Tento článek je určený pro personalisty.
Jak popsat pracovní náplň?
Pracovní náplň musí sloužit k tomu, aby pracovník jasně věděl, co jsou jeho povinnosti, odpovědnosti a pravomoci. Pracovní náplň musí být tedy jasná a srozumitelná. V praxi se nejčastěji používá kombinace textového popisu společně k výčtem činností a procesů strukturovaně v bodech. Organizace, které mají své procesy popsané, mají výhodu, protože pracovní náplň sestavují z jednotlivých procesů.
- Slovní popis pracovní náplně je základem. Pracovní náplň popíšete slovně pomocí souvislého textu, ve kterém vyjmenujete všechny její náležitosti
- Strukturovaný popis pracovní náplně, ve kterém uvedete v bodech výčet činností, procesů a odpovědností
- Pro strukturovaný popis využijete katalog procesů a činností
Jak vytvořit popis pracovní náplně
Jako personalista vidíte "Nastavení organizace" ve svém hlavním menu. V něm vyberete záložku "Pracovní pozice".
- Kliknutím na konkrétní pozici vyberte pozici kde chcete vytvořit pracovní náplň
- Vyberte záložku "Pracovní náplň"
- Pracovní náplň popište buď pomocí textu nebo pomocí procesů, které vyberete z katalogu procesů
Zásady pro popis pracovní náplně
Z popisu pracovní náplně by mělo být jasné, co daný člověk musí vykonávat - jaké činnosti, procesy nebo jinak popsané výstupy se od něho očekávají, co musí dokončit. Může obsahovat také informace o frekvenci dané činnosti (jak často) nebo širší informace o účelu, případně naplnění firemních cílů. Pracovní náplň určuje výši mzdy, je základem pro plánování kariéry, hodnocení výkonnosti (performance review), stanovení cílů vzdělávání a také pro nábor nových pracovníků. Pracovník na dané pracovní pozici musí být schopen pracovní náplň vykonávat.
Tipy a rady pro dobrý popis pracovní náplně
Způsob i forma, jakým budete vytvářet popis pracovní náplně bude různý pro pracovní inzerát a pro případ pracovní smlouvy. V prvním případě bude jazyk bohatší a méně formální, protože potřebuje pracovní náplní člověka nadchnout a podat ji velmi srozumitelně. Do pracovní smlouvy nebo do personálního systému budete přesnější, protože například potřebujete pracovní náplň napasovat na vaše procesy, klíčové ukazatele výkonnosti a podobně.
Použijte jasný a stručný jazyk
- Popisujte pracovní náplň stručně, jasně a srozumitelně.
- Používejte jednoduché výrazy.
- Popisujte vše jednoznačně, popište jak konkrétně, ne obecně
- Používejte přítomný čas
- Lepší je popis v odrážkách, bodech než souvislý text.
- Vyvarujte se firemního žargonu, který nemusí být srozumitelný a mohl by způsobit nedorozumění.
Soustředte se na klíčové činnosti, výstupy a povinnosti
- Jednotlivé body by měly popisovat klíčové činnosti nebo procesy a výstupy.
- Vynechte občasné nebo triviální činnosti
- Z popsané pracovní náplně musí být zřejmé, jaké výstupy nebo povinnosti jsou od pracovníka očekávány.
- Z pracovní náplně by měla vyplývat jasná představa o tom, jaké jsou jeho každodenní povinnosti a činnosti.
Udržujte pozitivní tón
- Je důležité, aby použitý jazyk člověka nevystrašil nebo neznechutil.
- Přestože popis pracovní náplně má být praktický a věcný, měl by se nést v pozitivním, motivačním duchu.