První kroky personalisty

Datum poslední aktualizace: 02. 07. 2021

Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy práce personalisty, abyste mohli rychle sami pracovat i spolupracovat s ostatními. Abyste věděli, co v systému možné je a co není. Co a jak můžete dělat. Kde vám pomůže, co vám usnadní a kde jsou jeho limity. 

Aptien vám pomůže vést personální informace, ale není to mzdový systém – nepomůže vám tedy se zpracováním mezd a mzdovou agendou. Umožňuje vedení personální dokumentace kolem lidí, usnadní jejich nástup, komunikaci s nimi a život ve firmě.

Co je Aptien?

Je to aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, vedení různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Není to jen personální systém, ale je to taková elektronická kartotéka nad rámec běžné personalistiky. Aptien je také firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat, firemní nástěnka i pracovní stůl pro lidi v kancelářích. Něco, jako byste spojili facebook se softwarem pro řízení zakázek, projektů, smluv nebo majetku. Informace z různých oblastí jsou propojené a dohledatelné z jedné jediné aplikace.

Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný, přizpůsobivý, a navíc dokáže propojit evidence, ve kterých se odehrává plnění vašich každodenních úkolů. Umožní připojovat poznámky a další informace, abyste je již nemuseli psát na různá lepítka a papírky. To vše v jednom příjemném prostředí.

Jak budete jako personalista v Aptienu pracovat?

Aptien vám pomůže bezpečně a dlouhodobě udržovat personální informace, ale také pomůže komunikovat uvnitř firmy s jednotlivými zaměstnanci a jim s vámi. V samoobsluze každý z nich uvidí své osobní informace a vybrané z nich může aktualizovat. Vy se o tom samozřejmě vždy dozvíte

Vy jako člověk odpovědný za personalistiku budete pracovat zejména s personálními evidencemi. Váš pracovní prostor budou ale kromě nich tvořit také další evidence, ve kterých sdílíte informace napříč firmou. 

Do personálních evidencí máte přístup vy jako personalista a nejvyšší vedení firmy. Protože obsahují citlivé informace, ostatní zaměstnanci sem nemají přístup. Základem personální práce jsou tyto tři evidence.

  • Zaměstnanci – zde jsou vedeny všechny informace o zaměstnancích.
  • Pracovní smlouvy – zde jsou uložené pracovní smlouvy vašich zaměstnanců.
  • Uchazeči – souhrn  informací a komunikace uchazečů o práci ve vaší firmě.

Každý zaměstnanec vidí jen své vybrané údaje v osobní samoobsluze, kde může také aktualizovat své osobní informace a usnadnit tak komunikaci s vámi.

Kromě základních personálních evidencí máte k dispozici ještě další evidence, které můžete podle potřeb vaší firmy využít.

  • Pracovní pozice – zde vedete přehled pracovních pozic ve vaší firmě a informací k nim,
  • Organigram (organizační struktura) – který umožňuje graficky zobrazit vaše organizační schéma,
  • Katalog požadavků pracovních pozic – je určen pro vytváření všemožných požadavků, které potřebujete k jednotlivým pracovním pozicím a lidem sledovat a řídit,
  • Termíny školení – evidence konkrétních školení, která se odehrávají uvnitř firmy, nebo která objednáváte pro vaše zaměstnance. Jsou zde školení, kterých se vaši lidé účastní a vy budete mít přehled o jejich účasti.

Další sdílené evidence, které jako personalista vidíte a můžete využít, jsou:

  • Majetek – slouží k vedení seznamu majetku, který zaměstnanci mohou využívat. Tato evidence je obvykle sdílená s dalšími lidmi ve firmě. Pracovníci odpovědní za majetek zde udržují seznam majetku.  Konkrétní kus majetku je pak přiřazen konkrétnímu pracovníkovi. Zde tedy firma vede seznam majetku (například pracovních pomůcek) který lze následně propojit s evidencí pracovníků, kteří jsou za něj odpovědní nebo jej mají vydaný. 
  • Firmy – další sdílená evidence, kde si vedete své dodavatele personálních služeb či školení. Tato evidence je obvykle sdílená s dalšími lidmi ve firmě,
  • Kontakty – další sdílená evidence, kde vede vaše firma kontakty, které jsou třeba sdílet napříč firmou. Je to celofiremní adresář kontaktů.
  • Popis procesů – je další sdílená evidence, která vám pomůže ve firmě popisovat, řídit nebo zlepšovat procesy. Každý proces zde můžete popsat, připojovat k němu náměty na zlepšení a co je pro vás podstatné – uvedený seznam využívat následně v popisech pracovní náplně

Kde – co najdete? Seznamte se se svým pracovním prostorem

Všechno důležité najdete v levém menu, přes které se dostanete prakticky do všeho, co ke své práci potřebujete. Nahoře vidíte barevné záložky – to je seznam evidencí, které máte k dispozici pro svou práci. Jsou to ty, které vidíte jako personalista.

