Proces (firemní proces, business proces) je tok vzájemně propojených činností, které na sebe vzájemně navazují a tvoří nějaký výstup, produkt - výrobek nebo službu.
- procesy se skládají z jednotlivých kroků a činností
- každý krok procesu někdo vykonává (konkrétní člověk nebo nějaké oddělení)
- každý člověk ve firmě je součástí minimálně jednoho procesu
- pracovní náplň zaměstnance můžete popsat pomocí procesu nebo činností
Fungování organizace je založené na procesech
- Organizace a firmy jsou v podstatě jen organizované hromady nejrůznějších procesů, činností a úkolů
- Jednotlivé procesy a činnosti vykonávají konkrétní lidé, oddělení a další organizační jednotky
- Každý člověk ve firmě musí vědět, na jakých procesech se podílí a za co je odpovědný
- Procesy propojují dění ve firmě, často fungují napříč odděleními
- Celkový přehled všech procesů v organizaci se nazývá procesní mapa organizace
- Jednotlivé procesy mají firmy popsané v pracovních náplních, směrnicích a pracovních postupech
- Každá firma potřebuje mít popsané alespoň své základní procesy k tomu, aby mohla fungovat
Proces přetváří vstupy na výstupy
Výstup business procesu má hodnotu pro zákazníka
- Proces tvoří výstup, který má hodnotu pro zákazníka
- Výstupem procesu je buď nějaký produkt - výrobek nebo služba
- Služba je nehmotný výstup procesu
- Výrobek nebo zboží je hmotný výstup procesu
Business procesy potřebují a spotřebovávají zdroje a další vstupy, aby mohly vytvořit výstup
Každý firemní proces potřebuje vstupy a spotřebovává zdroje, aby mohl poskytnout výstupy:
- Lidská práce: většina procesů se neobejde bez práce lidí, kteří jsou zapotřebí k tomu, aby proces běžel
- Finance: každý proces spotřebovává finanční zdroje, buď přímo nebo prostřednictvím jiných zdrojů
- Procesy také potřebují Informace, data a znalosti k tomu, aby mohly být dokončené
- Materiální zdroje procesy spotřebovávají, například výrobní proces spotřebovává materiál jakou vstup, který přetvoří do produktu
- Procesy také potřebují infrastrukturu a energii
Jak členit procesy ve firmě?
Business procesy se ve firmách dělí podle tvorby hodnoty (value stream) na
- hlavní procesy, jejichž výstupem jsou výrobky nebo služby pro zákazníky
- podpůrné procesy, které umožňují výrobu a zajišťují hladký chod firmy
Od chaosu k řízeným a zlepšovaným procesům
Procesy ve firmách se různí ve své rozmanitosti a v tom, jak jsou řízené. Z vlastní zkušenosti určitě znáte mnoho firem, kde jsou procesy zcela chaotické a neřízené, protože to systém a řízení formy umožní. Způsob řízení procesů velmi dobře vystihuje takzvaný model zralosti (CMMI)
- Proces neexistuje
- Proces je zcela chaotický a nahodilý, každý si dělá co chce
- Proces je řízený zvyklostí a manažery, ale není popsaný
- Proces je definovaný a popsaný, typicky ve směrnicích a pracovních postupech
- Proces je řízený a měřený přes nějaký ukazatel (KPI) a hodnotí se jeho výkonnost
- Proces je průběžně, pravidelně a systematicky optimalizovaný a zlepšovaný
K čemu potřebujeme mít popsané firemní procesy?
Firemní procesy a jejich znalost je základem fungování každé firmy a organizace. Jejich analýzu a popis vytvářejí firmy z řady důvodů.
- Potřebují mít pracovní postupy a odpovědnosti lidí. Pracovníci musí vědět co mají dělat
- Pro automatizaci procesů je třeba mít popsané jejich workflow
- Potřebují mít popsané pracovní náplně (pomocí procesů a činností)
- Popis umožňuje procesy optimalizovat a zlepšovat
- Procesy jsou součástí vnitřních předpisů a směrnic
- Procesy jsou zdrojem rizik