Tento článek je určený personalistům.
Plány školení pro pracovní pozice i pro jednotlivé zaměstnance
Ve střední firmě už není praktické vytvářet plán školení pro každého zaměstnance zvlášť (i když vám to Aptien také umožní), ale vytváříte jej pro jednotlivé pracovní pozice (role). Je to pro vás obrovským vysvobozením. Místo toho, abyste plánovali školení pro 150 konkrétních jmen, naplánuje ho pro 15 pozic (např. Skladník, Obchodník, Účetní). Když nastoupí nový člověk, jednoduše se mu „připne“ balíček školení platný pro jeho pozici. Školení společné pro všechny zaměstnance
Jak fungují plány školení?
- Vytvoříte seznam školení jako checklist pro jednotlivé pracovní pozice nebo zaměstnance
- Pro konkrétní zaměstnance pak naplánujete konkrétní termíny jednotlivých školení, ty budou automaticky hlídat a zasílat upozornění
- Dostanete upozornění na blížící se nebo prošvihlý termín
- Potvrdíte splnění školení
Jak vytvořit plán školení
Ve střední firmě už není praktické vytvářet plán školení pro každého zaměstnance zvlášť. V Aptienu proto existují dva způsoby, jak plány školení založit – buď hromadně pro pracovní pozice či celou firmu, nebo individuálně pro konkrétního člověka.
1. Hromadný plán pro pozici nebo celou firmu (v nastavení)
Pokud vytváříte šablonu, která se má automaticky aplikovat na celou skupinu lidí (a novým zaměstnancům se při nástupu přiřadí sama), postupujte takto:
- Přejděte do Nastavení modulu Zaměstnanci.
- Otevřete záložku Plány aktivit.
- Klikněte na tlačítko pro vytvoření nové aktivity.
- Zadejte Název aktivity (např. Vstupní BOZP, Odborné školení pro skladníky).
- Zvolte, zda jde o jednorázovou nebo periodickou (opakovanou) aktivitu.
- Vyberte rozsah:
- Pro pracovní pozici: Školení se automaticky propíše všem stávajícím i budoucím lidem na vybrané pozici (např. Skladník nebo Účetní).
- Pro všechny zaměstnance: Použijte pro celofiremní povinnosti, které musí splnit úplně každý bez výjimky. - Záznam uložte.
2. Individuální plán pro konkrétního zaměstnance (z jeho karty)
Pokud potřebujete naplánovat specifické, jednorázové školení nebo rozvojový krok na míru jen pro jednoho konkrétního člověka (například individuální certifikát nebo specializovaný kurz):
- Otevřete evidenci Zaměstnanci a vyberte konkrétního člověka.
- Na jeho osobní kartě přejděte do záložky „Plány aktivit“.
- Klikněte na tlačítko „Vytvořit aktivitu“.
- Vyplňte název, parametry a nastavte, že aktivita platí pouze pro tuto položku (konkrétního zaměstnance).
- Aktivitu uložte.
Jaké máte možnosti pro plánování školení
V Aptienu si můžete nastavit frekvenci a typ školení přesně podle vašich firemních potřeb. Na výběr máte tyto možnosti:
- Jednorázové školení: Využijete typicky pro vstupní školení (např. při nástupu nového zaměstnance) nebo jednorázové kurzy.
- Periodické (opakované) školení: Systém za vás hlídá pravidelné intervaly (např. školení BOZP každé 2 roky nebo řidiči referentských vozidel). Jakmile se blíží termín, Aptien automaticky upozorní nadřízeného i zaměstnance, takže odpadá nutnost sledovat termíny v excelových tabulkách.
Jak naplánovat konkrétní termíny pro zaměstnance
Jakmile máte vytvořenou šablonu školení (buď pro pozici, nebo individuálně), je potřeba u konkrétního člověka nastavit první termín:
- Otevřete kartu daného zaměstnance.
- Přejděte do sekce jeho plánů aktivit.
- Nastavte počáteční datum – tedy den, kdy má školení proběhnout, od kterého začíná platit, nebo od kterého má systém spustit hlídání periodických intervalů.
Co všechno plány školení zaměstnanců umožní
- Automatické hlídání termínů: Konec prošvihnutých certifikací a hlídání v excelu – systém hlídá opakování za vás.
- Přehledný roční plán: Na jednom místě vidíte vzdělávací aktivity pro jednotlivce i celé týmy.
- Potvrzování absolvování: Po proběhnutí kurzu jednoduše potvrdíte splnění, čímž se automaticky posune termín příštího opakování.
- Vytváření individuálních vzdělávacích plánů
Pokud již máte založené plány školení pro všechny zaměstnance nebo pro danou pracovní pozici, na kartě zaměstnance uvidíte všechna relevantní školení.