- Onboarding, tedy nástup zaměstnance je proces, který začíná při přijímacím pohovoru a končí tím, že se nový zaměstnanec plně zaběhne a je plně zapojený se do všech činností
- Dělí se na dvě fáze: Ta první - od přijetí po první den v práci - se nazývá pre-boarding a zaměřuje se na přípravu nástupu a zmírnění nejistoty nového uchazeče. Ta druhá pokrývá prvních 90 dní a zaměřuje se na začlenění nového pracovníka do pracovních procesů, týmu i firemní kultury.
- S Aptienem snadno nastavíte jednotný onboarding: úkoly, checklisty, dokumenty a předání vybavení pro každého nového zaměstnance bez ručního hlídání.
Proč je zvládnutí onboardingu důležité i pro malé a rostoucí firmy
Bez ohledu na velikost firmy je úspěšné zapracování nového zaměstnance klíčové. Nástup zaměstnance je citlivá událost. První kroky a dobrá příprava jeho pracovního prostředí a vybavení rozhodují o jeho prvním dojmu z nového zaměstnání. Na jeho konci musí být nový člověk připraven plně pracovat a zapojený do všech činností. Firma potřebuje nástup zaměstnance zvládnout efektivně a s co nejmenším administrativním zatížením všech zúčastněných.
- Dojem na nového zaměstnance: Firma chce, aby první dojem zaměstnance byl co nejlepší
- Co nejrychlejší zapojení nového člověka: Firma potřebuje, aby zaměstnanec rychle fungoval samostatně
- Hladký průběh s minimem chyb: Firma chce zvládnout veškeré "papírování", zaškolení, předání pracovních pomůcek i pracoviště s minimem chyb a úsilí
Co všechno musí firma při nástupu zaměstnance vyřídit
Nástup zaměstnance a z toho plynoucí řízený proces je třeba zvládnout s minimálním administrativním úsilím. Co všechno sem patří a co musí firma zvládnout?
- Mít v pořádku dokumenty a personální administrativu: např. smlouvy, evidence, osobní údaje
- Nastavení pracovní náplně: nastavení odpovědnosti, cílů, rolí, očekávání
- Příprava a předání pracoviště a pracovního vybavení: pracovní nástroje, vybavení, pomůcky
- Nastavení a předání přístupů a zajištění bezpečnosti: technika, přístupy do systémů, karty, klíče
- Školení a orientace nového zaměstnance: seznámení s firmou, jejími procesy, pracovní zaškolení na jeho pracovní roli
- Začlenění nového zaměstnance do firmy: Sociální a kulturní integraci, seznámení s týmem, hodnotami, firemní kulturou
Kdo se na nástupu zaměstnance ve firmě podílí
Nástup není jen záležitostí HR oddělení a personalistů. Celý proces nástupu zahrnuje všechno, co se musí udělat od chvíle, kdy je rozhodnuto o přijetí uchazeče, až do okamžiku, kdy je zaměstnanec na svém pracovním místě plně adaptovaný. Jde o velmi komplexní proces, do nějž je zapojeno mnoho různých lidí ve firmě, tedy nejčastěji:
- Personalista, jeho odpovědností jsou všechny formální náležitosti, dokumentace, pracovní smlouva a další "papírování"
- Office manažer nebo někdo další odpovědný za vydání pracovních pomůcek, klíčů a dalších přístupů do firmy
- IT pracovník, který vydává počítač a zařizuje přístupy do firemních systémů a aplikací
- Facility manažer má na starost přípravu pracoviště a pracovního vybavení
- Přímý nadřízený pracovníka, který jej uvede do pracovního prostředí včetně úvodního pohovoru
Od přijetí po plné zapojení
Proces nástupu zaměstnance se rozděluje na tři základní části:
- přípravu samotného nástupu (pre-onboarding)
- první den samotného nástupu zaměstnance
- adaptace zaměstnance v prvních týdnech a měsících (adaptace, integrace zaměstnance)
Protože jde o velmi komplexní proces, organizace musí velmi dobře zkoordinovat všechny zúčastněné. Je proto důležité mít všechny kroky nástupu naplánované a pod kontrolou.
