Tento článek je určený personalistům a lidem odpovědným za nástup a adaptaci zaměstnanců.
Co znamená self-onboarding
Self onboarding zaměstnance zahrnuje všechny aktivity zaměstnance v rámci nástupu, které může nebo dokonce musí provést nebo potvrdit sám. Self onboarding je možný díky digitalizaci, která nahrazuje tradiční papírové provedení některých nástupních aktivit, které vyžadovaly fyzickou přítomnost nového pracovníka na místě. Řadu činností při nástupu zaměstnance lze digitalizovat, provést on-line a dokonce i vzdáleně.
Všechno, co můžete udělat on-line, dělejte on-line
Self-onboarding konkrétně znamená, že zaměstnanec může sám, prostřednictví HR aplikace a své digitální osobní složky, nahrát něco nahrát nebo potvrdit. že něco přinesl, nebo mu bylo předáno nebo že si sám něco přečetl:
- zadat nebo aktualizovat své osobní informace
- nahrát požadované dokumenty
- potvrdit, že převzal pracovní vybavení nebo pracovní pomůcky
- potvrdit přečtení firemního dokumentu - směrnice, manuálu, příručky pro zaměstnance a podobně
- potvrdit, že mu byly předané informace, znalosti, že absolvoval vstupní školení
Self-onboarding šetří čas, náklady a zvyšuje bezpečnost
Digitalizaci procesu nástupu nejen ušetří mnoho času všem zúčastněným, ale také zlepší spokojenost nových zaměstnanců a vnímání vaší organizace v jejich očích.
Ušetření času lidí v HR, IT a dalších oddělení
Self-onboarding znamená úsporu času všech lidí, kteří se podílejí na přípravě nového nástupu.
- Snížení papírování a administrativní zátěže lidí nejen v HR, ale i dalších odděleních, které mají na starosti přípravu nástupu
- Vyřízení papírování digitální cestou,
- snížení času na komunikaci s uchazečem přes maily - honění termínů a přihlašování
- Eliminace ručního podepisování, "papírování", a následného skladování papírů v šanonech
Šetření času nového zaměstnance
- Nemusí nikam cestovat, může vyřídit on-line, vzdáleně
- Rychlé začlenění zaměstnance do všech pracovních procesů, pracovního prostředí a pracovního týmu
Zvýšení bezpečnosti předávaných informací
- Sdílení místo posílání - je mnohem bezpečnější
- Při self onboardingu zaměstnanec přímo nahrává informace do zabezpečené HR aplikace
- Informace a dokumenty nikde neputují ani nejsou uložené mimo HR systém
- Na rozdíl zasílání informací mailem, který není z principu bezpečný, nevíte jak dlouho jsou osobní informace v mailu uchovány
Kde a jak využijete self-onboarding
Všechno, co můžete udělat on-line , dělejte on-line. Začněte od přijetí uchazeče. Je možné na využít čas do samotného nástupu a vyřešit mnoho papírování vzdáleně.
1. Self-onboarding v průběhu přípravy nástupu zaměstnance (self-pre-boarding)
Jakmile je rozhodnuto o přijetí uchazeče, využijte on-line přípravu, která vám později ušetří mnoho času a úsilí. Připravte uchazeče na jeho budoucí nástup co nejdříve. Odlišíte se od konkurence a nový zaměstnanec bude připravený od prvního okamžiku. Nejen první týden, ale celý jeho první týden tím může být významně usnadněný. Digitalizujte veškeré papírování, vše, co lze udělat vzdáleně udelejte online.
- Zaměstnanec nahraje podklady pro přípravu pracovní smlouvy a dalších dokumentů a formálních náležitostí plynoucích z platné legislativy (mzdový a evidenční list)
- Může rovnou do své osobní složky nahrát osobní informace, jako jsou číslo občanského průkazu, fotografie na služební průkaz, Číslo zdravotní pojišťovny, Číslo účtu, Certifikáty odborných zkoušek a další
- Firma mu nasdílí pracovní smlouvu a jiné dokumenty ke kontrole
- Zaslání další personální dokumentace ke kontrole
- Zaměstnanec se ještě před nástupem seznámí s klíčovými dokumenty, směrnicemi a pravidly ve firmě
2. Self-onboarding první den a první týden
Na první den ve firmě je už pracovník díky předchozímu samostudiu připravený, a tak může proběhnout hladce, než kdyby to byl jeho první kontakt s firemními zvyklostmi. První den zpravidla dochází k předávání pracoviště a pracovního vybavení a tak může nový zaměstnanec potvrdit jejich převzetí nebo také absolvování školení na pracovišti
- Potvrzení převzetí pracovního vybavení - nemusí nosit papírky, vybavení, nástrojů, ochranných pomůcek a dalších věcí (počítač, pracovní nástroje, ochranné pomůcky)
- Potvrzení seznámení s pracovištěm - on-job, on-site
- Potvrzení převzetí přístupů a oprávnění (hesla, klíče, vstupní karty)
- Potvrzení vstupní instruktáže a školení na pracovišti
3. Self-onboarding v průběhu Adaptace zaměstnance
Také v průběhu adaptace , která probíhá od nástupu prvních 90 dní (typicky 7-30-60-90 dní) lze využít prvky self-onboardingu i měsíce po nástupu .
- Potvrzení dalších absolvovaných školení školení vyplývajících z pracovní náplně a povinností
- Potvrzení seznámení s podrobnými pracovními postupy
- Potvrzení nastavení cílů osobního rozvoje
Podívejte se jak můžete takový seznam pro nástup zaměstnance nastavit v Aptienu.
Jak vám Aptien pomůže při self-onboardingu zaměstnance
V rámci celého nástupu zaměstnance je celá řada aktivit, které může zaměstnanec sám provést nebo potvrdit. Patří sem všechny činnosti od chvíle, kdy je rozhodnuto o přijetí uchazeče, až do fáze plné adaptace na novém pracovním místě. Co můžete udělat dogotálně online, udělejte on-line. Co self-onboarding zaměstnance nejčastěji zahrnuje a kde pomáhá:
- přečtení směrnic, prostudování manuálů
- nahrání osobních dokumentů a úprava osobních údajů přímo ve formuláři
- potvrzení převzetí dokumentů
- potvrzení zaškolení, orientace v pracovním prostředí
- potvrzení převzetí pracovního vybavení