Tento článek je určený personalistům a lidem odpovědným za nástup a adaptaci zaměstnanců.
Definice nástupu zaměstnance (onboardingu)
Nástup zaměstnance (nebo také onboarding zaměstnance) je celý proces nástupu nového zaměstnance, který začíná přijímacím pohovorem a končí plnou adaptací zaměstnance na novém pracovním místě.
- cílem je rychlé začlenění zaměstnance do všech pracovních procesů, pracovního prostředí a pracovního týmu
- zahrnuje "papírování", zaškolení a předání pracovních pomůcek a pracoviště
- celý proces nástupu zaměstnance začíná přípravou ještě dlouho předtím, než zaměstnanec nastoupí
- zvládnutí procesu nástupu je pro firmy velmi důležité
Nástup zaměstnance je citlivá událost. První kroky a dobrá příprava jeho pracovního prostředí a vybavení rozhodují o jeho prvním dojmu z nového zaměstnání. Aptien se vám postará o proces komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem od samotného počátku.
Jak postupovat při nástupu zaměstnance
Nástup zaměstnance (onboarding) a z toho plynoucí řízený proces předávání pracovních pomůcek, seznámení s kolegy, pracovištěm, vyřízení všech formálních náležitostí, papírování a povinností je třeba zvládnou s minimálním administrativním úsilím. Aptien vám pomůže vytvořit přehled všeho, co je třeba připravit, aby mu bylo vše správně předáno a mohl se rychle zapojit do pracovního procesu. Zejména:
- Předání pracovních pomůcek
- Předání personálních materiálů a dokumentace
- Vyřízení povinného papírování
- Seznámení pracovníka s pracovními postupy a pravidly
- Zaškolení pracovníka
- Uvedení pracovníka do kolektivu a jeho adaptace v prvních dnech a měsících
Co všechno zahrnuje nástup zaměstnance
Proces nástupu zahrnuje všechny činnosti od chvíle, kdy je rozhodnuto o přijetí uchazeče, až do okamžiku, kdy je pracovník na svém pracovním místě plně adaptovaný. Jde o velmi komplexní proces, jehož součástí není jen personalista, ale je do něj zapojeno také mnoho dalších lidí ve firmě.
Proces nástupu zaměstnance zahrnuje:
- přípravu samotného nástupu (pre-onboarding)
- samotný nástup zaměstnance, první den
- adaptace zaměstnance v prvních týdnech a měsících (adaptace)
Protože jde o velmi komplexní proces, organizace musí velmi dobře zkoordinovat všechny zúčastněné. Je proto důležité mít všechny kroky nástupu naplánované a pod kontrolou.
Co se vše musí při nástupu koordinovat
Proces nástupu zahrnuje všechny činnosti od chvíle, kdy je rozhodnuto o přijetí uchazeče, až do okamžiku, kdy je pracovník na svém pracovním místě plně adaptovaný. Jde o velmi komplexní proces, jehož součástí není jen personalista, ale je do něj zapojeno také mnoho dalších lidí ve firmě.
Nástup není jen záležitostí HR oddělení
Celý proces nástupu zahrnuje činnosti, které provádí nejen samotný zaměstnanec a personalista, ale také další lidé ve firmě. Lidé, kteří jsou nejčastěji součástí nástupního procesu jsou:
- Personalista, jeho odpovědností jsou všechny formální náležitosti, dokumentace, pracovní smlouva a další "papírování"
- Office manažer nebo někdo další odpovědný za vydání pracovních pomůcek, klíčů a dalších přístupů do firmy
- IT pracovník, který vydává počítač a zařizuje přístupy do firemních systémů a aplikací
- Přímý nadřízený pracovníka, který jej uvede do pracovního prostředí včetně úvodního pohovoru
Vše začíná s rozhodnutím o přijetí uchazeče
Je nutné zdůraznit, že celý proces nástupu zaměstnance začíná přípravou ještě dlouho předtím, než zaměstnanec nastoupí. V podstatě začíná ve chvíli, kdy je na základě přijímacího pohovoru rozhodnuto o přijetí zaměstnance. Tato část se nazývá pre-boarding a zahrnuje veškerou přípravu samotného nástupu.
1. Příprava nástupu zaměstnance (pre-onboarding)
Příprava nástupu je důležitá proto, aby bylo vše nachystáno včas na první den. Zahrnuje jak přípravu dokumentace, tak přípravu pracovního prostředí. Příprava nástupu zahrnuje vše, co musí být uděláno a připraveno ještě před nástupem zaměstnance, aby jeho první den proběhl hladce.
- Zaslání uvítacího dopisu
- Příprava pracovní smlouvy k podpisu a další personální dokumentace
- Vyřízení formálních náležitostí plynoucích z platné legislativy (mzdový a evidenční list)
- Zavedení zaměstnance do systémů organizace, vytvoření účtů v systémech a aplikacích, zřízení e-mailu a podobně
- Příprava hesel, vstupních karet a klíčů
- Příprava pracovních pomůcek
- Příprava pracovního prostředí a pracoviště
- Informování budoucích spolupracovníků o změně
2. Nástup zaměstnance - první den
První den nástupu nového zaměstnance je klíčový. Vše musí být připraveno tak, aby zaměstnanec dostal vše, co je třeba jak z pohledu administrativy, legislativy, tak z pohledu svého pracovního zařazení a práce. Obvykle tedy první den dojde k předání pracovních pomůcek a seznámení s pracovním prostředím a procesy.
- Podepsání všech potřebných dokumentů
- Seznámení zaměstnance s klíčovými procesy, seznámení předpisy a pravidly ve firmě
- Seznámení zaměstnance s detailní pracovní náplní
- Vydání klíčů, přístupů a oprávnění (hesla, klíče, vstupní karty)
- Vydání pracovního vybavení, nástrojů, ochranných pomůcek a dalších věcí (počítač, pracovní nástroje, ochranné pomůcky)
- Seznámení zaměstnance s pracovištěm
- Nastavení pracovního prostředí a oprávnění
- Zaškolení nebo instruktáž kolem pracovního prostředí, pracovních nástrojů a bezpečnosti práce
- Seznámení zaměstnance se spolupracovníky
- Seznámení zaměstnance s formálními i neformálními zvyklostmi ve firmě, s firemní kulturou
- Seznámení s firemní strategií
3. Adaptace zaměstnance
Adaptace probíhá v prvních dnech, a typicky prvních třech měsících po nástupu zaměstnance. Adaptace se typicky plánuje na první týden, první tři měsíce po nástupu (typicky 7-30-60-90 dní). Podle náročnosti profese může být celková adaptace i delší a prolíná se s osobním rozvojem zaměstnance.
- Absolvování školení vyplývajících z pracovní náplně a povinností
- Seznámení zaměstnance s dalšími procesy, předpisy a pravidly ve firmě
- Adaptace a socializace v novém kolektivu, seznámení s nejbližšími spolupracovníky a nadřízenými
- Seznámení s dalšími kontakty uvnitř nebo vně firmy
- Nastavení cílů osobního rozvoje
Podívejte se jak můžete takový seznam pro nástup zaměstnance nastavit v Aptienu.