1. Příprava nástupu zaměstnance (pre-onboarding)
Vše začíná s rozhodnutím o přijetí uchazeče, tedy celý proces nástupu zaměstnance začíná přípravou ještě dlouho předtím, než zaměstnanec nastoupí. Tato část se nazývá pre-boarding a zahrnuje veškerou přípravu samotného nástupu. Příprava nástupu je důležitá proto, aby bylo vše nachystáno včas na první den. Zahrnuje jak přípravu dokumentace, tak přípravu pracovního prostředí. Příprava nástupu zahrnuje vše, co musí být uděláno a připraveno ještě před nástupem zaměstnance, aby jeho první den proběhl hladce.
- Zaslání uvítacího dopisu
- Příprava pracovní smlouvy k podpisu a další personální dokumentace
- Vyřízení formálních náležitostí plynoucích z platné legislativy (mzdový a evidenční list)
- Zavedení zaměstnance do systémů organizace, vytvoření účtů v systémech a aplikacích, zřízení e-mailu a podobně
- Příprava hesel, vstupních karet a klíčů
- Příprava pracovních pomůcek
- Příprava pracovního prostředí a pracoviště
- Informování budoucích spolupracovníků o změně
2. Nástup zaměstnance - první den
První den nástupu nového zaměstnance je klíčový. Rozhoduje o dojmu i produktivitě. Vše musí být připraveno tak, aby zaměstnanec dostal vše, co je třeba jak z pohledu administrativy, legislativy, tak z pohledu svého pracovního zařazení a práce. Obvykle tedy první den dojde k předání pracovních pomůcek a seznámení s pracovním prostředím a procesy.
- Přivítání a orientace, představení firmy a kultury (s formálními i neformálními zvyklostmi ve firmě)
- Představení týmu a buddyho
- Seznámení zaměstnance se spolupracovníky
- Prohlídka pracoviště (nebo ukázka remote setup)
- Seznámení s předpisy a pravidly ve firmě: bezpečnost, docházka, komunikace
- Seznámení zaměstnance s detailní pracovní náplní
- Předání přístupů: vydání klíčů, přístupů, hesel a oprávnění + potvrzení převzetí
- Vydání pracovního vybavení, nástrojů, ochranných pomůcek a dalších věcí (počítač, pracovní nástroje, ochranné pomůcky)
- Zaškolení nebo instruktáž kolem pracovního prostředí, pracovních nástrojů a bezpečnosti práce
- Zprovoznění e-mailu a hlavních nástrojů
- Nastavení hesel a ověření přístupu
- Seznámení s rolí: co je očekáváno, co jsou priority
- Zadání prvního mini-úkolu (např. nastavení profilu, školení, první ticket)
- Krátká kontrola (check-out) na konci dne (co fungovalo / co chybí)
3. Adaptace, integrace a rozvoj zaměstnance (prvních 7-30-60-90 dní)
Začlenění probíhá v prvních třech měsících po nástupu zaměstnance. Typicky se plánuje na první týden (podrobně) a první tři měsíce po nástupu (typicky 7-30-60-90 dní). Podle náročnosti profese může být celková adaptace i delší a prolíná se s osobním rozvojem zaměstnance.
- Zácvik do všech pracovních úkonů
- Absolvování školení vyplývajících z pracovní náplně a povinností
- Seznámení zaměstnance se všemi procesy, předpisy a pravidly ve firmě
- Adaptace a socializace v novém kolektivu, tedy začlenění mezi nejbližší spolupracovníky
- Seznámení s dalšími kontakty uvnitř nebo vně firmy
- Nastavení cílů osobního rozvoje
- Hodnotící schůzky (typicky po 7, 30, nebo 90 dnech)
Podívejte se jak postupovat při nástupu zaměstnance.