Tento článek je určený pro personalisty.
Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy práce personalisty, abyste zde mohli rychle sami pracovat i aktivně komunikovat s vašimi zaměstnanci. Abyste věděli, co všechno můžete v našem personálním systému dělat, kde vám pomůže, kde jsou jeho limity s co vám usnadní:
- Automatizaci nástupu zaměstnance
- Automatizaci plánování školení
- Plány rozvoje zaměstnanců
- Aktualizaci zaměstnaneckých dat
- Žádosti a oznámení zaměstnavateli
- Automatizace odchodu zaměstnance
- Hlídání různých personálních termínů a událostí
- Účast lidí na školeních
- Přehled vydaných ochranných pracovních prostředků
Jak budete jako personalista v Aptienu pracovat?
Aptien vám pomůže bezpečně udržovat personální informace a administrativu, automatizovat procesy a udržet aktivní vztah s vašimi zaměstnanci. Vy budete pracovat zejména s personálními evidencemi, to jsou takové vaše elektronické šanony. Do nich máte přístup vy jako personalista. Protože obsahují citlivé informace, ostatní zaměstnanci sem nemají přístup.
Váš pracovní základní prostor personalisty tvoří (agendy personalisty)
- Evidence zaměstnanců – zde povedete veškeré informace o zaměstnancích včetně pracovních smluv a budete zde plánovat osobní rozvoj a školení vašich zaměstnanců
- Evidence uchazečů – evidence uchazečů, souhrn informací, i pohovory s uchazeči o práci ve vaší firmě
- Volná pracovní místa - je evidence pro tvorbu nových a volných pracovních míst a pracovních náplní
- V organizéru termínů školení vedete všechna školení a vzdělávací akce, které organizujete
- Nastavení organizace, katalog pracovních pozic, pracovních náplní a požadavků pracovních pozic
Vaše úkoly a denní aktivity
- Přehled všech svých úkolů
- Upozornění
- Poznámky
- a dalších aktivit, které jako uživatel Aptienu děláte nebo souvisí s aktivitami ostatních uživatelů a vás se týkají. Upozornění mohou přicházet také automaticky ze systému – jakmile si nastavíte nějaké hlídače, nebo se blíží termín úkolu, který máte splnit, tak vás systém na to upozorní.
Vaše firma
- Firemní nástěnka je ideální místo pro sdílení a komunikaci napříč celou firmou. Informace na nástěnce jsou snadno dostupné všem lidem ve firmě. Je to mnohem lepší, než posílat e-maily na všechny lidi ve firmě.
- Adresář všech zaměstnanců, kde si každý z lidí ve firmě může snadno najít kontakt na další své kolegy.
Jak začít používat personalistiku
TIP: Mějte s vašimi zaměstnanci aktivní vztah
- Aptien vám také umožní udržovat aktivní vztah s vašimi zaměstnanci a to díky intranetu a zaměstnaneckému portálu.
- Získáte obousměrnou komunikaci mezi vámi vašimi pracovníky, kterou budete mít pod kontrolou a neztratíte se v emailovém pingpongu.
- Každý zaměstnanec vidí pouze své osobní údaje v samoobsluze zaměstnaneckého portálu, kde může také aktualizovat své osobní informace a usnadnit tak komunikaci s vámi.
TIP: Přizpůsobte si informace o zaměstnancích, pokud potřebujete
- Aptien vám nabízí základní šablony založené na našich osvědčených postupech.
- Každá firma je však trochu jiná a Aptien je na to připraven. Informace si můžete sami přizpůsobit.
Jak budete v Aptien pracovat a komunikovat
Komunikace s ostatními pracovníky ve firmě probíhá podobně jako v e-mailu. Všechny zprávy a diskuse od vašich kolegů a všechna upozornění od systému se vám budou scházet na jednom místě v záložce upozornění, kde vám nemohou zapadnout, ztratit se, ani spadnout do spamu.
Komunikace s kolegy
- Velká část vaší komunikace se bude odehrávat v úkolech, kde budete komunikovat se svými kolegy a řešit pracovní úkoly pomocí diskusí.
- Důležitý bude i kalendář, kde uvidíte všechny svoje události a zápisy. Pokud budete potřebovat, aby za vás Aptien hlídal důležité termíny nebo úkoly, nastavíte si na to hlídače.
Komunikace se zaměstnanci
- S vašimi zaměstnanci, budete komunikovat pomocí sdílených informací na nástěnce
- Zaměstnanci mají také k dispozici svojí složku a samoobsluhu
- Pomocí HR helpdesku mohou vznášet dotazy a zadávat požadavky
Jaké personální procesy vám Aptien usnadní a automatizuje
Níže Vám představíme procesy, které Vám Aptien pomůže automatizovat a zpřehlednit.
Automatizace nástupu zaměstnance
- Nástup nového zaměstnance je jeden z procesů, který častým úkolem personalistů, u které lze jejich práci zjednodušit díky automatizaci.
- Při nástupu je potřeba naplánovat, koordinovat a vyřešit mnoho činností. Od přípravy dokumentace až po vydání pracovních pomůcek.
- Podívejte se jak na to v článku Jak postupovat při nástupu zaměstnance
Automatizace plánování školení
- Plánování a potvrzování účastni na školení, zejména pokud se jedná o pravidelná a povinná školení zabere hodně času. Díky Aptien ušetříte mnoho času díky plánování, sledování a potvrzování školení zaměstnanců.
- Více informací se dozvíte v článku Plány školení zaměstnanců
Plány rozvoje zaměstnanců
- Stejně jako nástup zaměstnance nebo plány školení můžete v kartě zaměstnance vést i plán rozvoje
- Rozvojové aktivity můžete naplánovat a následně potvrzovat jejich provedení.
