Tento článek je určený pro personalisty.
Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy práce personalisty, abyste zde mohli rychle sami pracovat i aktivně komunikovat s vašimi zaměstnanci. Abyste věděli, co všechno můžete v našem personálním systému dělat, kde vám pomůže, kde jsou jeho limity s co vám usnadní:
- vedení personálních informací a dokumentace kolem vašich pracovníků
- řízení a koordinace nástupu (onboarding) a výstupu zaměstnanců (offboarding)
- plánování a rozvoj zaměstnanců
- organizování školení
- řízení aktivního vztahu se zaměstnanci - aktivní a přímá komunikace se zaměstnanci
- vedení informací a dokumentace kolem uchazečů o práci
- vedení informací kolem pracovních pozic a pracovních náplní a požadavků na pracovní pozice
- vedení organizační struktury formou organigramu
Aptien není mzdový systém, nepomůže vám tedy se zpracováním mezd a mzdovou agendou. Navíc nějaký určitě máte, umíme se na ně napojit a získat z něj seznam zaměstnanců.
Jak budete jako personalista v Aptienu pracovat?
Aptien vám pomůže bezpečně udržovat personální informace a administrativu, automatizovat procesy a udržet aktivní vztah s vašimi zaměstnanci. Vy budete pracovat zejména s personálními evidencemi, to jsou takové vaše elektronické šanony. Do nich máte přístup vy jako personalista. Protože obsahují citlivé informace, ostatní zaměstnanci sem nemají přístup. Váš základní pracovní prostor personalisty tvoří:
- Evidence zaměstnanců – zde povedete veškeré informace o zaměstnancích včetně pracovních smluv a budete zde plánovat osobní rozvoj a školení vašich zaměstnanců
- Uchazeči – evidence uchazečů, souhrn informací, pohovory s uchazeči o práci ve vaší firmě
- Volná pracovní místa - je evidence pro tvorbu nových a volných pracovních míst a pracovních náplní
- Katalog školení, kde vedete všechna školení a vzdělávacích akce, které organizujete nebo nabízíte pro své zaměstnance
- Nastavení organizace, katalog pracovních pozic, pracovních náplní a požadavků pracovních pozic
Mějte s vašimi zaměstnanci aktivní vztah
Aptien vám také umožní udržovat aktivní vztah s vašimi zaměstnanci a to díky intranetu a zaměstnaneckému portálu. Získáte obousměrnou komunikaci mezi vámi vašimi pracovníky, kterou budete mít pod kontrolou a neztratíte se v emailovém pingpongu.
Každý zaměstnanec vidí pouze své osobní údaje v samoobsluze zaměstnaneckého portálu, kde může také aktualizovat své osobní informace a usnadnit tak komunikaci s vámi.
Kde co najdete? Seznamte se se svým pracovním prostorem
Váš pracovní prostor personalisty
- V něm najdete všechny důležité evidence pro vedení personální agendy.
- Kromě toho můžete mít přístup také k dalším evidencím, podle toho, jak Aptien ve firmě používáte například pracovní pomůcky, seznam benefitů a podobně.
Jak to vypadá se dozvíte v článku: Domovská stránka uživatele
Vaše úkoly a denní aktivity
Všechno důležité najdete v levém menu. Tady najdete:
- Přehled všech svých úkolů
- Upozornění
- Poznámky
- a dalších aktivit, které jako uživatel Aptienu děláte nebo souvisí s aktivitami ostatních uživatelů a vás se týkají. Upozornění mohou přicházet také automaticky ze systému – jakmile si nastavíte nějaké hlídače, nebo se blíží termín úkolu, který máte splnit, tak vás systém na to upozorní.
Vaše firma
- Firemní nástěnka je ideální místo pro sdílení a komunikaci napříč celou firmou. Informace na nástěnce jsou snadno dostupné všem lidem ve firmě. Je to mnohem lepší, než posílat e-maily na všechny lidi ve firmě.
- Adresář všech zaměstnanců, kde si každý z lidí ve firmě může snadno najít kontakt na další své kolegy.
