Jak popsat pracovní náplň pro zaměstnance?
Pracovní náplň musí sloužit k tomu, aby pracovník jasně věděl, co má dělat, jaké jsou jeho povinnosti, odpovědnosti a pravomoci. Pracovní náplň musí být tedy jasná a srozumitelná. V praxi se nejčastěji používá kombinace textového popisu společně k výčtem činností a procesů strukturovaně v bodech. Firmy, které mají své procesy popsané, mají výhodu, protože pracovní náplň sestavují z jednotlivých procesů.
- Pracovní náplň popíšete slovně pomocí souvislého textu nebo strukturovaně pomocí bodů
Co by měl obsahovat popis pracovní náplně?
Správný popis pracovní náplně by měl obsahovat co se po pracovníkovi na daném pracovní pozici očekává, že bude dělat popis činností) a také zahrnovat odpovědností i pravomocí.
Popis činností
- Slovní nebo strukturovaný popis činností, úkolů, aktivit nebo procesů které jsou předmětem výkonu konkrétní pracovní pozice
Popis odpovědností
- Odpovědnosti, které jsou s pracovní náplní a výkonem práce spojené.
Popis pravomocí
- Pokud pracovní pozice vyžaduje pravomoci, je třeba je explicitně popsat
- Pravomoc znamená oprávnění něco rozhodovat nebo mít někam přístup
Tipy a rady pro dobrý popis pracovní náplně
Způsob i forma, jakým budete vytvářet popis pracovní náplně bude různý pro pracovní inzerát a pro případ pracovní smlouvy. V prvním případě bude jazyk bohatší a méně formální, protože potřebuje pracovní náplní člověka nadchnout a podat ji velmi srozumitelně. Do pracovní smlouvy nebo do personálního systému budete přesnější, protože například potřebujete pracovní náplň napasovat na vaše procesy, klíčové ukazatele výkonnosti a podobně.
- Z popisu pracovní náplně by mělo být jasné, co daný člověk musí vykonávat - jaké činnosti, procesy nebo jinak popsané výstupy se od něho očekávají, co musí dokončit.
- Může obsahovat také informace o frekvenci dané činnosti (jak často) nebo širší informace o účelu, případně naplnění firemních cílů.
Použijte jasný a stručný jazyk
- Popisujte pracovní náplň stručně, jasně a srozumitelně.
- Používejte jednoduché výrazy.
- Popisujte vše jednoznačně, popište jak konkrétně, ne obecně
- Používejte přítomný čas
- Lepší je popis v odrážkách, bodech než souvislý text.
- Vyvarujte se firemního žargonu, který nemusí být srozumitelný a mohl by způsobit nedorozumění.
Soustředte se na klíčové činnosti, výstupy a povinnosti
- Jednotlivé body by měly popisovat klíčové činnosti nebo procesy a výstupy.
- Vynechte občasné nebo triviální činnosti
- Z popsané pracovní náplně musí být zřejmé, jaké výstupy nebo povinnosti jsou od pracovníka očekávány.
- Z pracovní náplně by měla vyplývat jasná představa o tom, jaké jsou jeho každodenní povinnosti a činnosti.
Udržujte pozitivní tón
- Je důležité, aby použitý jazyk člověka nevystrašil nebo neznechutil.
- Přestože popis pracovní náplně má být praktický a věcný, měl by se nést v pozitivním, motivačním duchu.
Příklad popisu pracovní náplně účetní v bodech
- Vedení účetní evidence
- Kontrola účetních dokladů
- Zajištění fakturace
- Účtování účetních operací
Jak vytvořit popis pracovní náplně v Aptien HR
Jako personalista vidíte "Nastavení organizace" ve svém hlavním menu.
- V pravém menu něm vyberete záložku "Nastavení organizace".
- V něm vyberte záložku "Pracovní pozice".
- Kliknutím na konkrétní pozici vyberte pozici kde chcete vytvořit pracovní náplň
- Vyberte záložku "Pracovní náplň"
- Pracovní náplň popište buď pomocí textu nebo pomocí procesů, které vyberete z katalogu procesů