Aktualizace zaměstnaneckých dat
- Pomůžeme vám zjednodušit aktualizaci zaměstnaneckých informací
- Zaměstnanci můžete v samoobsluze povolit změnu určitých údajů
- Zaměstnanec Vám pomocí žádosti může poslat informaci o změně jakékoli informace, kterou o něm vedete, do žádanky Vám může přiložit i dokument, pokud není nutné, aby tento dokument byl uložený v nějaké osobní složce.
Žádosti a oznámení zaměstnavateli
- Zaměstnanec Vám může zasílat různé typy žádostí a zpráv
- Žádost o dovolenou, žádost o pracovní vybavení, den volna nebo návštěva lékaře, to jsou nejčastější situace, které ve firmách nastávají.
- Pomocí žádanek lze všechny žádosti automatizovat, odejdou vždy tomu správnému člověku.
Automatizace odchodu zaměstnance
- Vytvoříte si plán činností, které je potřeba vykonat při odchodu zaměstnance.
- Jako personalista můžete přidělit úkoly i ajtíkům - například odebrat přístupové údaje, převzít předaný majetek
- Díky kartě zaměstnance při odchodu přehledně vidíte, jaký majetek a povinnosti má k sobě přiřazený a tak je jednodušše můžete zkontrolovat a odebrat.
- Automatickým checklistem při odchodu zaměstnance se vám nestane, že na něco zapomenete a zpřehlední se celý proces.
- Jak plán vytvořit se dozvíte v článku Jak vytvořit plán odchodu zaměstnance
Hlídání různých personálních termínů a událostí
- Nastavte si hlídání nejrůznějších termínů, jako jsou konce platnosti pracovních smluv, dodatků, začátky a konce zastupování, je to u nás hračka.
- Vše za vás pohlídají naši hlídači, které si nastavíte přesně podle svých potřeb.
- Hlídače si nastavuje uživatel podle svých potřeb a může své hlídače sdílet s jednotlivými kolegy.
- Pokud potřebujete, hlídače mohou Vám nebo vašim kolegům automaticky vytvářet úkoly ke splnění
Účast lidí na školeních
- V mnoha firmách řešíte intenzivní vzdělávání, školení a certifikace svých zaměstnanců. Potřebujete mít přehled, kdo se jakého školení účastnil.
- Proces zajistíte pomocí dvou evidencí, se kterými jsme se již seznámili. Propojíte informace z evidence zaměstnanců a Katalog školení.
- Pokud organizujete školení, založíte si nové školení v evidenci Katalog školení, zde si můžete zadávat úkoly k jeho organizaci a hlavně si propojit přihlášené účastníky s tímto školením. Informace se propíše i na osobní kartu zaměstnance
Přehled vydaných ochranných pracovních prostředků
- U každého zaměstnance můžete mít evidované ochranné pomůcky, které dostal při nástupu nebo během zaměstnání.
- V systému můžete evidovat i historii, tedy jak často pracovník vyžaduje nové prostředky (např. rukavice)
- U každé pomůcky můžete vidět seznam zaměstnanců, kteří mají pomůcku přiřazenou.
Popis pracovní náplně
- Popsat pracovní náplň není jednoduché. Potřebujete k tomu vytvořit seznam činností nebo procesů, které má daný pracovník na konkrétním pracovním místě vykonávat.
- Popis pracovní náplně vytvoříte v popisu Pracovní pozice. Máte zde možnost buď popsat náplň pouhým textem, nebo tento text doplnit o seznam procesů a činností, které máte popsané ve svém katalogu procesů.
- Pokud jej máte ve firmě vytvořený, tak jděte do nastavení Pracovní pozice a zde v bloku Pracovní náplň jednoduše vytvoříte propojení na Katalog procesů.
Popis procesů
- Katalog procesů slouží nejen jako zdroj pro vytváření popisu pracovníc pozic ale samozřejmě jako evidence všech procesů ve vaší firmě
- Katalog také můžete používat pro vytváření nových procesů, které můžete následně využít pro vytvoření směrnice
Organigram (organizační struktura)
- který umožňuje graficky zobrazit vaše organizační schéma
Katalog požadavků na práci
- navržený tak, aby vytvořil všechny různé požadavky, které potřebujete sledovat a spravovat pro každou pozici
Co je Aptien?
Aptien je vše-v-jednom personální platforma pro malé a střední firmy. Spojuje spolupráci, komunikaci, firemní evidence a intranet do jednoho jednoduchého a flexibilního systému. Nahradí roztříštěné nástroje a tabulky v Excelu, papírky na stole a přetékající e-maily. Všechno máte přehledně na jednom místě.
Víc než jen personální systém
- Aptien není jen HR systém. Je to vaše digitální spisovna, firemní intranet i pracovní stůl pro každého zaměstnance.
- Umožní vám spravovat zaměstnance, projekty, majetek, smlouvy i úkoly – a všechny informace jsou navzájem propojené a dohledatelné.
Jednoduchá spolupráce
- Představte si firemní nástěnku a pracovní stůl, zkombinované s nástrojem pro řízení projektů, úkolů a majetku.
- Lidé sdílí novinky, spolupracují a mají vždy přístup k potřebným informacím – podobně jako na sociálních sítích, ale uzpůsobené pro byznys.
Proč personalisté volí Aptien?
- Na rozdíl od tradičních, neflexibilních aplikací je Aptien přizpůsobitelný a flexibilní. Přizpůsobí se způsobu práce vaší firmy a propojí každodenní úkoly s firemní evidencí. Poznámky, dokumenty i úkoly máte vždy po ruce – už žádný chaos v papírech nebo ztracené informace.
Stručně řečeno: Aptien dává vaší firmě jedno místo pro komunikaci, spolupráci a každodenní práci.