Jak vytvářet a udržovat pracovní pozice?

Správu pracovních pozic může dělat pouze uživatel s oprávněním.

V Aptienu si vytvoříte přehled všech pracovních pozic a snadno k nim přiřadíte zaměstnance. U každé pracovní pozice máte na jednom místě všechny důležité informace, jako jsou pracovní náplně, potřebná školení, související směrnice a pracovní postupy, požadovaná kvalifikace nebo zdravotní způsobilost. Díky tomu snadno standardizujete zaškolování a nástup nových zaměstnanců, zajistíte dodržování všech předpisů a celkově si udržíte pořádek.

Jak efektivně spravovat pracovní pozice? Využijte katalog pracovních pozic

Katalog pracovních pozic je ideální pro firmy, které mají jasně definované pracovní role a potřebují k nim přehledně přiřazovat své zaměstnance. Může jít například o pozice jako Office manager, Účetní, Jeřábník. Na jedné pozici může pracovat více zaměstnanců a stejně tak jeden zaměstnanec může být přiřazený k více různým pozicím.

• Zde nové pracovní pozice snadno vytváříte a spravujete.
• Zde upravujete detaily pozice, popis pracovní náplně a požadavky.
• Zde můžete pozice archivovat, pokud už nejsou aktivní.

Jak vytvářet katalog pracovních pozic?

Jako personalista vidíte "Nastavení organizace" ve svém hlavním menu.

1. Přejděte do "Nastavení organizace"
2. Vyberte záložku "Pracovní pozice"
3. Kliknutím na "Přidat novou pracovní pozici" přidáte další pracovní pozici
4. Kliknutím na pracovní pozici ji upravíte
5. Tímto způsobem vám vznikne katalog pracovních pozic

Jaké informace vedete v profilu pracovní pozice?

Základní informace o pracovní pozici

Na této záložce zadáte především název pracovní pozice, který je povinný.

1. Zadejte Název pracovní pozice
2. Zadejte základní stručný popis pracovní pozice
3. Zadejte mzdové podmínky pracovní pozice
4. Zadejte další informace pracovní pozici podle své potřeby

Přiřazení zaměstnanci 

1. Zde najdete seznam zaměstnanců, kteří na pracovní pozici pracují

Organizační zařazení

Na této záložce můžete zařadit pracovní pozici do organizační jednotky. Organizační zařazení a umístění popisuje zařazení v organizační struktuře nebo lokalitě vaší organizace.

1. Zadejte organizační jednotku, do které daná pracovní pozice patří
2. Zadejte nadřízenou pracovní pozici
3. Zadejte zastupující pracovní pozici
4. Zadejte podle potřeby další informace o pracovním místě

Pracovní náplň, odpovědnosti a pravomoci

Na této záložce zadáváte pracovní náplň dané pracovní pozice, její odpovědnosti a pravomoci.

1. Popište pracovní náplň dané pracovní pozice
2. Zadejte odpovědnosti dané pracovní pozice
3. Zadejte pravomoci dané pracovní pozice
4. Pokud máte popsané směrnice nebo procesy, zadejte, kterými z nich se musí pracovní pozice řídit

Kvalifikace, způsobilost, dovednosti a certifikace

Zde zadáváte všechny požadavky na vzdělání a kvalifikaci dané pracovní pozice. Kvalifikace  a způsobilost popisuje předpoklady pro výkon pracovníka na daném pracovním místě.

1. Do pole Požadavky na vzdělání doplňte požadavky na potřebnou dosaženou úroveň vzdělání
2. Do pole Požadavky na kvalifikaci doplňte požadavky na potřebnou další kvalifikaci nebo školení 
3. Do pole Požadavky na dovednosti doplňte, jaké dovednosti daná pracovní pozice vyžaduje
4. Do pole požadavky na praxi doplňte, jakou zkušenost nebo délku praxe dané pracovní pozice vyžaduje 
5. Do pole Další požadavky doplňte podle potřeby další požadavky, které jsou nad rámec předchozích požadavků
6. Vyberte požadavky z katalogu požadavků pracovních pozic, pokud jej vedete

