Co je office management, definice
Za každou úspěšnou firmou nebo organizací stojí dokonalý office management. jeho cílem je vytvářet a podporovat pozitivní, efektivní pracovní prostředí v rámci firemních kanceláří a dalších pracovních prostor. Office management přebírá odpovědnost za pracovní prostředí a zajišťuje, že jsou zavedeny správné zásady, nástroje a systémy, aby všichni zaměstnanci mohli vykonávat svou práci efektivně a bezpečně. Zajišťuje hladký a efektivní provoz provozu firmy.
- office management zlepšuje a udržuje efektivitu a produktivitu pracovního prostředí společně s lidmi a propojuje HR, facility a IT management.
- jde napříč firmou nebo se dokonce překrývá s jinými oblastmi, jako jsou zařízení, lidské zdroje, finance, marketing nebo správa IT
- v malé a střední firmě dělá často práci jiných oddělení, jako jsou lidské zdroje (HR a personální obsazení), finance a dokonce i marketing
- může zahrnovat školení personálu, zajišťování cest a řízení dalšího personálu zařízení
Co obnáší efektivní správa kanceláře?
Rozsah závisí na velikosti společnosti. Obecně se kancelářský management v malých a středních společnostech překrývá s HR, IT nebo facility managementem, protože mnoho těchto back-office témat pokrývá obvykle jeden člověk. Střední až velké společnosti mají vyhrazený office management pouze pro řízení věcí kolem kanceláří a zbytek dělají specializovaná oddělení. Obecně platí, že vedení kanceláře zahrnuje:
- zdokonalování pracovního prostředí k dosažení obchodních cílů organizace
- koordinace činností všech lidí a oddělení ve firmě k dosažení obchodních cílů
- provádí obecné administrativní úkony
- podílí se na najímání, nástupu, školení a odchodu zaměstnanců
- řeší vybavení zaměstnanců správným pracovním vybavením, pomůckami a všemi dalšími pracovními nezbytnostmi
- připravuje a předkládá různé reporty pro vedení společnosti
- koordinuje komunikaci mezi odděleními
Jaké jsou klíčové funkce správy kanceláře?
Bez ohledu na to, jaká je velikost vaší organizace, pokud hodláte mít zajištěný hladný provoz celé firmy, musíte mít díky office managementu zajištěnou celou řadu téma a procesů
Správa pracovního prostoru, pracovního vybavení a vybavení
- nejtradičnější odpovědností spojenou s office managementem je optimalizace kancelářských prostor, pracoviště a pracovního prostředí
- to zahrnuje vytvoření pracovního prostředí vedoucího k vysokému výkonu zaměstnanců a bezpečnosti na pracovišti
- to také zahrnuje nákup vybavení a nábytku nebo výměnu rozbitého, opotřebovaného nebo zastaralého zařízení.
Organizace správy zdrojů a vybavení
- office management je odpovědný za zajištění toho, že materiály, zařízení, personál a finance jsou efektivně využívány k dosažení cílů společnosti
- tyto zdroje zahrnují materiály, personál a finanční zázemí.
- optimalizace využití zdrojů znamená vedení podrobného a přesného inventáře dostupných zdrojů, vedení nejrůznějších evidencí
- organizace zdrojů jde ruku v ruce k dosažení cílů společnosti s plánováním
Řízení dodavatelů a dodávek
- navazování vztahů s dodavateli, s poskytovateli služeb a dalších zdrojů
- to zahrnuje mnoho podpůrných služeb, jako jsou například akce, školení zaměstnanců, dopravní služby, pojištění nebo různé IT či právní služby
- sem patří i komunikace s pracovníky údržby, správci nebo řidiči dodávky.
- komunikace s pronajímatelem nebo správcem nemovitosti
Cestování zaměstnanců a jeho koordinace
- office management často zajišťuje cesty zaměstnanců.
