Jak vytvářet a udržovat pracovní pozice?

V Aptienu můžete vytvořit seznam pracovních pozic a přiřadit je zaměstnancům. Každá pozice může obsahovat popisy pracovní náplně, požadavky na školení, kvalifikaci nebo zdravotní způsobilost. To vám umožní standardizovat zaškolení, zajistit dodržování předpisů a udržet si pořádek.

Jak udržovat seznam pracovních pozic? Pomocí katalogu pracovních pozic

Katalog pracovních pozic je určený pro firmy, které mají svoje pracovní pozice standardizované a přiřazují k nim jednotlivé pracovníky. Pracovní pozice jsou například Office manager, Účetní, Jeřábník. Ke každé pracovní pozici můžete přiřadit jednoho nebo více pracovníků, a každý pracovník může být přiřazený více pracovním pozicím.

• Zde pracovní pozice vytváříte a zakládáte
• Zde pracovní pozice upravujete a tvoříte zde popis pracovní náplně, specifikaci a popis pracovní pozice
• Zde provádíte jejich archivaci

Jak vytvářet katalog pracovních pozic?

Jako personalista vidíte "Nastavení organizace" ve svém hlavním menu.

1. Přejděte do "Nastavení organizace"
2. Vyberte záložku "Pracovní pozice"
3. Kliknutím na "Přidat novou pracovní pozici" přidáte další pracovní pozici
4. Kliknutím na pracovní pozici ji upravíte
5. Tímto způsobem vám vznikne katalog pracovních pozic

Jaká pole obsahuje každá pracovní pozice?

Základní nastavení pracovní pozice

Na této záložce zadáte především název pracovní pozice, který je povinný.

1. Povinné: Zadejte Název pracovní pozice
2. Základní krátký, stručný popis pracovní pozice
3. Zadejte další informace pracovní pozici podle své potřeby

Organizační zařazení

Údaje zde nejsou povinné. Na této záložce můžete zařadit pracovní pozici do organizační jednotky. Organizační zařazení a umístění popisuje zařazení v organizační struktuře nebo lokalitě vaší organizace. Údaje zde nejsou povinné.

1. Zadejte organizační jednotku, do které daná pracovní pozice patří
2. Zadejte nadřízenou pracovní pozici
3. Zadejte zastující pracovní pozici
4. Zadejte podle potřeby další informace o pracovním místě

Pracovní náplň

Na této záložce zadáváte pracovní náplň dané pracovní pozice. Údje zde nejsou povinné.

1. Popište pracovní náplň dané pracovní pozice
2. Zadejte odpovědnosti dané pracovní pozice
3. Pokud máte popsané směrnice nebo procesy, zadejte, kterými z nich se musí pracovní pozice řídit

Kvalifikace a způsobilost

Zde zadáváte všechny požadavky na vzdělání kvalifikaci dané pracovní pozice. Kvalifikace  a způsobilost popisuje předpoklady pro výkon pracovníka na daném pracovním místě

1. Do pole Požadavky na vzdělání a kvalifikaci doplňte veškeré požadavky, které daná pracovní pozice vyžaduje z pohledu vzdělání, tréningu a podobně.
2. Do pole Požadavky na dovednosti doplňte, jaké dovednosti daná pracovní pozice vyžaduje
3. Do pole požadavky na praxi doplňte, jakou zkušenost nebo délku praxe dané pracovní pozice vyžaduje 
4. Do pole Požadavky za zdravotní způsobilost doplňte, speciální požadavky, které pozice vyžaduje z pohledu zdravotních předpokladů
5. Do pole Další požadavky doplňte podle potřeby další požadavky, které jsou nad rámec předchozích požadavků

Požadavky na pracovní pozici

V této záložce zadáváte další požadavky, které pracovní pozice vyžaduje. Zejména požadavky na pracovní vybavení a pomůcky. Požadavky zadáváte textově nebo z katalogu požadavků pracovních pozic. Další požadavky a vybavení obsahují seznam toho, čím musí být pracovník vybaven, co potřebuje k výkonu své práce. 

1. Do pole mzdové podmínky zadejte požadavky na plat nebo mzdy nebo k poznámku ke způsobu odměňování na dané pracovní pozici
2. Do pole pracovní pomůcky zadejte textově požadavky na pracovní vybavení, které daná pracovní pozice vyžaduje
3. Požadavky na pracovní pozici můžete také zadat z katalogu požadavků na pracovní pozice

Bezpečnostní a zdravotní rizika

V této záložce zadáváte možná zdravotní nebo jiná rizika, která jsou spojena s danou pracovní pozicí. Zdravotní a bezpečnostní rizika obsahují popis rizik spojených s výkonem práce

1. Do pole bezpečnostní rizika pracovní pozice vyplňte možná rizika spojená s výkonem práce na dané pracovní pozici
2. Do pole Zdravotní rizika pracovní pozice vyplňte všechna možná zdravotní rizika spojená s výkonem práce na dané pracovní pozici
3. Do pol další rizika doplňte případná další rizika spojená s výkonem práce na dané pracovní pozici

Onboarding Check-list: Seznam pro nástup zaměstnance (BETA)

• V této záložce zadáváte všechny aktivity a konkrétní úkoly, které je potřeba udělat a naplánovat během prvních dnů nového zaměstnance.
• Check-list pro nástup zaměstnance vám pomůže zajistit, aby nový kolega dostal vše potřebné – od pracovního vybavení po školení – a jeho onboarding proběhl hladce

Offboarding checklist: Seznam pro odchod zaměstnance (BETA)

• V této záložce zadáváte všechny aktivity a konkrétní úkoly, které je potřeba udělat a naplánovat při ukončení pracovního poměru
• Pomáhá nezapomenout na vrácení vybavení, zrušení přístupů a splnění všech administrativních povinností.

Plán školení: Seznam školení a aktivit rozvoje (BETA)

• V této záložce zadáváte veškerá školení a vzdělávací aktivity, které musí zaměstnanec na dané pracovní pozici absolvovat 

Pracovní vybavení (BETA)

• V této záložce zadáváte pracovní vybavení, které má zaměstnanec dostat 

Pracovní pomůcky, OOPP (BETA)

• této záložce zadáváte pracovní pomůcky a OOPP, které má zaměstnanec na dané pracovní pozici  

Mazání a archivace pracovních pozic

Mazání pracovních pozic je limitované tak, aby nemohlo dojít ke smazání pracovní pozice, která je nějakým způsobem již použitá. 

• Lze smazat pracovní pozice, které nejsou nikde použité (například nemají vazbu na zaměstnance) 
• Pracovní pozice, které jsou již někde použité lze pouze archivovat (z důvodů zachování historie).

Jak smazat nebo archivovat pracovní pozice

1. Pomocí ikony popelnice pozici smažete
2. Pomocí ikony krabice pracovní pozici archivujete. To znamená, že se již dále nebude nabízet pro nové pracovníky. Dokud budete mít přiřazené pracovníky, bude fungovat.