Směrnice jsou společně s pracovními postupy, návody a instrukcemi základní vnitřní předpisy organizace, které slouží k řízení procesů a lidí.
Směrnice jsou vnitrofiremní dokumenty obsahující základní pravidla a očekávání, jak se mají mají zaměstnanci chovat. Směrnice se typicky vztahují na všechny zaměstnance nebo také na externí pracovníky a dodavatele. Účelem směrnic je podpořit efektivní management lidí a procesů. Je to jeden z nástrojů řízení, protože obsahuje informace o tom, kdo má co a jak dělat. Popisují odpovědnosti zaměstnanců i zaměstnavatele, obsahují práva zaměstnanců stejně jako zájmy zaměstnavatele.
K čemu směrnice jsou a proč jsou pro firmy důležité?
Směrnice obsahují základní pravidla a hodnoty organizace a očekávání žádoucího chování a výkonnosti zaměstnanců. Používají se k přenesení vnitropodnikových pravidel a postupů na pracovišti na zaměstnance. Správně napsané směrnice jasně definují akceptovatelné a neakceptovatelné chování na pracovišti a také důsledky toho, když zaměstnanci podle nich nepostupují.
- Zajišťují efektivnost, konzistentnost procesů a kvalitu výstupů práce
- Stanovují očekávání a poskytují návod, jak řešit konzistentně situace na pracovišti
- Zajišťují soulad procesů s požadavky legislativy, zákonů nebo standardů
- Vyjasňují očekávané chování a výstupy zaměstnanců
- Slouží jako tréningový nástroj pro zaměstnance, zejména pro nové zaměstnance
Proto je důležité, aby byly směrnice a pracovní postupy zaměstnancům snadno dostupné a byli s nimi řádně seznámeni.
Jaké směrnice jsou pro firmy povinné?
Základní a povinné směrnice jsou ty, které vyžaduje legislativa (zákonná povinnost, jsou tedy v různých zemích různé) a jsou doplněny dalšími směrnicemi, které každá firma vytváří dobrovolně, na základě potřeb svých procesů a svého řízení.
V České republice jsou povinné nebo silně doporučené tyto směrnice:
- Pracovní řád (nebo jiný vnitřní předpis upravující organizaci práce) - dle Zákoníku práce, zákon č. 262/2006 Sb.
- Směrnice v oblasti ochrany zdraví a bezpečnosti na pracovišti - dle Zákoníku práce § 101 a § 102.
- Účetní směrnice - Účetní směrnice (vnitropodnikové účetní zásady a postupy)
- Požární řád / požární a evakuační směrnice
Příklady dalších směrnic ve firmách
- Řada dalších směrnic je vyžadována speciálními zákony a vztahuje se na konkrétní typ nebo určitou velikost firmy
- Podívejte se na přehled nejčastějších firemních směrnic
Jak zpřístupnit směrnice zaměstnancům?
Firmy mají informační povinnost seznámit zaměstnance s pracovními podmínkami a o všech relevantních vnitřních předpisech, které upravují práva a povinnosti zaměstnance. Firma tedy musí zajistit, aby se zaměstnanec mohl s obsahem směrnic reálně seznámit – tedy zpřístupnit je v papírové nebo elektronické podobě. Díky Aptien má firma tyto možnosti:
1. Veřejně přístupné směrnice pro všechny zaměstnance
Směrnice, návody a další interní dokumenty mohou být zveřejněny v „portálu směrnic“ (knihovně dokumentů), kde si je zaměstnanci kdykoliv najdou.
- ideální pro obecné předpisy, které musí být jen dostupné
- zaměstnanci mají vždy k dispozici aktuální verzi
2. Směrnice vyžadující potvrzení přečtení
U dokumentů, u kterých je potřeba, aby zaměstnanec potvrdil, že se s nimi seznámil, lze směrnici přiřadit přímo jemu. Zaměstnanec ji vidí na portálu směrnic i ve svých úkolech a jednoduše potvrdí přečtení.
- vhodné pro bezpečnostní, HR nebo procesní předpisy
- máte dohled nad tím, kdo dokument potvrdil a kdo ne
