Tento článek je určený pro správce firemních směrnic.
Jak vést přehled firemních směrnic a interních předpisů?
Evidence směrnic je určená pro správce směrnic, ne pro běžné zaměstnance. Je to centrální místo pro vedení firemní řízené dokumentace, jako jsou směrnice, pracovní postupy a podobné dokumenty.
Díky tomu máte všechny vnitřní předpisy a dokumenty centrálně na jednom místě, snadno je najdete a můžete je sdílet lidem ve firmě prostřednictvím portálu směrnic. V případě, že ve vaší firmě potřebujete vést různé manuály a návody vztažené k výrobkům nebo jiným produktům, doporučujeme je vést odděleně v evidenci manuálů.
Jak funguje evidence směrnic v Aptien
Evidence slouží jako centrální registr všech firemních směrnic, kde můžete:
- Spravovat záznamy směrnic: rozdělit je a uspořádat podle kategorií pro přehlednost.
- Řídit verze dokumentů: zveřejňovat platné směrnice zaměstnancům
Řízená dokumentace umožňuje snadnou správu verzí směrnic
- Jednotlivé záznamy směrnic (karty směrnic) fungují jako kontejnery, které definují existenci směrnice ve firmě a na sobě nesou všechny základní informace, jako je název, vlastník, perioda revize, vazby na pracovní pozice a legislativní rámec. Tato karta směrnice žije trvale od schválení první verze až po případné úplné zrušení celé směrnice jako nadbytečné.
- Samotné verze směrnic jsou ve formě příloh u kterých pak řešíte jejich životní cyklus: platnost a účinnost i archivaci
- Díky tomu můžete jednoduše nastavit jejich platnost / účinnost, mít přehled o jejich revizích a zajistit, že zaměstnanci mají přístup k aktuálním pravidlům.
Evidence směrnic je zdroj pro portál směrnic pro zaměstnance
Všechny platné směrnice a dokumenty pak můžete zveřejnit na portálu směrnic zaměstnancům. Na něm mohou zaměstnanci:
- najít seznam všech platných směrnic a interních předpisů,
- procházet dokumenty podle kategorií,
- potvrdit seznámení s konkrétními pravidly.
Zaměstnancům se zobrazují pouze směrnice, které jsou platné. Tím zajistíte, že všichni zaměstnanci znají platná pravidla, směrnice a postupy kdykoliv k dispozici.
Jak řídit verze směrnic?
Karta směrnice je v Aptienu hlavní záznam, ke kterému následně přidáváte konkrétní verze dokumentu jako přílohy (např. PDF nebo Word). Díky tomu je pro vás seznam směrnic stabilní seznam (například Směrnice o služebních cestách) u kterého měníte jen verze dokumentů, které mají určenou platnost (např. Směrnice o služebních cestách pro rok 2023). Každá příloha tedy představuje konkrétní verzi a znění dokumentu, které má svůj vlastní životní cyklus (viz řízená dokumentace).
- V přípravě – dokument se připravuje a ještě není platný.
- Zveřejněná / platná verze – dokument je schválený a platí pro všechny zaměstnance.
- Vyřazená / archivovaná – starší znění, které již není aktuální, ale je uchováno pro přehled a audit.
Tipy pro řízení směrnic a interních předpisů
- Konkrétní předpisy a směrnice přikládejte formou příloh (pdf, word nebo jiný typ dokumentu).
- Pravidelně aktualizujte dokumenty, aby odrážely aktuální procesy a legislativní změny.
- Vytvořte jasnou strukturu kategorií, aby byl systém přehledný pro všechny uživatele.
- Sdílejte a komunikujte změny směrnic zaměstnancům, ideálně prostřednictvím Portálu směrnic nebo firemních kanálů.
- Můžete psát zápisy ze schůzek kolem jednotlivých směrnic
Jak postupovat při vedení vnitřních předpisů a směrnic
- Ujasněte si hlavní oblasti směrnic, firemních pravidel a nastavte odpovídající kategorie v evidenci.
- Přidejte jednotlivé směrnice a interní předpisy a zařaďte je do kategorií. Nově přidaný dokument je vždy ve stavu "V Přípravě". Datum začátku zveřejnění, případně datum platnosti nastavujete pro každý dokument zvlášť.
- Přiložte texty dokumentů (např. PDF nebo Word) a nastavte datum zveřejnění a účinnosti.
- Tento postup vám pomůže mít dokonalý přehled o pravidlech, revizích a platnosti dokumentů ve vaší firmě.
V evidenci směrnic jsou přílohy vedené jako řízená dokumentace a to znamená, že jednotlivé dokumenty podléhají řízenému životnímu cyklu a tedy mohou nabývat stavů (Připraveno > Platný > Vyřazený). V případě že používáte ve vaší organizaci Portál směrnic, tak se zaměstnancům nabízejí pouze dokumenty, které jsou ve stavu Platný.
Jak hlídat pravidelné revize směrnic a dokumentů
- Pokud potřebujete hlídat termíny pravidelných revizí vašich směrnic, využijte k tomu plány aktivit nebo hlídače