Systém pro firemní administrativu, který zavedete obratem
Co je digitální kancelář?
V našem pojetí nic složitého. Není to žádná vize budoucnosti plná dotykových obrazovek. Je to jednoduchá náhrada šanonů a různých příručních evidencí a nepořádku v mailech v jednom jednoduchém prostředí, které zjednoduší práci již dnes.
Není to žádný složitý systém, který měsíce nebo roky komplikovaně zavádíte. I malé změny mohou ušetřit mnoho práce. Nepomůžeme Vám se skenováním dokumentů, vytěžováním smluv, videokonferencemi. Digitalizovat neznamená vše převádět do digitální podoby, ale znamená využívat jednoduše a efektivně možnosti běžných systémů. Každá firma je jiná a každá má svá specifika. Ale všechny potřebují vést své evidence či agendy tak, aby jejich administrativní servis fungoval efektivně a s co nejmenšími náklady.
Jako řešení nabízíme software, který vám zjednoduší a zpřehlední předávání informací mezi lidmi v kanceláři a běžné kancelářské procesy, tvorbu i správu různých agend a evidencí, abyste nemuseli něco neustále dohledávat v šanonech, v nepřehledných mailech, nebo v četných verzích Excelů a často navíc i v mnoha různých aplikacích. Zavedení digitální kanceláře v této podobě není žádná revoluce, která stojí miliony korun a zavádí se ve firmě dlouhé roky. Kolik času lidé tráví sešíváním informací z mnoha zdrojů? Kolik času lidé tráví dohledáváním informací v mnoha různých šanonech nebo jiných excelových či jiných evidencích a kartotékách?
Naše digitální kancelář vám umožní si jednoduše spravovat vaše agendy a evidence z jednoho místa. Budete se tak moct soustředit na podstatné věci a starosti s provozem administrativy přenechat našemu řešení.
Digitální kancelář je jednoduché řešení pro správu majetku, lidí a mnoho dalšího co v kanceláři potřebujete
Cílem je ušetřit práci - zejména neustálé hledání a shánění informací. Usnadní také práci s domova, homeworking či vzdálenou práci (remote working). Potřebujete zjednodušit každodenní život ve firmě? Neustálé dohadování a dohledávání nad různými šanony a příručními evidencemi? Nabízíme jednoduchou aplikaci, software, díky kterému vyřešíte řadu různých evidencí v jednom prostředí, abyste nemuseli něco neustále únavně dohledávat a používat mnoho různých aplikací.
V naší digitální kanceláři budete mít vše pod jednou střechou a na jednom místě. Nemusíte nic instalovat, potřebujete pouze svůj webový prohlížeč.
Řízení úkolů napříč firmou
Práce v týmu vyžaduje předávání práce, úkolů a sdílení různých informací napříč firmou. Můžete používat maily, ale v nich se ztratíte. Namísto toho používejte úkoly.
Evidence a správa majetku
Každá firma má nějaký majetek. Každá firma má účetní software, ve kterém informace o majetku vede. To je ale účetní pohled. V praxi potřebujete úplně jiné informace než ty, které vám poskytuje účetní software. Potřebujete vědět kdo má co vydáno, kdo je za co odpovědný. Kdy poslat auto na technickou kontrolu nebo kdy udělat elektro revizi vašeho vybavení.
Možnosti evidence majetku jsou v naší digitální kanceláři téměř neomezené - můžete vést téměř neomezený počet typů majetku, přesně podle potřeb vaší firmy. Digitální kancelář si můžete přizpůsobit přesně svým potřebám.
Je jedno kolik typů majetku vedete - seznam různých typů či kategorií majetku si můžete upravit a rozšířit podle svých potřeb a pro každý typ majetku si dokonce můžete vést různé sady informací. Vedení různých typů majetku nemá v našem software prakticky omezení. Například pro některý typ majetku potřebujete vést informace o jeho pořízení, smlouvy, záruky, dodavatele. Pro jiný typ majetku jsou pro vás důležité naopak informace o tom, kdy byla na majetku naposledy prováděna údržba.
Personální evidence a další informace o zaměstnancích
Lidé jsou středobodem dění a procesů ve firmách. Často se zapomíná na to, že vše se točí kolem lidí - člověk nastoupí, musí být seznámen s procesy ve firmě, musí dostat nějaké pracovní vybavení, pomůcky, nástroje či přístroje. V průběhu své práce lidé pracují na zakázkách či projektech, jsou odpovědní za nějaký majetek, za proces nebo za projekt. Každý pracovník ve firmě musí prokazovat svoji kvalifikaci, chodí na školení, zdravotní prohlídky a podobně.
Tyto různé informace vedou firmy v různých systémech či pomocných evidencích a pokud je někdo ve firmě chce dát dohromady, musí je obvykle dávat dohromady ze všech možných zdrojů, což stojí čas a peníze. V digitální kanceláři může vést většinu těchto informací na jednom místě.
Provázané informace na jednom místě
Všechny informace máte díky digitální kanceláři navíc neustále k dispozici ve všech souvislostech, které se vám neztratí. Potřebujete informace o smlouvě, kterou jste majetek pořídili? Nebo k dodavateli? Nebo k firmě, která se vám o majetek stará? Nebo k pracovníkovi, který má daný kus majetku na starosti? Žádný problém. V našem řešení můžete jednoduše provázat majetek s jakoukoliv další informací, kterou ke řízení majetku ve vaší firmě potřebujete. Jednoduše provážete s informacemi o tom, kdo je za majetek odpovědný, kdy jste ho pořídili, od koho, můžete přiložit smlouvy, záruky, předávací protokoly.
Hlídání nejrůznějších termínů
Hlídání nejrůznějších termínů, které v kanceláři potřebujete, například:
- Termíny vypršení záruk
- Termíny revizí a kontrol (elektřina, plyn, oheň)
- Termíny konce platnosti smluv
- Narozeniny zaměstnanců
- Termíny platnosti STK nebo lékárniček u aut
Jaké jsou výhody digitální kanceláře?
- Informace na jednom místě
- Informace vidíte vzájemně provázané tak, jak potřebujete - například kdo má jaké pracovní pomůcky, kdo ví jaká hesla a podobně
- Rychlá návratnost: uspoří čas ukládání i hledání dokumentů a informací
- Vše je dostupné kdykoliv a kdekoliv - přístup do kanceláře je přes internet. Dokumenty a další informace máte kdykoliv po ruce
- Uspoříte čas i místo – dokumenty uložené u nás nezabírají žádné místo u nás doma nebo v kanceláři
- Uspoříte peníze a za papír, inkoust do tiskárny, desky a šanony – elektronické dokumenty založím přímo sem
- Dostanete bezpečné úložiště – dokumenty se mi nikde neztratí a přístup k nim máte pouze vy
- Budete mít pořádek v dokumentech a dobrý pocit s vědomím, že až budu něco hledat, vím, kde to rychle najdu
- Nemusíte nic instalovat. Aplikaci spustíte ve vašem webovém prohlížeči, takže jediné, co potřebujete je internetový prohlížeč (nejlépe Chrome) a připojení na internet. Řešení tedy můžete začít používat obratem. Žádné dlouhé implementace, za pár minut již aplikace používáte
- Usnadní každodenní administrativu
- Dostanete jednoduchou náhradu šanonů
Digitální kancelář si můžete vyzkoušet zdarma
Nejste si jistí, jestli je to vhodné řešení pro vás? Žádný problém, máte 30 dní na vyzkoušení zdarma a to bez jakýchkoliv závazků.