Váš pracovní prostor personalisty

Zde najdete všechny důležité evidence pro vedení personální agendy. Evidence jsou vaše elektronické šanony, kde máte uložené informace o zaměstnancích, kandidátech, pracovních smlouvách, školeních nebo třeba majetku.

Vaše úkoly a denní aktivity

Tady najdete přehled všech svých úkolů, upozornění, poznámek a dalších aktivit, které jako uživatel v systému děláte vy nebo souvisí s aktivitami ostatních uživatelů a vás se týkají. Upozornění mohou přicházet také automaticky ze systému – jakmile si nastavíte nějaké hlídače, nebo se blíží termín úkolu, který máte splnit, tak vás systém na to upozorní.

Všechny zprávy a upozornění se vám scházejí v INBOXU. V něm najdete veškeré zprávy od ostatních uživatelů nebo upozornění a další informace, které vám pošle systém. V úkolech uvidíte všechny úkoly, které máte na starosti vy a také úkoly, kde jste v kopii jako sledující

Vaše firma

Firemní nástěnka je ideální místo pro informace sdílené a komunikované napříč celou firmou. Informace na nástěnce jsou snadno dostupné všem lidem ve firmě. Je to mnohem lepší, než posílat e-maily na všechny lidi ve firmě. Kromě nástěnky je zde také adresář všech zaměstnanců, kde si každý z lidí ve firmě může snadno najít kontakt na další své kolegy. Funguje podobně jako velmi jednoduchý vnitrofiremní facebook. V přehledu zaměstnanců máte možnost vidět své kolegy a kontakty na ně.

Komunikace a chat s kolegy

Úplně vpravo pak vidíte ostatní uživatele, své kolegy ve firmě, kteří pracují v Aptienu společně s vámi. S každým z nich můžete komunikovat pomocí chatu.

Jak a kde povedete základní personální informace

Základem vaší práce personalisty budou agendy a informace kolem zaměstnanců, pracovních smluv a uchazečů.  
Evidence zaměstnanců, osobní karta zaměstnance a všechny potřebné dokumenty.

Informace o vašich zaměstnancích najdete a povedete v evidenci Zaměstnanci. Pro každého z nich vedete údaje na osobní kartě zaměstnance, kde jsou všechny jeho základní informace, tedy osobní a kontaktní údaje, pracovní vybavení, finanční ohodnocení, vývoj mzdy, jeho benefity, vzdělávání, totožnost nebo informace ke zdraví a další související informace, které potřebujete vést u svých zaměstnanců. Máte zde také údaje důležité pro jejich nástup, život ve firmě i k ukončení pracovního poměru. Součástí je i popis pracovní náplně nebo jeho pracovní zařazení. Najde zde:

  • Kontaktní údaje zaměstnanců
  • Osobní údaje včetně bydliště, pojišťoven a další potřebné informace pro mzdové účetní jako je zdravotní pojišťovna nebo  číslo účtu pro zasílání mzdy
  • Informace o pracovní náplni, její popis a další informace o pracovním zařazení
  • Pracovní vybavení zaměstnance, kde vedete, co má pracovník vydáno,
  • Informace ke mzdě, odměňování a pracovní smlouvě, můžete připojit pracovní smlouvu, její přílohy a dodatky
  • Informace o kvalifikaci, dosaženém vzdělání a dosavadní kariéře
  • Údaje o zdravotním stavu, zdravotních prohlídkách a pracovním omezení zaměstnance
  • Údaje o totožnosti zaměstnance
  • Záznamy o lékařských prohlídkách
  • Další osobní dokumenty

Jak budete v systému pracovat a komunikovat

Komunikace s ostatními pracovníky ve firmě probíhá podobně jako v e-mailu. Všechny zprávy a diskuse od vašich kolegů a všechna upozornění od systému se vám budou scházet na jednom místě v inboxu, kde vám nemohou zapadnout, ztratit se, ani spadnout do spamu.

