Tento článek je určený personalistům a lidem odpovědným za nástup a adaptaci zaměstnanců.
Vysvětlení onboardingu jednoduše lidsky
- Onboarding zaměstnance je proces, který začíná při přijímacím pohovoru a končí tím, že se nový zaměstnanec plně zaběhne a je plně zapojený se do všech činností
Co znamená onboarding zaměstnance pro malé a rostoucí firmy
Bez ohledu na velikost firmy je úspěšné zapracování nového zaměstnance klíčové. Nástup zaměstnance je citlivá událost. Na jeho konci musí být nový člověk připraven plně pracovat a být zapojený se do všech činností. První kroky a dobrá příprava jeho pracovního prostředí a vybavení rozhodují o jeho prvním dojmu z nového zaměstnání. Aptien se vám postará o proces komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem od samotného počátku. Firma potřebuje nástup zaměstnance zvládnout efektivně a s co nejmenším administrativním zatížením všech zúčastněných.
- Firma potřebuje, aby se zaměstnanec rychle začlenil do pracovních procesů, prostředí i týmu a mohl plnohodnotně fungovat
- Musíte zvládnout nejen administrativní úkony, veškeré "papírování", ale také zaškolení, předání pracovních pomůcek a připravenost pracoviště
- Nástup zaměstnance má na starost nejčastěji personalista, který spolupracuje s IT a správci pracovního vybavení
Co všechno musíte při nástupu zaměstnance vyřídit
Nástup zaměstnance (onboarding) a z toho plynoucí řízený proces předávání pracovních pomůcek, seznámení s kolegy, pracovištěm, vyřízení všech formálních náležitostí, papírování a povinností je třeba zvládnou s minimálním administrativním úsilím. Aptien vám pomůže vytvořit přehled všeho, co je třeba připravit, aby mu bylo vše správně předáno a mohl se rychle zapojit do pracovního procesu. Je to pět základních pilířů onboardingu.
- Personální administrativní nastavení (např. smlouvy, evidence, osobní údaje)
- Výkonnostní onboarding (nastavení cílů, rolí, očekávání)
- Orientace a školení (seznámení s firmou, školení na roli, procesy)
- Předání vybavení a nastavení přístupů (technika, přístupy do systémů, karty)
- Sociální a kulturní integrace (seznámení s týmem, hodnotami, firemní kulturou)
Kdo se na nástupu zaměstnance podílí
Nástup není jen záležitostí HR oddělení. Proces nástupu zahrnuje všechny činnosti od chvíle, kdy je rozhodnuto o přijetí uchazeče, až do okamžiku, kdy je pracovník na svém pracovním místě plně adaptovaný. Jde o velmi komplexní proces, jehož součástí není jen personalista, ale je do něj zapojeno také mnoho dalších lidí ve firmě. Celý proces nástupu zahrnuje činnosti, které provádí nejen samotný zaměstnanec a personalista, ale také další lidé ve firmě. Lidé, kteří jsou nejčastěji součástí nástupního procesu jsou:
- Personalista, jeho odpovědností jsou všechny formální náležitosti, dokumentace, pracovní smlouva a další "papírování"
- Office manažer nebo někdo další odpovědný za vydání pracovních pomůcek, klíčů a dalších přístupů do firmy
- IT pracovník, který vydává počítač a zařizuje přístupy do firemních systémů a aplikací
- Přímý nadřízený pracovníka, který jej uvede do pracovního prostředí včetně úvodního pohovoru
Od přijetí po plné zapojení
Proces nástupu zahrnuje všechny činnosti od chvíle, kdy je rozhodnuto o přijetí uchazeče, až do okamžiku, kdy je pracovník na svém pracovním místě plně adaptovaný. Jde o velmi komplexní proces, jehož součástí není jen personalista, ale je do něj zapojeno také mnoho dalších lidí ve firmě.
Proces nástupu zaměstnance se rozděluje na tři základní části:
- přípravu samotného nástupu (pre-onboarding)
- samotný nástup zaměstnance, první den
- adaptace zaměstnance v prvních týdnech a měsících (adaptace, integrace zaměstnance)
Protože jde o velmi komplexní proces, organizace musí velmi dobře zkoordinovat všechny zúčastněné. Je proto důležité mít všechny kroky nástupu naplánované a pod kontrolou.
1. Příprava nástupu zaměstnance (pre-onboarding)
Vše začíná s rozhodnutím o přijetí uchazeče, tedy celý proces nástupu zaměstnance začíná přípravou ještě dlouho předtím, než zaměstnanec nastoupí. Tato část se nazývá pre-boarding a zahrnuje veškerou přípravu samotného nástupu. Příprava nástupu je důležitá proto, aby bylo vše nachystáno včas na první den. Zahrnuje jak přípravu dokumentace, tak přípravu pracovního prostředí. Příprava nástupu zahrnuje vše, co musí být uděláno a připraveno ještě před nástupem zaměstnance, aby jeho první den proběhl hladce.
- Zaslání uvítacího dopisu
- Příprava pracovní smlouvy k podpisu a další personální dokumentace
- Vyřízení formálních náležitostí plynoucích z platné legislativy (mzdový a evidenční list)
- Zavedení zaměstnance do systémů organizace, vytvoření účtů v systémech a aplikacích, zřízení e-mailu a podobně
- Příprava hesel, vstupních karet a klíčů
- Příprava pracovních pomůcek
- Příprava pracovního prostředí a pracoviště
- Informování budoucích spolupracovníků o změně
2. Nástup zaměstnance - první den
První den nástupu nového zaměstnance je klíčový. Vše musí být připraveno tak, aby zaměstnanec dostal vše, co je třeba jak z pohledu administrativy, legislativy, tak z pohledu svého pracovního zařazení a práce. Obvykle tedy první den dojde k předání pracovních pomůcek a seznámení s pracovním prostředím a procesy.
- Podepsání všech potřebných dokumentů
- Seznámení zaměstnance s klíčovými procesy, seznámení předpisy a pravidly ve firmě
- Seznámení zaměstnance s detailní pracovní náplní
- Vydání klíčů, přístupů a oprávnění (hesla, klíče, vstupní karty)
- Vydání pracovního vybavení, nástrojů, ochranných pomůcek a dalších věcí (počítač, pracovní nástroje, ochranné pomůcky)
- Seznámení zaměstnance s pracovištěm
- Nastavení pracovního prostředí a oprávnění
- Zaškolení nebo instruktáž kolem pracovního prostředí, pracovních nástrojů a bezpečnosti práce
- Seznámení zaměstnance se spolupracovníky
- Seznámení zaměstnance s formálními i neformálními zvyklostmi ve firmě, s firemní kulturou
- Seznámení s firemní strategií
3. Adaptace zaměstnance
Adaptace probíhá v prvních dnech, a typicky prvních třech měsících po nástupu zaměstnance. Adaptace se typicky plánuje na první týden, první tři měsíce po nástupu (typicky 7-30-60-90 dní). Podle náročnosti profese může být celková adaptace i delší a prolíná se s osobním rozvojem zaměstnance.
- Absolvování školení vyplývajících z pracovní náplně a povinností
- Seznámení zaměstnance s dalšími procesy, předpisy a pravidly ve firmě
- Adaptace a socializace v novém kolektivu, seznámení s nejbližšími spolupracovníky a nadřízenými
- Seznámení s dalšími kontakty uvnitř nebo vně firmy
- Nastavení cílů osobního rozvoje
Podívejte se jak můžete takový seznam pro nástup zaměstnance nastavit v Aptienu.