Office manažer nebo také Back-office manager, někdy jen asistent (ka) zajišťuje správu administrativy ve firmě. Stará se o administrativu a pečuje o bezproblémový chod kanceláře a podpůrných procesů. Je to důležitá role, protože díky ní probíhají podpůrné procesy ve firmě hladce. I proto je rozsah činností office manažera velmi široký.
Práce office manažera se přirozeně odvíjí od velikosti a typu firmy. Zatímco v malých firmách nebo malých kancelářích se práce office manažera většinu práce vykonává sám, tak ve velkých firmách nebo kancelářích je práce více manažerská, tedy řídí a koordinuje práci jednotlivých asistentů nebo jiných pracovníků, kteří administrativu zajišťují.
Náplň práce a odpovědnosti office manažera
- Stará se o chod firmy a podpůrných firemních procesů
- Zajišťuje část procesu nástupu zaměstnance
- V malých a středních firmách částečně nahrazuje personalisty
- Připravuje podklady pro personální agendu
- Připravuje podklady a dokumenty pro vedení firmy
- Zajišťuje nebo pečuje o kancelářské vybavení a techniku
- Zajišťuje kancelářské potřeby
- Zajišťuje občerstvení na pracovišti
- Jedná s dodavateli podpůrných služeb a kancelářského vybavení
- Zajišťuje evidenci kancelářského pracovního vybavení a techniky
- Zajišťuje vydávání nebo odebírání kancelářských pracovních pomůcek
- Zajišťuje firemní akce, jako jsou konference, semináře, teambuilding, vánoční večírky a podobně
- Zajišťuje školení a vzdělávací akce
- Komunikuje s účetní nebo právní kanceláří
- Zajišťuje firemní pracovní prostory a kanceláře
- Pořizuje záznamy a zápisy z porad
- Spravuje a eviduje smlouvy
- Zodpovídá za hladký chod recepce
- Organizuje a zajišťuje firemní akce.
V Aptien použijete roli office managera, která má nastavený zhruba výše uvedený rozsah vedených agend.
Jak Aptien usnadní office manažerovi jeho práci
- Aptien jako organizační software pro vám usnadní na jednom místě a v jednom prostředí.
- Kromě toho také pomůže s řízením a spoluprací napříč vaší organizací.
- Získáte plnou kontrolu nad Ivybavením vaší organizace
Vedení informací o vybavení a majetku
- Podporuje vedení informací o majetku v celém jeho životním cyklu
- Hlídání důležitých termínů
- Umožní snadnou inventuru majetku, budete vědět kde co máte
Hlášení požadavků nebo závad ze strany zaměstnanců
- Díky helpdesku zaměstnanců dostanete všechny jejich žádosti pod kontrolu
- nutopíte se v emailovém pong-pongu
Předávání a přebírání vybavení a majetku zaměstnancům
- Umožní papírové i digitální předávání a přebírání vybavení a jiného majetku
- U každého zaměstnance můžete mít evidované ochranné pomůcky, které dostal při nástupu nebo během zaměstnání.
- Předávání a přebírání majetku a vybavení
Vedení směrnic a vnitřních předpisů
- Kompletní správa směrnic firmy
- Seznamování lidí se směrnicemi
Automatizuje nástup zaměstnance
- Pomůže při onboarding i preboarding
- Přípravy dokumentace, směrnice k přečtení až po vydání pracovních pomůcek.
- Podívejte se jak na to v článku Jak postupovat při nástupu zaměstnance
Rezervace zdrojů, kanceláří a vybavení
- Rezervace zdrojů, aut nebo kanceláří
Hlídání různých termínů a událostí
- Nastavte si hlídání nejrůznějších termínů, jako jsou konce platnosti pracovních smluv, dodatků, začátky a konce zastupování, je to u nás hračka.