lovit někdo po mailech, ve kterých se dá snadno ztratit. Přehled úkolů jako váš vizuální plánovací nástroj je nezbytný k tomu, abyste zůstali organizovaní. Stejně jako mnoho jiných úkolů je i plánování firemních akcí nejúspěšnější, pokud jsou všechny informace uspořádané, jasné a viditelné pro všechny.
Tady máte checklist typických úkolů při plánování akce:
- Zajištění ubytování
- Zajištění cateringu
- Zajištění stánku
- Zajištění dopravy
Účastníci, řečníci
Dalším důležitým bodem je zajištění účastníků vaší akce. To zahrnuje sestavení seznamu všech osob, které chcete pozvat. Marketing a zvaní účastníků si zajistíte jiným, na to specializovaným nástrojem.
Jak vytvořit akci a základní informace o ní
Založte akci a vyplňte základní informace:
- Co - základní popis vaší firemní akce
- Kdy - termín od kdy do kdy se akce koná
- Kde - kde se akce koná buď zadáním adresy nebo zadáním linku (pokud jde o webinář)
- Kdo - kdo se akce účastní
- Pomocí úkolů naplánujte všechny věci a aktivity , které potřebujete
- Pomocí zápisů vede
- v přílohách vedet
Jak organizovat a koordinovat akci pomocí úkolů
Řízení týmu lidí, kteří se na organizaci akce podílejí můžete snadno pomocí úkolů. Ty jsou automaticky připojené ke každé akci a tak se v nich neztratíte. .
- Na kartě akce zvolte záložku "Úkoly "
- Zvolte "+Přidat úkol" a vyberte typ odpovědného člověka a další sledující, kteří budou informováni o stavu úkolu
- Zadejte úkol, jeho termín
- Uložte
Jak vést dokumentaci a fotodokumentaci akce
Řízení týmu lidí, kteří se na organizaci akce podílejí můžete snadno pomocí úkolů. Ty jsou automaticky připojené ke každé akci a tak se v nich neztratíte. .
- Na kartě akce zvolte záložku "Přílohy"
- Zvolte "+Přidat přílohu"
- Pokud spustíte z mobilního telefonu, snadno přidáte fotky z akce
Jak vést zápisy z jednání kolem akce
Často vedete kolem akce různá interní nebo externí jednání. Abyste nezapomněli, co se dohodlo, využijete zápisy. Ty jsou automaticky připojené k akci.
- Na kartě akce zvolte záložku "Zápisy"
- Zvolte "+Přidat zápis"
- Vytvoříte zápis a uložíte