- v malých a rostoucích společnostech nemusí existovat vůbec žádný HR tým a všechny tyto odpovědnosti mohou spadat na office management
- v mnoha jiných společnostech kancelářští manažeři pomáhají HR se zbytkem zaměstnanců, zejména pracují s HR při náboru, náboru, nástupu nebo odchodu
- obvykle office management podporuje nábor, onboarding, offboarding
- také může zahrnovat starost o firemní směrnice pro zaměstnance
- někdy zahrnuje také aktualizace a informace o změnách společnosti, jako je branding, nábory a aktualizace oddělení
- správa cestovního rozpočtu pro zaměstnance.
- vyřizování letů, dopravy na letiště az letišť a ubytování
- řešení mimořádných událostí, jako jsou zrušené nebo zmeškané lety
Programy zaměstnaneckých benefitů
- Správa výhod a wellness programů
- Správa parkování
IT koordinace, práce s IT
- i když je IT obvykle samostatné oddělení, office management je často odpovědný za práci s IT,
- zajišťuje, že kanceláře budou mít přístup ke správně fungujícímu IT prostředí, aby lidí mohli pracovat
- to zahrnuje koordinaci s IT na využití softwaru a vybavení a optimalizaci podpůrných technologií (jako je Wi-Fi, síťový přístup, videokonference atd.) v kancelářských prostorách
- spolupracuje s IT oddělením, abyste zajistili hladký chod všech zasedacích místností, a měli byste být proškoleni o veškeré videokonferenční technologii a Wifi připojení pro zaměstnance a hosty
Reporting, obecná administrativa a spolupráce v rámci celé společnosti
- komunikace je ústřední součástí provozování malého podniku a jádrem je obvykle office manager
- typická komunikace v rušné kanceláři zahrnuje e-maily, zveřejněná oznámení a schůzky zaměstnanců
- provádí obecné administrativní úkony
- připravuje a předkládá různé reporty pro vedení společnosti
Event management
- provádí koordinaci a řízení firemních akcí
- plánuje a organizuje různé oslavy a večírky pro zaměstnance
- to zahrnuje i workshopy, teambuildingové akce a tak dále
- zahrnuje také vyjednávání s pořadateli, ubytování, řešení firemních stánků a podobně
Bezpečnost a zabezpečení pracoviště a zaměstnanců
- zajišťuje a vytváří bezpečné pracovní prostředí a aby byly podniknuty správné kroky k ochraně zaměstnanců a společnosti před vnějšími hrozbami.
- to zahrnuje vytvoření a regulaci zásad bezpečnosti v kanceláři a spolupráci s IT na zavedení správných postupů pro zabezpečení dat
- pracovní podmínky zaměstnanců musí být bezpečné a společnost by měla být chráněna i před potenciálními vnějšími hrozbami
- to zahrnuje také organizování a provádění cvičení, např. pro požáry
- zahrnuje i fyzickou ostrahu kanceláří a dalších firemních objektů
- také zahrnuje distribuci a sledování vydaných klíčů, vstupních karet nebo propustek pro zaměstnance a hosty
- zajištění přístupu ke správnému bezpečnostnímu vybavení
Využívání správných nástrojů, software a řešení pro office management
Digitální nástroje rozšířily možnosti moderních kanceláří
- Nástroje pro videokonference pro práci na dálku
- Software pro správu cestování a výdajů
- Nástroje pro plánování akcí
- Vedení kanceláře a obecná organizace
- Nástroje pro vedení účetnictví a vedení účtů
- Projektový management
- Nástroje pro správu dokumentů pro ukládání a spolupráci na dokumentaci se členy týmu, dodavateli a zainteresovanými stranami
- Nástroje pro spolupráci pro komunikaci a spolupráci na nápadech, řešeních a dalších typech práce v reálném čase
- Reporting a analýzy pro měření výkonu, předvídání kancelářských potřeb a identifikaci vzorců
- Alokace zdrojů pro přiřazení zaměstnanců, rozpočtů a vybavení úkolům a projektům
- Správa zásob pro sledování majetku, objednávek a záznamů údržby
- Správa rozpočtu pro sledování výdajů, faktur a plateb