Jak vytvářet a udržovat pracovní pozice?

Správu pracovních pozic může dělat pouze uživatel s oprávněním.

V Aptienu si vytvoříte katalog pracovních pozic a snadno k nim následně přiřadíte zaměstnance. U každé pracovní pozice máte na jednom místě všechny důležité informace, jako jsou pracovní náplně, potřebná školení, související směrnice a pracovní postupy, požadovaná kvalifikace nebo zdravotní způsobilost. Díky tomu snadno standardizujete zaškolování a nástup nových zaměstnanců, zajistíte dodržování všech předpisů a celkově si udržíte pořádek.

Jak přehledně spravovat pracovní pozice? Využijte katalog pracovních pozic

Katalog pracovních pozic je ideální pro firmy, které mají jasně definované pracovní role a potřebují k nim přehledně přiřazovat své zaměstnance. Může jít například o pozice jako Office manager, Účetní, Jeřábník. Na jedné pozici může pracovat více zaměstnanců a stejně tak jeden zaměstnanec může být přiřazený na více pozic / rolí ve firmě.

• Zde nové pracovní pozice snadno vytváříte a spravujete.
• Zde upravujete detaily pozice, popis pracovní náplně a požadavky.

Jak vytvářet katalog pracovních pozic?

Jako personalista vidíte "Nastavení organizace" ve svém hlavním menu.

1. Přejděte do "Nastavení organizace"
2. Vyberte záložku "Pracovní pozice"
3. Kliknutím na "Přidat novou pracovní pozici" přidáte další pracovní pozici
4. Kliknutím na pracovní pozici její profil upravíte
5. Tímto způsobem vám vznikne katalog pracovních pozic

Jaké informace vedete v profilu pracovní pozice?

Základní informace o pracovní pozici

Na této záložce zadáte především název pracovní pozice, který je povinný.

1. Zadejte Název pracovní pozice
2. Zadejte základní stručný popis pracovní pozice
3. Zadejte mzdové podmínky pracovní pozice
4. Zadejte další informace pracovní pozici podle své potřeby

Přiřazení zaměstnanci 

Zde najdete seznam zaměstnanců, kteří na pracovní pozici pracují. 

Organizační zařazení

Na této záložce můžete zařadit pracovní pozici do organizační jednotky. Organizační zařazení a umístění popisuje zařazení v organizační struktuře nebo lokalitě vaší organizace.

1. Zadejte organizační jednotku, do které daná pracovní pozice patří
2. Zadejte nadřízenou pracovní pozici
3. Zadejte zastupující pracovní pozici
4. Zadejte podle potřeby další informace o pracovním místě

Pracovní náplň, odpovědnosti a pravomoci

Na této záložce zadáváte pracovní náplň dané pracovní pozice, její odpovědnosti a pravomoci.

1. Popište pracovní náplň dané pracovní pozice
2. Zadejte odpovědnosti dané pracovní pozice
3. Zadejte pravomoci dané pracovní pozice
4. Pokud máte popsané směrnice nebo procesy, zadejte, kterými z nich se musí pracovní pozice řídit

Požadavky na kvalifikaci a způsobilost

Zde zadáváte všechny požadavky na vzdělání, kvalifikaci, certifikace, způsobilost a dovednosti, které pracovní pozice vyžaduje. Kvalifikační předpoklady pro výkon pracovníka na daném pracovním místě.

1. Do pole "Požadavky na vzdělání" doplňte požadavky na potřebnou dosaženou úroveň vzdělání
2. Do pole "Požadavky na kvalifikaci" doplňte požadavky na potřebnou další kvalifikaci nebo školení 
3. Do pole "Požadavky na dovednosti" doplňte, jaké dovednosti daná pracovní pozice vyžaduje
4. Do pole "Požadavky na praxi" doplňte, jakou zkušenost nebo délku praxe dané pracovní pozice vyžaduje 
5. Do pole Další požadavky doplňte podle potřeby další požadavky, které jsou nad rámec předchozích požadavků
6. Vyberte požadavky z katalogu požadavků pracovních pozic, pokud jej vedete (TBD)