Fyzické předpoklady

1. Doplňte požadavky na fyzické předpoklady a zdravotní způsobilost nebo fyzickou náročnost
2. Do pole požadavky za zdravotní způsobilost doplňte, speciální požadavky, které pozice vyžaduje z pohledu zdravotních předpokladů

Pracovní prostředí a rizika

V této záložce zadáváte možná zdravotní nebo jiná rizika, která jsou spojena s danou pracovní pozicí. Zdravotní a bezpečnostní rizika obsahují popis rizik spojených s výkonem práce

1. Do pole bezpečnostní rizika pracovní pozice vyplňte možná rizika spojená s výkonem práce na dané pracovní pozici
2. Do pole zdravotní rizika pracovní pozice vyplňte všechna možná zdravotní rizika spojená s výkonem práce na dané pracovní pozici
3. Do pole další rizika doplňte případná další rizika spojená s výkonem práce na dané pracovní pozici

Vybavení, nástoje a zdroje

V této záložce zadáváte požadavky na vybavení, nástroje, pomůcky, OOPP nebo systémy, které pracovní pozice vyžaduje, tedy seznam toho, čím musí být pracovník vybaven, co potřebuje k výkonu své práce. Požadavky zadáváte textově nebo z katalogu požadavků pracovních pozic. 

1. Do pole pracovní pomůcky a vybavení zadejte textově požadavky na pracovní vybavení, které daná pracovní pozice vyžaduje
2. Požadavky na pracovní pozici můžete také zadat z katalogu požadavků na pracovní pozice
3. Vyberte požadavky z katalogu požadavků pracovních pozic, pokud jej vedete

Povinné směrnice a dokumenty 

• V této záložce zadáváte všechny směrnice, pracovní postupy a další dokumenty, které musí zaměstnanec na dané pracovní pozici znát (textově)
• Vyberte dokumenty z katalogu požadavků pracovních pozic, pokud jej vedete

Povinná školení

• V této záložce zadáváte všechna školení, které musí zaměstnanec na dané pracovní pozici absolvovat
• Vyberte požadavky z katalogu požadavků pracovních pozic, pokud jej vedete

Dokumenty

• V této vidíte nebo zadáváte všechny dokumenty, u kterých musí zaměstnanci potvrdit seznámení nebo které vidí na portálu směrnic 

Checklisty 

• V této záložce jsou všechny aktivity a konkrétní úkoly, které musí manažer vykonat nebo potvrdit
• Pro nástup zaměstnance: co je potřeba udělat a naplánovat během prvních dnů nového zaměstnance.
• Check-list pro nástup zaměstnance vám pomůže zajistit, aby nový kolega dostal vše potřebné – od pracovního vybavení po školení – a jeho onboarding proběhl hladce
• Checklist pro odchod zaměstnance: všechny aktivity a konkrétní úkoly, které je potřeba udělat a naplánovat při ukončení pracovního poměru
• Pomáhá nezapomenout na vrácení vybavení, zrušení přístupů a splnění všech administrativních povinností.
• Checklisty a Plán školení obsahuje seznam školení a aktivit rozvoje: V této záložce zadáváte veškerá školení a vzdělávací aktivity, které musí zaměstnanec na dané pracovní pozici absolvovat 

Jak mazat a archivovat pracovní pozice

Mazání pracovních pozic je limitované tak, aby nemohlo dojít ke smazání pracovní pozice, která je nějakým způsobem již použitá. 

• Lze smazat pracovní pozice, které nejsou nikde použité (například nemají vazbu na zaměstnance) 
• Pracovní pozice, které jsou již někde použité lze pouze archivovat (z důvodů zachování historie).

Jak smazat nebo archivovat pracovní pozice

1. Pomocí ikony popelnice pozici smažete
2. Pomocí ikony krabice pracovní pozici archivujete. To znamená, že se již dále nebude nabízet pro nové pracovníky. Dokud budete mít přiřazené pracovníky, bude fungovat.