Rozdíl mezi platným a účinným dokumentem
Rozdíl mezi platným a účinným dokumentem je v tom, od kdy se podle něj musí lidé nebo procesy řídit. Platnost a účinnost jsou právní pojmy a používají se u směrnic a dalších vnitřních předpisů organizace, jako jsou pracovní postupy, manuály, návody a podobně.
- Platný dokument znamená, že je oficiální, odsouhlasený a je možné jej zveřejnit. Je tedy možné si ho přečíst v jeho oficiální, finální podobě
- Účinnost znamená datum, od kdy se podle něj musí lidé a procesy chovat a řídit
Někdy potřebujete dokument zveřejnit dříve, než od kdy se podle něj mají zaměstnanci řídit. Platný může být tedy dokument dříve než účinný.
Například: Směrnice o služebních cestách pro rok 2027 , je účinná od ledna 2027 (datum účinnosti = 1.1.2027), ale firma s ní seznámí zaměstnance již v listopadu 2026 (datum platnosti = 1.11.2026).
Kde se datum účinnosti a platnosti zobrazí?
Zaměstnanci vidí datumy u dokumentů na portálu směrnic
- Pro zaměstnance je informace o účinnosti dokumentů, jako jsou směrnice nebo pracovní postupy důležitá a to z toho důvodu, že musí vědět, od kdy se podle nich mají řídit.
- Tuto informaci vidí na portálu podnikových směrnic u každého jednotlivého dokumentu.
Jak nastavit platnost a účinnost dokumentu?
K tomu využijete datum platnosti (účinnosti) který znamená, znamená, od kdy se podle něj pracovníci musí řídit, od kdy postupují způsobem v něm popsaným. Používejte jej tedy pouze v případech, kdy se liší od datumu zveřejnění. Z logiky věci vyplývá že datum platnosti je vždy pozdější. Například při seznamování se směrnicemi je datum platnosti od 1. listopadu, lidí se mohou s dokumentem dopředu seznámit, ale účinnost (tedy od kdy se jím řídí) je až od 1. ledna
Zveřejněný (Platný) - jsou všechny zveřejněné, platné a účinné dokumenty, které vidí všichni ostatní a musí se jimi řídit, Zde je možné nastavit odděleně datum platnosti a datum účinnosti. Za normálních okolností nastavujte pouze datum zveřejnění. Ten znamená, že od datumu platnosti je zelený, je dispozici všem a je platný. Někdy potřebujete dokument zveřejnit dříve, než od kdy platí. K tomu využijete datum platnosti (účinnosti) který znamená, znamená, od kdy se podle něj pracovníci musí řídit, od kdy postupují způsobem v něm popsaným. Používejte jej tedy pouze v případech, kdy se liší od datumu zveřejnění. Z logiky věci vyplývá že datum platnosti je vždy pozdější. Například při seznamování se směrnicemi je datum platnosti od 1. listopadu, lidí se mohou s dokumentem dopředu seznámit, ale účinnost (tedy od kdy se jím řídí) je až od 1. ledna