Office manažer nebo také Back-office manager, někdy jen asistent (ka) zajišťuje správu administrativy ve firmě. Stará se o administrativu a pečuje o bezproblémový chod kanceláře a podpůrných procesů. Je to důležitá role, protože díky ní probíhají podpůrné procesy ve firmě hladce. I proto je rozsah činností office manažera velmi široký.
Práce office manažera se přirozeně odvíjí od velikosti a typu firmy. Zatímco v malých firmách nebo malých kancelářích se práce office manažera většinu práce vykonává sám, tak ve velkých firmách nebo kancelářích je práce více manažerská, tedy řídí a koordinuje práci jednotlivých asistentů nebo jiných pracovníků, kteří administrativu zajišťují.
Náplň práce a odpovědnosti office manažera
Office Manager je zodpovědný za zajištění hladkého a efektivního fungování kanceláře a administrativních procesů firmy. V malých a středních podnicích (SMB) je office manager klíčovou osobou, která se podílí na administrativní, HR a provozní podpoře. Tato pozice vyžaduje dynamického jednotlivce schopného zvládat širokou škálu úkolů a zajišťovat, že kancelář funguje bez problémů a zaměstnanci mají potřebnou podporu.
- Zajišťování každodenního chodu kanceláře a efektivního řízení administrativních procesů.
- Podpora HR funkcí, včetně částí náboru, nástupu zaměstnance a správy zaměstnanců.
- Správa kancelářských potřeb a zajištění, aby kancelář byla dobře vybavena pro potřeby zaměstnanců.
- Příprava HR dokumentace, včetně pracovních smluv, záznamů o zaměstnancích a interních politik.
- Organizace a správa firemních souborů a dokumentů pro potřeby vedení a rozhodování.
- Koordinace kancelářské techniky a vybavení, zajištění jejich funkčnosti a údržby.
- Řízení vztahů s dodavateli a poskytovateli služeb pro kancelářské potřeby, údržbu a kancelářské vybavení.
- Správa občerstvení v kanceláři (např. káva, občerstvení) a zajištění příjemného pracovního prostředí.
- Sledování a správa kancelářského vybavení, zajištění správného přiřazení a vrácení zařízení.
- Organizace a správa firemních akcí, včetně konferencí, seminářů, teambuildingových akcí a vánočních večírků.
- Koordinace školení a vzdělávacích akcí pro rozvoj zaměstnanců.
- Komunikace s externími poskytovateli služeb, jako jsou účetní firmy a právní kanceláře.
- Správa pracovního prostoru a uspořádání kanceláře, optimalizace pracovního prostředí.
- Zajišťování a vedení zápisů z porad, zajištění přesného záznamu diskusí a rozhodnutí.
- Sledování a správa smluv, zajištění souladu a včasných obnov.
- Dohled nad recepčními činnostmi, zajištění organizovaného a přívětivého vstupního prostoru.
V Aptien použijete roli office managera, která má nastavený zhruba výše uvedený rozsah vedených agend.
Jak Aptien usnadní office manažerovi jeho práci
- Aptien jako organizační software pro vám usnadní na jednom místě a v jednom prostředí.
- Kromě toho také pomůže s řízením a spoluprací napříč vaší organizací.
- Získáte plnou kontrolu nad Ivybavením vaší organizace
Vedení informací o vybavení a majetku
- Podporuje vedení informací o majetku v celém jeho životním cyklu
- Hlídání důležitých termínů
- Umožní snadnou inventuru majetku, budete vědět kde co máte
Hlášení požadavků nebo závad ze strany zaměstnanců
- Díky helpdesku zaměstnanců dostanete všechny jejich žádosti pod kontrolu
- nutopíte se v emailovém pong-pongu
Předávání a přebírání vybavení a majetku zaměstnancům
- Umožní papírové i digitální předávání a přebírání vybavení a jiného majetku
- U každého zaměstnance můžete mít evidované ochranné pomůcky, které dostal při nástupu nebo během zaměstnání.
- Předávání a přebírání majetku a vybavení
Vedení směrnic a vnitřních předpisů
- Kompletní správa směrnic firmy
- Seznamování lidí se směrnicemi
Automatizuje nástup
zaměstnance
- Pomůže při onboarding i preboarding
- Přípravy dokumentace, směrnice k přečtení až po vydání pracovních
pomůcek.
- Podívejte se jak na to v článku Jak postupovat při nástupu zaměstnance
Rezervace zdrojů, kanceláří a vybavení
- Rezervace zdrojů, aut nebo kanceláří
Hlídání různých termínů a událostí
- Nastavte si hlídání nejrůznějších termínů, jako jsou konce platnosti smluv, dodatků, začátky a konce zastupování, je to u nás hračka.