Jak a kde povedete základní personální informace
Informace o vašich zaměstnancích najdete a povedete v evidenci zaměstnanců. Pro každého zaměstnance vedete údaje na osobní kartě zaměstnance, kde máte všechny jeho základní informace, tedy osobní a kontaktní údaje, pracovní vybavení, finanční ohodnocení, vývoj mzdy, jeho benefity, vzdělávání, totožnost nebo informace ke zdraví a další související informace, které potřebujete vést u svých zaměstnanců. Máte zde také údaje důležité pro jejich nástup, život ve firmě i k ukončení pracovního poměru. Součástí je i popis pracovní náplně nebo jeho pracovní zařazení. Najdete zde:
- Kontaktní údaje zaměstnanců
- Osobní údaje včetně bydliště, pojišťoven a další potřebné informace pro mzdové účetní jako je zdravotní pojišťovna nebo číslo účtu pro zasílání mzdy
- Informace o pracovní náplni, její popis a další informace o pracovním zařazení
- Pracovní vybavení zaměstnance, kde vedete, co má pracovník vydáno
- Informace ke mzdě, odměňování a pracovní smlouvě,
- Informace o kvalifikaci, dosaženém vzdělání a dosavadní kariéře
- Údaje o zdravotním stavu, zdravotních prohlídkách a pracovním omezení zaměstnance
- Údaje o totožnosti zaměstnance
- Záznamy o lékařských prohlídkách
- Pracovní smlouva
- Výplatní pásky
- Osobní certifikáty a diplomy
Přizpůsobte si informace o zaměstnancích, pokud potřebujete
- Aptien vám nabízí základní šablonu dat založenou na našich osvědčených postupech. Každá firma je však trochu jiná a Aptien je na to připraven. Informace si můžete sami přizpůsobit.
Jak budete v systému pracovat a komunikovat
Komunikace s ostatními pracovníky ve firmě probíhá podobně jako v e-mailu. Všechny zprávy a diskuse od vašich kolegů a všechna upozornění od systému se vám budou scházet na jednom místě v záložce upozornění, kde vám nemohou zapadnout, ztratit se, ani spadnout do spamu.
- Velká část vaší komunikace se bude odehrávat v úkolech, kde budete komunikovat se svými kolegy a řešit pracovní úkoly pomocí diskusí. Důležitý bude i kalendář, kde uvidíte všechny svoje události a zápisy. Pokud budete potřebovat, aby za vás Aptien hlídal důležité termíny nebo úkoly, nastavíte si na to hlídače.
- S vašimi zaměstnanci, kteří používají intranet, budete komunikovat pomocí zpráv a pomocí sdílených informací na nástěnce
Jaké personální procesy vám Aptien usnadní a automatizuje
Níže Vám představíme procesy, které Vám Aptien pomůže automatizovat a zpřehlednit.
Automatizace nástupu zaměstnance
- Nástup nového zaměstnance je jeden z procesů, který častým úkolem personalistů, u které lze jejich práci zjednodušit díky automatizaci.
- Při nástupu je potřeba naplánovat, koordinovat a vyřešit mnoho činností. Od přípravy dokumentace až po vydání pracovních pomůcek.
- Podívejte se jak na to v článku Jak postupovat při nástupu zaměstnance
Automatizace plánování školení
- Plánování a potvrzování účastni na školení, zejména pokud se jedná o pravidelná a povinná školení zabere hodně času. Díky Aptien ušetříte mnoho času díky plánování, sledování a potvrzování školení zaměstnanců.
- Více informací se dozvíte v článku Plány školení zaměstnanců
Plány rozvoje zaměstnanců
- Stejně jako nástup zaměstnance nebo plány školení můžete v kartě zaměstnance vést i plán rozvoje
- Rozvojové aktivity můžete naplánovat a následně potvrzovat jejich provedení.
Aktualizace zaměstnaneckých dat
- Pomůžeme vám zjednodušit aktualizaci zaměstnaneckých informací
- Zaměstnanci můžete v samoobsluze povolit změnu určitých údajů
- Zaměstnanec Vám pomocí žádosti může poslat informaci o změně jakékoli informace, kterou o něm vedete, do žádanky Vám může přiložit i dokument, pokud není nutné, aby tento dokument byl uložený v nějaké osobní složce.
Žádosti a oznámení zaměstnavateli
- Zaměstnanec Vám může zasílat různé typy žádostí a zpráv
- Žádost o dovolenou, žádost o pracovní vybavení, den volna nebo návštěva lékaře, to jsou nejčastější situace, které ve firmách nastávají.
