Co je nástup zaměstnance?
Nástup zaměstnance (Onboarding zaměstnance) je proces, který začíná přijetím uchazeče a končí tím, že se nový zaměstnanec plně zaběhne a je plně zapojený se do všech činností. Obvykle má tři části:
- Příprava nástupu: od přijetí až po první den v práci
- První den nástupu a první týden
- Prvních 90 dní probíhá zkušební doba, během které je třeba plně začlenit nového pracovníka
S Aptienem snadno nastavíte a automatizujete jednotný nástup zaměstnance: na jednom místě máte úkoly, checklisty, dokumenty a předání vybavení pro každého nového zaměstnance bez ručního hlídání.
Co všechno musí firma pro hladký nástup zaměstnance připravit?
Nástup zaměstnance je třeba zvládnout s minimálním administrativním úsilím. Firma musí připravit vše potřebné a také provést nováčka celým procesem co nejlépe. Co všechno sem patří a co musí firma zvládnout?
- Zajistit jak bude s nováčkem komunikovat, jak od něj převezme informace a jak mu je předá
- Mít v pořádku dokumenty a personální administrativu: např. smlouvy, evidence, osobní údaje
- Připravit a předat pracoviště a pracovní vybavení: pracovní nástroje, vybavení, pomůcky
- Nastavit a předat přístupy a zajistit bezpečnost: karty, klíče, přístupy do systémů
- Zaškolit nového zaměstnance: seznámení s firmou, jejími procesy, pracovní zaškolení na jeho pracovní roli
- Nastavit pracovní cíle: nastavení odpovědnosti, cílů, rolí, očekávání
- Začlenit nového zaměstnance do firmy: Sociální a kulturní integrace, seznámení s týmem, hodnotami, firemní kulturou
Během procesu nástupu musíte ve firmě dobře zkoordinovat všechny zúčastněné odpovědné manažery a oddělení, aby vše proběhlo hladce. Je proto důležité mít všechny kroky nástupu naplánované a pod kontrolou.
Kdo se na nástupu zaměstnance ve firmě podílí?
Pro firmu to není jen seznam úkolů pro jednoho člověka, ale koordinovaný proces napříč celou firmou. Nástup dokonce není jen záležitostí HR oddělení a personalistů. I ve střední firmě to je koordinovaný proces rozdělený podle odpovědnosti. Celý proces nástupu musí zahrnout všechno, co se musí udělat od chvíle, kdy je rozhodnuto o přijetí uchazeče, až do okamžiku, kdy je zaměstnanec plně funguje. Jde o velmi komplexní proces, do nějž je zapojeno mnoho různých lidí ve firmě, tedy nejčastěji:
- Personalista: jeho odpovědností jsou všechny formální náležitosti, dokumentace, pracovní smlouva a další "papírování"
- Office manažer: nebo někdo další odpovědný za vydání pracovních pomůcek, klíčů a dalších přístupů do firmy
- IT pracovník: který vydává počítač a zařizuje přístupy do firemních systémů a aplikací
- Facility manažer: má na starost přípravu pracoviště a pracovního vybavení
- Přímý nadřízený pracovníka, který jej uvede do pracovního prostředí včetně úvodního pohovoru
Jak vypadá nástup z pohledu zaměstnance?
Co se zaměstnanec od vás nedozví, to neví. Co nedostane, to nemá. Je třeba tedy věnovat pozornost tomu, co a jakým způsobem mu sdělíte, jak s ním komunikujete , jakým způsobem mu předáváte informace ai pracovní vybavení naopak jakým způsobem od něj vyžadujete podklady, informace a dokumenty, které vám musí předat.
Co je třeba připravit v jednotlivých fázích nástupu?
1. Příprava nástupu zaměstnance (pre-onboarding)
Vše začíná s rozhodnutím o přijetí uchazeče, tedy celý proces nástupu zaměstnance začíná přípravou ještě dlouho předtím, než zaměstnanec nastoupí. Tato část se nazývá pre-boarding a zahrnuje veškerou přípravu samotného nástupu a zmírnění nejistoty nového uchazeče. Příprava nástupu je důležitá proto, aby bylo vše nachystáno včas na první den. Zahrnuje jak přípravu dokumentace, tak přípravu pracovního prostředí. Příprava nástupu zahrnuje vše, co musí být uděláno a připraveno ještě před nástupem zaměstnance, aby jeho první den proběhl hladce.
