Co je proces a proč firmy potřebují znát svoje procesy?
Firma je tvořena procesy. Firma není nic jiného než soustava propojených procesů, ve kterých lidé, technologie a informace společně vytvářejí hodnotu. Procesy nejsou „něco navíc“ – jsou podstatou samotného fungování organizace. Procesy jsou způsob, jakým se ve firmě dějí věci. Každá činnost, každý krok od nápadu až po hotový produkt nebo službu probíhá v nějakém procesu. Proces je tedy řetězec aktivit, které mají svůj začátek, průběh a výsledek. Procesy jsou to, co firmu drží pohromadě a zároveň pohání kupředu. Znát je, řídit je a pracovat s nimi znamená mít kontrolu nad fungováním firmy.
- Bez procesů se nic neděje – každé rozhodnutí, každá faktura, každé vyřízení požadavku je součástí nějakého procesu.
- Procesy „se vším točí“ – lidé ve firmě jsou jejich součástí a každý má v procesech svou roli a odpovědnost.
- Procesy přinášejí výsledky – konečným výstupem procesů jsou produkty a služby, které firma dodává zákazníkům.
- Procesy propojují lidi a technologie – díky nim spolupracují jednotlivé týmy, oddělení i systémy.
Proč je potřebují firmy znát?
- Řízení a zlepšování: co firma nezná, nemůže ani řídit ani zlepšovat.
- Jasnost a odpovědnost: znalost procesů určuje, kdo co dělá a kdy.
- Stabilita a kvalita: procesy zajišťují, že se práce dělá vždy správně a opakovatelně.
- Růst a efektivita: firmy, které znají své procesy, mohou snadno hledat úzká hrdla, automatizovat a růst bez chaosu.
Co je tedy proces?
Proces je dohodnutý postup, jak ve firmě děláme určité věci. Pomáhá, aby všichni věděli, co mají dělat, a abyste měli jistotu, že se nic nezapomene. Proces je tok vzájemně propojených činností, kroků, které na sebe vzájemně navazují a tvoří nějaký výstup.
- každý proces má nějaký výstup: je to buď služba nebo výrobek
- procesy se skládají z jednotlivých kroků a činností
- každý proces spotřebovává zdroje a tedy "něco stojí", má náklady
- jasný proces sjednocuje způsob provádění práce
1. Proces přetváří vstupy na výstupy
- každý proces tvoří výstup, který má hodnotu pro jeho zákazníka
- výstupem procesu je nějaký produkt: výrobek nebo služba
2. Proces je tok práce
- každý krok procesu někdo vykonává, každý člověk ve firmě je součástí různých procesů
- pomocí procesů tedy popisujete pracovní náplně
3. Proces spotřebovává zdroje
- každý spotřebovává nějaké zdroje, jako jsou finance, lidská práce, nebo materiál, potřebují infrastrukturu a energii, potřebují informace a data
- jinými slovy každý proces má nějaké náklady, respektive náklady vytváří
4. Proces je vodítko, jak postupovat stejně
- procesy pomáhají lidem ve firmách jednotným způsobem provádět aktivity
- pomocí procesů tedy popisujete pracovní postupy
Proč firmy potřebují procesy? Fungování organizace je na nich založené
- Organizace a firmy jsou v podstatě jen organizované hromady nejrůznějších procesů, činností a úkolů
- Jednotlivé procesy a činnosti vykonávají konkrétní lidé, oddělení a další organizační jednotky
- Každý člověk ve firmě musí vědět, na jakých procesech se podílí a za co je odpovědný
- Procesy propojují dění ve firmě, často fungují napříč odděleními
- Celkový přehled všech procesů v organizaci se nazývá mapa procesů firmy
- Jednotlivé procesy mají firmy popsané v pracovních náplních, směrnicích a pracovních postupech
- Každá firma potřebuje mít popsané alespoň své základní procesy k tomu, aby mohla fungovat
Proč firmy potřebují mít popsané procesy?
Firemní procesy a jejich znalost je základem fungování každé firmy a organizace. Jejich analýzu a popis vytvářejí firmy z řady důvodů.
- Potřebují mít pracovní postupy a odpovědnosti lidí. Pracovníci musí vědět co mají dělat
- Pro automatizaci procesů je třeba mít popsané jejich workflow
- Potřebují mít popsané pracovní náplně (pomocí procesů a činností)
- Popis umožňuje procesy optimalizovat a zlepšovat
- Procesy jsou součástí vnitřních předpisů a směrnic
- Procesy jsou zdrojem rizik
Jak jednoduše popsat procesy?
Procesy byste měli zachytit a udržovat co nejjednodušším způsobem, aby to nebyla byrokracie. Použijte krátké kroky nebo checklist – kdo co dělá, kdy a jak. Nemusí to být složité, stačí jednoduchý přehled, kterému každý rozumí.
- Vaše procesy nejlépe zachytíte ve směrnicích a pracovních postupech
- Popis procesů vám pomůže sjednotit pracovní postupy napříč firmou
- Popis procesu uděláte pomocí textu nebo vizuálně pomocí mapy procesu
- Pozor na zbytečná procesní schémata, kterým nikdo nerozumí
- Určete jasně odpovědné osoby.
- Podívejte se na šablonu pro popis procesů v Aptien
Jaké procesy musí každá (i malá firma) mít?
Každá firma musí ty procesy, co ji živí a procesy, které ji udržují v chodu.