Fyzické předpoklady

1. Doplňte požadavky na fyzické předpoklady a zdravotní způsobilost nebo fyzickou náročnost
2. Do pole požadavky za zdravotní způsobilost doplňte, speciální požadavky, které pozice vyžaduje z pohledu zdravotních předpokladů
3. Vyberte požadavky z katalogu požadavků pracovních pozic, pokud jej vedete (TBD)

Požadavky na vybavení, nástroje a zdroje

V této záložce zadáváte požadavky na vybavení, nástroje, pomůcky, OOPP nebo systémy, které pracovní pozice vyžaduje, tedy seznam toho, čím musí být pracovník vybaven, co potřebuje k výkonu své práce. Požadavky zadáváte textově nebo z katalogu požadavků pracovních pozic. 

1. Do pole pracovní pomůcky a vybavení zadejte textově požadavky na pracovní vybavení, které daná pracovní pozice vyžaduje
2. Požadavky na pracovní pozici můžete také zadat z katalogu požadavků na pracovní pozice
3. Vyberte požadavky z katalogu požadavků pracovních pozic, pokud jej vedete

Pracovní prostředí a rizika

V této záložce zadáváte možná zdravotní nebo jiná rizika, která jsou spojena s danou pracovní pozicí. Zdravotní a bezpečnostní rizika obsahují popis rizik spojených s výkonem práce

1. Do pole bezpečnostní rizika pracovní pozice vyplňte možná rizika spojená s výkonem práce na dané pracovní pozici
2. Do pole zdravotní rizika pracovní pozice vyplňte všechna možná zdravotní rizika spojená s výkonem práce na dané pracovní pozici
3. Do pole další rizika doplňte případná další rizika spojená s výkonem práce na dané pracovní pozici

Povinné směrnice a dokumenty 

• V této záložce zadáváte všechny směrnice, pracovní postupy a další dokumenty, které musí zaměstnanec na dané pracovní pozici znát 
• Vyberte dokumenty z katalogu požadavků pracovních pozic, pokud jej vedete (TBD)

Povinná školení

• V této záložce zadáváte všechna školení, které musí zaměstnanec na dané pracovní pozici absolvovat
• Vyberte požadavky z katalogu požadavků pracovních pozic, pokud jej vedete (TBD)

Checklisty pro manažery

• V této záložce jsou všechny aktivity a konkrétní úkoly, které musí manažer vykonat nebo potvrdit
• Pro nástup zaměstnance: co je potřeba udělat a naplánovat během prvních dnů nového zaměstnance.
• Check-list pro nástup zaměstnance vám pomůže zajistit, aby nový kolega dostal vše potřebné – od pracovního vybavení po školení – a jeho onboarding proběhl hladce
• Checklist pro odchod zaměstnance: všechny aktivity a konkrétní úkoly, které je potřeba udělat a naplánovat při ukončení pracovního poměru
• Pomáhá nezapomenout na vrácení vybavení, zrušení přístupů a splnění všech administrativních povinností.
• Checklisty a Plán školení obsahuje seznam školení a aktivit rozvoje: V této záložce zadáváte veškerá školení a vzdělávací aktivity, které musí zaměstnanec na dané pracovní pozici absolvovat 

Jak mazat a archivovat pracovní pozice

Mazání pracovních pozic je limitované tak, aby nemohlo dojít ke smazání pracovní pozice, která je nějakým způsobem již použitá. 

• Lze smazat pracovní pozice, které nejsou nikde použité (například nemají vazbu na zaměstnance) 
• Pracovní pozice, které jsou již někde použité lze pouze archivovat (z důvodů zachování historie).

Jak smazat nebo archivovat pracovní pozice

1. Pomocí ikony popelnice pozici smažete
2. Pomocí ikony krabice pracovní pozici archivujete. To znamená, že se již dále nebude nabízet pro nové pracovníky. Dokud budete mít přiřazené pracovníky, bude fungovat.