- Pomocí žádanek lze všechny žádosti automatizovat, odejdou vždy tomu správnému člověku.
Automatizace odchodu zaměstnance
- Vytvoříte si plán činností, které je potřeba vykonat při odchodu zaměstnance.
- Jako personalista můžete přidělit úkoly i ajtíkům - například odebrat přístupové údaje, převzít předaný majetek
- Díky kartě zaměstnance při odchodu přehledně vidíte, jaký majetek a povinnosti má k sobě přiřazený a tak je jednodušše můžete zkontrolovat a odebrat.
- Automatickým checklistem při odchodu zaměstnance se vám nestane, že na něco zapomenete a zpřehlední se celý proces.
- Jak plán vytvořit se dozvíte v článku Jak vytvořit plán odchodu zaměstnance
Hlídání různých personálních termínů a událostí
- Nastavte si hlídání nejrůznějších termínů, jako jsou konce platnosti pracovních smluv, dodatků, začátky a konce zastupování, je to u nás hračka.
- Vše za vás pohlídají naši hlídači, které si nastavíte přesně podle svých potřeb.
- Hlídače si nastavuje uživatel podle svých potřeb a může své hlídače sdílet s jednotlivými kolegy.
- Pokud potřebujete, hlídače mohou Vám nebo vašim kolegům automaticky vytvářet úkoly ke splnění
Účast lidí na školeních
- V mnoha firmách řešíte intenzivní vzdělávání, školení a certifikace svých zaměstnanců. Potřebujete mít přehled, kdo se jakého školení účastnil.
- Proces zajistíte pomocí dvou evidencí, se kterými jsme se již seznámili. Propojíte informace z evidence zaměstnanců a Katalog školení.
- Pokud organizujete školení, založíte si nové školení v evidenci Katalog školení, zde si můžete zadávat úkoly k jeho organizaci a hlavně si propojit přihlášené účastníky s tímto školením. Informace se propíše i na osobní kartu zaměstnance
Přehled vydaných ochranných pracovních prostředků
- U každého zaměstnance můžete mít evidované ochranné pomůcky, které dostal při nástupu nebo během zaměstnání.
- V systému můžete evidovat i historii, tedy jak často pracovník vyžaduje nové prostředky (např. rukavice)
- U každé pomůcky můžete vidět seznam zaměstnanců, kteří mají pomůcku přiřazenou.
Popis pracovní náplně
- Popsat pracovní náplň není jednoduché. Potřebujete k tomu vytvořit seznam činností nebo procesů, které má daný pracovník na konkrétním pracovním místě vykonávat.
- Popis pracovní náplně vytvoříte v popisu Pracovní pozice. Máte zde možnost buď popsat náplň pouhým textem, nebo tento text doplnit o seznam procesů a činností, které máte popsané ve svém katalogu procesů.
- Pokud jej máte ve firmě vytvořený, tak jděte do nastavení Pracovní pozice a zde v bloku Pracovní náplň jednoduše vytvoříte propojení na Katalog procesů.
Popis procesů
- Katalog procesů slouží nejen jako zdroj pro vytváření popisu pracovníc pozic ale samozřejmě jako evidence všech procesů ve vaší firmě
- Katalog také můžete používat pro vytváření nových procesů, které můžete následně využít pro vytvoření směrnice
Organigram (organizační struktura)
- který umožňuje graficky zobrazit vaše organizační schéma
Katalog požadavků na práci
- navržený tak, aby vytvořil všechny různé požadavky, které potřebujete sledovat a spravovat pro každou pozici
Jak začít používat personalistiku
Co je Aptien?
Je to aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, vedení různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Není to jen personální systém, ale je to taková elektronická kartotéka nad rámec běžné personalistiky. Aptien je také firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat, firemní nástěnka i pracovní stůl pro lidi v kancelářích. Něco, jako byste spojili facebook se softwarem pro řízení zakázek, projektů, smluv nebo majetku. Informace z různých oblastí jsou propojené a dohledatelné z jedné jediné aplikace.
Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný, přizpůsobivý, a navíc dokáže propojit evidence, ve kterých se odehrává plnění vašich každodenních úkolů. Umožní připojovat poznámky a další informace, abyste je již nemuseli psát na různá lepítka a papírky. To vše v jednom příjemném prostředí.