- Zaslání uvítacího dopisu
- Zaslání osobního dotazníku
- Příprava pracovní smlouvy k podpisu a další personální dokumentace
- Vyřízení formálních náležitostí plynoucích z platné legislativy (mzdový a evidenční list)
- Zavedení zaměstnance do systémů organizace, vytvoření účtů v systémech a aplikacích, zřízení e-mailu a podobně
- Příprava seznamu směrnic a pracovních postupů
- Příprava hesel, vstupních karet a klíčů
- Příprava pracovních pomůcek
- Příprava pracovního prostředí a pracoviště
- Informování budoucích spolupracovníků o změně
- Podívejte se co zahrnuje příprava nástupu zaměstnance
2. Nástup zaměstnance - první den a týden
První den nástupu nového zaměstnance je klíčový. Rozhoduje o dojmu i produktivitě. Vše musí být připraveno tak, aby zaměstnanec dostal vše, co je třeba jak z pohledu administrativy, legislativy, tak z pohledu svého pracovního zařazení a práce. Obvykle tedy první den dojde k předání pracovních pomůcek a seznámení s pracovním prostředím a procesy.
- Přivítání a orientace, představení firmy a kultury (s formálními i neformálními zvyklostmi ve firmě)
- Představení týmu a buddyho
- Seznámení zaměstnance se spolupracovníky
- Prohlídka pracoviště (nebo ukázka remote setup)
- Seznámení s předpisy a pravidly ve firmě: bezpečnost, docházka, komunikace
- Seznámení zaměstnance s detailní pracovní náplní
- Předání přístupů: vydání klíčů, přístupů, hesel a oprávnění + potvrzení převzetí
- Vydání pracovního vybavení, nástrojů, ochranných pomůcek a dalších věcí (počítač, pracovní nástroje, ochranné pomůcky)
- Zaškolení nebo instruktáž kolem pracovního prostředí, pracovních nástrojů a bezpečnosti práce
- Zprovoznění e-mailu a hlavních nástrojů
- Nastavení hesel a ověření přístupu
- Seznámení s rolí: co je očekáváno, co jsou priority
- Zadání prvního mini-úkolu (např. nastavení profilu, školení, první ticket)
- Krátká kontrola (check-out) na konci dne (co fungovalo / co chybí)
- Podívejte se co zahrnuje první den a týden nového zaměstnance
3. Prvních 90 dní: zkušební doba a začlenění zaměstnance
Začlenění a zkušební doba probíhá v prvních třech měsících po nástupu zaměstnance. Typicky se plánuje po jednotlivých měsících na první 30-60-90 dní. Začlenění nového zaměstnance se postupně prolíná s jeho osobním rozvojem.
- Zácvik do všech pracovních úkonů
- Absolvování školení vyplývajících z pracovní náplně a povinností
- Seznámení zaměstnance se všemi procesy, předpisy a pravidly ve firmě
- Adaptace a socializace v novém kolektivu, tedy začlenění mezi nejbližší spolupracovníky
- Seznámení s dalšími kontakty uvnitř nebo vně firmy
- Nastavení cílů osobního rozvoje
- Hodnotící schůzky (typicky po 7, 30, nebo 90 dnech)
- Podívejte se co zahrnuje prvních 90 dní nového zaměstnance
Proč je zvládnutí onboardingu důležité i pro malé a rostoucí firmy
Bez ohledu na velikost firmy je úspěšné zapracování nového zaměstnance klíčové. Nástup zaměstnance je citlivá událost. První kroky a dobrá příprava jeho pracovního prostředí a vybavení rozhodují o jeho prvním dojmu z nového zaměstnání. Na jeho konci musí být nový člověk připraven plně pracovat a zapojený do všech činností. Firma potřebuje nástup zaměstnance zvládnout efektivně a s co nejmenším administrativním zatížením všech zúčastněných.
- Dojem na nového zaměstnance: Firma chce, aby první dojem zaměstnance byl co nejlepší
- Co nejrychlejší zapojení nového člověka: Firma potřebuje, aby zaměstnanec rychle fungoval samostatně
- Hladký průběh s minimem chyb: Firma chce zvládnout veškeré "papírování", zaškolení, předání pracovních pomůcek i pracoviště s minimem chyb a úsilí
Jak pomůže Aptien s nástupem zaměstnance?
- Podívejte se jak postupovat při nástupu zaměstnance.