Naprostá většina vaší komunikace se bude odehrávat v úkolech, kde pomocí diskusí budete komunikovat se svými kolegy a řešit pracovní úkoly. Důležitý bude i kalendář, kde uvidíte všechny svoje události a zápisy. Pokud budete potřebovat, aby za vás Aptien hlídal důležité termíny nebo úkoly, nastavíte si na to hlídače.

V systému tedy uvidíte jak informace, které se týkají pouze vás (úkoly, upozornění a podobně), tak také informace, které vyplývají z vaší práce personalisty.

Jaké personální procesy vám systém usnadní

Hlídání různých personálních termínů a událostí

Hlídání nejrůznějších termínů, jako jsou termíny lékařských prohlídek, konce platnosti pracovních smluv, dodatků, začátky a konce zastupování nebo termíny povinných školení, je u nás hračka. To vše za vás pohlídají naši hlídači, které si nastavíte přesně podle svých potřeb.

Pojďme si to ukázat, jak to funguje při ohlídání termínu konce zkušební doby. Jděte do karty zaměstnance. Rozklikněte si informace „Pracovní smlouva a mzda“, kde najdete pole „Konec zkušební doby“, na konci řádky je ikona hlídacího psa. Klikněte na ni a nastavte si nové hlídání.

  1. Zadejte název – například Hlídám konec zkušební doby
  2. Kdy upozorním - zde vyberte Podle hodnoty detailu, vyberte „Nastane za počet dní“ a do pole zadejte, kolik dní předem chcete být upozorněni
  3. Kde hlídám - vyberte na všech záznamech (tím bude systém hlídat na všech zaměstnancích)

Tím máte nastavené hlídání konce zkušební doby na všech záznamech.

Aktualizace osobních dat zaměstnanců a žádosti o změny

Zaměstnanci mohou prostřednictvím samoobsluhy aktualizovat své osobní a kontaktní údaje, aniž by vám na personální museli nosit papírky nebo posílat maily. Určitě to znáte. Jakmile zaměstnanec udělá změnu, systém vás na to automaticky upozorní a vy můžete informace zkontrolovat a v případě nejasností pracovníka zkontaktovat nebo informace upřesnit či předat dále.

Pokud to situace nebo vaše procesy vyžadují, pracovníci mohou prostřednictvím Aptienu podávat žádosti, které vám nikde nezapadnou.

Všechny zprávy, upozornění nebo žádosti uvidíte ve svém INBOXu.

Tím se zjednoduší personální agenda a komunikace mezi pracovníky a firmou. Oceníte to zejména v těch firmách, které mají pobočky nebo pracoviště rozmístěné ve více lokalitách.

Popis pracovní náplně

Popsat pracovní náplň není jednoduché. Potřebujete k tomu, vytvořit seznam činností nebo procesů, které má daný pracovník na konkrétním pracovním místě vykonávat.

Popis pracovní náplně vytvoříte v popisu Pracovní pozice. Máte zde možnost buď popsat náplň pouhým textem, nebo tento text doplnit o seznam procesů a činností, které máte popsané ve svém katalogu procesů.

Pokud jej máte ve firmě vytvořený, tak jděte do nastavení Pracovní pozice a zde v bloku Pracovní náplň jednoduše vytvoříte propojení na Katalog procesů.

Účast lidí na školeních

V mnoha firmách řešíte intenzivní vzdělávání, školení a certifikace svých zaměstnanců. Potřebujete mít přehled, kdo se jakého školení účastnil. Tento proces zajistíte pomocí dvou evidencí, se kterými jsme se již seznámili. Propojíte informace z evidence zaměstnanců a Termínů školení.

Když objednáte nebo uspořádáte nějaké školení – je jedno, jestli se jedná o školení interní nebo školení externí, jestli jde o školení placené nebo zdarma – tak školení založíte do Evidence termínů školení – zadáte jeho základní informace, místo a termín školení a v seznamu účastníků vyberete, kdo se školení účastnil. Systém automaticky propojí informaci se zúčastněnými zaměstnanci a vy budete mít přehled, kdo a kdy se jakého školení účastnil.