Řízené dokumenty podléhají pevnému životnímu cyklu
Řízená dokumentace znamená, že dokumenty podléhají pevnému životnímu cyklu od vytvoření, uvolnění až po archivaci. Příkladem řízené dokumentace jsou směrnice, normy, pracovní postupy nebo výrobní dokumentace, u kterých je třeba jasně vědět, od-kdy do-kdy je platná verze podle které se musí postupovat, nebo od-kdy do-kdy platila předchozí verze.
- dokumenty není možné libovolně vytvářet, ale musí procházet předem danými stavy (například Připravený > Platný > Vyřazený)
- dokumenty se nesmí mazat, protože firma musí zpětně doložit i již neplatní verze. Proto se řízené dokumenty archivují
- musí být jasný časový úsek kdy daná verze dokumentu platila
Kdy a proč se řízená dokumentace používá
Řízená dokumentace umožňuje firmě mít pod kontrolou různé verze dokumentů, typicky těch, podle kterých se někdo nebo něco řídí. Tedy všude tam, kde musí být jasné, která verze dokumentu platí, od kdy platí, do kdy platila a kdy platila předchozí verze. Nejčastěji jsou to:
- normy, pracovní postupy, směrnice,
- manuály, technické listy, produktová dokumentace, výrobní dokumentace
- ISO dokumentace
Co znamená řízená dokumentace v praxi pro zaměstnance
Pro zaměstnance jsou důležité především platné a účinné dokumenty, které mají k dispozici na portálu směrnic. Typicky se jedná o směrnice nebo pracovní postupy, podle kterých se musí řídit.
- Zaměstnavatel musí dát k dispozici zaměstnancům platné směrnice dostupné formě a podobě tak, aby podle nich mohli zaměstnanci postupovat
- Zaměstnanci mají k dispozici platné dokumenty, podle kterých se řídí
- Všechny platné dokumenty vidí na portálu směrnic
Co znamená řízená dokumentace v praxi pro správce směrnic
Správci mají k dispozici organizéry směrnic a manuálů, ve kterých spravují celý životní cyklus dokumentace. Tedy dokumenty procházejí třemi základními stavy. Dokumenty není možné mazat, pouze je možné je posouvat z jedné fáze do druhé:
- Dokumenty vkládáte do systému po tom, co jej autor vytvoří a projde připomínkami
- Připraveno - jsou všechny čerstvě nahrané dokumenty, které vidí pouze správce směrnic a zůstávají v tomto stavu, dokud je nezveřejníte
- Zveřejněný (Platný) - jsou všechny zveřejněné, platné a účinné dokumenty, které vidí všichni ostatní a musí se jimi řídit, Zde je možné nastavit odděleně datum platnosti a datum účinnosti. Za normálních okolností nastavujte pouze datum zveřejnění. Ten znamená, že od datumu platnosti je zelený, je dispozici všem a je platný. Někdy potřebujete dokument zveřejnit dříve, než od kdy platí. K tomu využijete datum platnosti (účinnosti) který znamená, znamená, od kdy se podle něj pracovníci musí řídit, od kdy postupují způsobem v něm popsaným. Používejte jej tedy pouze v případech, kdy se liší od datumu zveřejnění. Z logiky věci vyplývá že datum platnosti je vždy pozdější. Například při seznamování se směrnicemi je datum platnosti od 1. listopadu, lidí se mohou s dokumentem dopředu seznámit, ale účinnost (tedy od kdy se jím řídí) je až od 1. ledna.
- Vyřazený (Archivovaný) - jsou dokumenty, které již nejsou platné, jsou archivované
