Co je řízená dokumentace

Datum poslední aktualizace: 03. 09. 2021
Podívejte se na řešení:
Seznamování zaměstnanců se směrnicemi a dokumentySeznamování se směrnicemi
Pomohl Vám tento článek?
19 z celkových 22 článek pomohl.

Řízené dokumenty podléhají pevnému životnímu cyklu

Řízená dokumentace znamená, že dokumenty podléhají pevnému životnímu cyklu od vytvoření, uvolnění až po archivaci. Jinými slovy dokumenty není možné libovolně mazat a zakládat, ale dokumenty musí procházet předem danými stavy (v přípravě > platný > vyřazený).  Příkladem řízené dokumentace jsou směrnice, normy, pracovní postupy nebo výrobní dokumentace, u kterých je třeba jasně vědět, od-kdy do-kdy je platná verze podle které se musí postupovat, nebo od-kdy do-kdy platila předchozí verze.   

Kdy a proč se řízená dokumentace používá

Řízená dokumentace umožňuje firmě mít pod kontrolou různé verze dokumentů, typicky těch, podle kterých se někdo nebo něco řídí (normy, pracovní postupy, směrnice, výrobní dokumentace).

Co znamená řízená dokumentace v praxi

Jakmile řízenou dokumentaci pro konkrétní evidenci zapnete, dokumenty v ní podléhají životnímu cyklu, ve kterém procházejí třemi základními stavy. Dokumenty není možné mazat, pouze je možné je posouvat z jedné fáze do druhé: 

  • V přípravě (žluté) jsou dokumenty v tvorbě, přípravě, které vidí autor a kolektiv lidí, kteří jej připomínkují
  • Platný (zelené) jsou všechny platné a účinné dokumenty, které vidí všichni ostatní a musí se jimi řídit, Zde je možné nastavit odděleně datum platnosti a datum účinnosti. Za normálních okolností nastavujte pouze datum platnosti. Ten znamená, že od datumu platnosti je zelený a je dispozici všem. Datum účinnosti znamená, od kdy se podle něj pracovníci musí řídit, od kdy postupují způsobem v něm popsaným. Používejte jej tedy pouze v případech, kdy se liší od datumu platnosti. Z logiky věci vyplývá že datum účinnosti je vždy pozdější. Například při seznamování se směrnicemi je datum platnosti od 1. listopadu, lidí se mohou s dokumentem dopředu seznámit, ale účinnost (tedy od kdy se jím řídí) je až od 1. ledna.
  • Vyřazený (šedé) jsou dokumenty, které již nejsou platné, jsou archivované

Pokud řízenou dokumentaci v dané evidenci zapnete, přílohy mohou být ukládány pouze v Aptienu a je automaticky deaktivována možnost přidávat link na externě uložený dokument. Zapnutou řízenou dokumentaci poznáte jednoduše - u jednotlivých dokumentů vidíte barevně odlišené stavy.  

Aktivovaná řízená dokumentace

Řízenou dokumentaci je třeba zapnout

Přílohy v evidencích jsou standardně v Aptienu ve volném režimu a nepodléhají tedy režimu řízené dokumentace. Ta je ve výchozím nastavení zapnutá pouze u evidence směrnic), ale v případě potřeby ji můžete aktivovat u jakékoliv evidence. Je třeba si ale uvědomit důsledky toho, pokud řízenou dokumentaci v evidenci aktivujeme. 

Jak řízenou dokumentaci aktivovat

Řízená dokumentace se zapíná (aktivuje) pro každou evidenci zvlášť. Standardně je zapnutá pouze pro evidenci směrnicTýká se pouze příloh vybrané evidence, netýká se žádných dalších částí systému jako jsou úkoly nebo poznámky. Pokud chcete řízenou dokumentaci v dané evidenci aktivovat, postupujte následujícím způsobem:

  1. Jděte do nastavení evidence
  2. Vyberte v menu "Přlohy"
  3. Zapněte "Řízená dokumentace"
  4. Uložte
aktivace řízené dokumentace

Jak řízenou dokumentaci deaktivovat

Pokud se rozhodnete vypnout (deaktivovat) řízenou dokumentaci, je to možné. Pouze nastavíte volbu na NE.

Po vypnutí režimu řízené dokumentace zůstanou viditelné pouze dokumenty, které byly ve stavu Platné. Dokumenty v ostatních dvou stavech, tedy "V přípravě" a "Vyřazené" nebudou po vypnutí řízené dokumentace viditelné. Všechny dokumenty zůstávají v systému, ale nejsou mimo režim řízené dokumentace dostupné.  Deaktivaci řízené dokumentace provedete podobným způsobem jako její zapnutí jen s tím rozdílem, že řízenou dokumentaci vypínačem vypnete.