Tento článek je určený pro manažery a administrátory firemních směrnic.
Vedení přehledu vnitřních předpisů ve vaší firmě
Evidenci směrnic používají lidé, kteří mají na starost vedení vnitřních předpisů organizace, jako jsou směrnice, normy, řády, pracovní postupy, manuály a podobné dokumenty.
Je určená pro vedení kompletní předpisové základny vaší firmy, tedy pro vedení přehledu platných firemních předpisů. V evidenci máte v základu nastavené základní oblasti firemních předpisů, které lze snadno změnit podle vašich zvyklostí a potřeb.
- Předpisy v oblasti HR, personalistiky a řízení lidí
- Předpisy z oblasti zdraví, bezpečnosti, BOZP
- Předpisy týkající se výdajů a cestování
- Předpisy týkající se financí (účtování a podobně)
- Předpisy týkající se IT, počítačů a používání aplikací nebo software
V případě, že ve vaší firmě potřebujete vést různé manuály a návody vztažené k výrobkům nebo jiným produktům, doporučujeme je vést odděleně v evidenci Manuály.
Zdroj pro portál směrnic
Pokud využíváte Aptien aktivně, je to také zdroj pro portál směrnic a pro seznamování zaměstnanců se směrnicemi. Dokumenty zde vedené se nabízejí zaměstnancům na portálu v přehledu směrnic a v distribučních listech, díky kterým můžete vyžadovat potvrzení přečtení konkrétního dokumentu.
Jak postupovat při vedení vnitřních předpisů
- Nejprve si vyjasněte základní oblasti vašich vnitřních předpisů a strukturu upravte pomocí tzv. kategorií
- Přidejte konkrétní vnitřní předpisy a zařaďte si je do kategorií
- Konkrétní znění předpisů přikládejte formou příloh, u kterých stanovíte jejich zveřejnění a platnost (účinnost)
Jak přikládat konkrétní vnitřní předpisy
Konkrétní předpisy a směrnice přikládejte formou příloh (pdf, word nebo jiný typ dokumentu). Je to z toho důvodu, že záznamy v evidenci vnitřních předpisů jsou v čase relativně stálé (například Směrnice o služebních cestách) ale její jednotlivé znění (např. Směrnice o služebních cestách pro rok 2023) je platná pouze v určitém časovém úseku, který nastavujete formou stavu na úrovni přílohy.
Nově přidaný dokument je vždy ve stavu "V Přípravě". Datum začátku zveřejnění, případně datum platnosti nastavujete pro každý dokument zvlášť.
V evidenci směrnic jsou přílohy vedené jako řízená dokumentace a to znamená, že jednotlivé dokumenty podléhají řízenému životnímu cyklu a tedy mohou nabývat stavů (Připraveno > Zveřejněný > Vyřazený). V případě že používáte ve vaší organizaci Portál směrnic, tak se zaměstnancům nabízejí pouze dokumenty, které jsou ve stavu Zveřejněný.
