Co je řízená dokumentace

Datum poslední aktualizace: 08. 07. 2021

Řízené dokumenty podléhají pevnému životnímu cyklu

Řízená dokumentace znamená, že dokumenty (přílohy) podléhají pevnému životnímu cyklu od vytvoření, uvolnění až po archivaci. Jinými slovy dokumenty není možné libovolně mazat a zakládat, ale dokumenty mají jasně definované verze a musí procházet jasně danými stavy.  Příkladem řízené dokumentace jsou směrnice, normy, pracovní postupy nebo výrobní dokumentace, u kterých je třeba jasně vědět, od-kdy do-kdy je platná verze podle které se musí postupovat, nebo od-kdy do-kdy platila předchozí verze.   

Řízená dokumentace umožňuje firmě mít pod kontrolou různé verze dokumentů, typicky těch, podle kterých se někdo nebo něco řídí (normy, pracovní postupy, směrnice, výrobní dokumentace).

Řízená dokumentace je standardně neaktivní

Přílohy v evidencích jsou standardně v Aptienu ve volném režimu a nepodléhají tedy režimu řízené dokumentace. Ta je ve výchozím nastavení zapnutá pouze u vybraných produktů, ale v případě potřeby ji lze aktivovat u jakékoliv evidence. Je třeba si ale uvědomit důsledky toho, pokud řízenou dokumentaci v evidenci aktivujeme. 

Co řízená dokumentace znamená

Dokumenty podléhají životnímu cyklu, ve kterém procházejí třemi základními stavy. Dokumenty není možné mazat, pouze posouvat z jedné fáze do druhé. V systém jsou tři fáze dokumentů:

  • V přípravě - jsou dokumenty v tvorbě, přípravě, které vidí autor a kolektiv lidí, kteří jej připomínkují
  • Platný - jsou všechny platné a účinné dokumenty, který vidí všichni ostatní a musí se jimi řídit, Zde je možné nastavit odděleně datum platnosti a datum účinnosti. Za normálních okolností nastavujte pouze datum platnosti. Ten zanamená, že od té doby je dokumenty uvolněný ze stavu v Přípravě, tedy od kdy je k dispozici (je zelený a dispozici všem). Datum účinnosti znamená, od kdy se podle něj pracovníci musí řídit, od kdy postupují způsobem v něm popsaným. Používejte jej tedy pouze v případech, kdy se liší od datumu platnosti. Z logiky věci vyplývá že datum účinnosti je vždy pozdější. Například při seznamování se směrnicemi je datum platnosti od 1. listopadu, lidí se mohou s dokumentem dopředu seznámit, ale účinnost (tedy od kdy se jím řídí) je až od 1. ledna.
  • Vyřazený - jsou dokumenty, které již nejsou platné, jsou archivované

Pokud řízenou dokumentaci v dané evidenci zapnete, pak se deaktivuje možnost přidávat link na externě uložený dokument. Přílohy v režimu řízené dokumentace mohou být ukládány pouze v Aptienu. Zapnutou řízenou dokumentaci poznáte jednoduše - u jednotlivých dokumentů vidíte barevně odlišené stavy.  

Aktivovaná řízená dokumentace

Jak řízenou dokumentaci aktivovat

Řízená dokumentace se zapíná (aktivuje) pro každou evidenci zvlášť. Standardně je zapnutá pouze pro evidenci směrnic. Nezapíná se tedy v žádných dalších částech systému jako jsou úkoly nebo poznámky. Týká se pouze příloh vybrané evidence. Pokud chcete řízenou dokumentaci v dané evidenci aktivovat formou pluginu (rozšíření) , postupujte následujícím způsobem:

  1. Ve vybrané evidenci přejděte do jejího Nastavení
  2. Vyberte v menu "nastavení pluginů"
  3. Vyberte plugin "Řízená dokumentace"
  4. Aktivujte rozšíření a uložte
aktivace řízené dokumentace

Jak řízenou dokumentaci deaktivovat

Pokud se rozhodnete vypnout (deaktivovat) řízenou dokumentaci, je to možné. Po vypnutí režimu řízené dokumentace zůstanou viditelné pouze dokumenty, které byly ve stavu Platné. Dokumenty v ostatních dvou stavech, tedy "V přípravě" a "Vyřazené" nebudou po vypnutí řízené dokumentace viditelné. Všechny dokumenty zůstávají v systému, ale nejsou mimo režim řízené dokumentace dostupné.  Deaktivaci řízené dokumentace provedete podobným způsobem jako její zapnutí jen s tím rozdílem, že v přehledu pluginů řízenou dokumentaci deaktivujete pomocí ikony odpadkového koše (Vymazat plugin). 

odstranění řízené dokumentace