Řízené dokumenty podléhají pevnému životnímu cyklu
Řízená dokumentace znamená, že dokumenty podléhají pevnému životnímu cyklu od vytvoření, uvolnění až po archivaci.
- Dokumenty musí procházet předem danými stavy: Připravený > Platný > Vyřazený (Archivovaný)
- Musí být jasný časový úsek kdy daná verze dokumentu platí nebo platila
- Dokumenty se nesmí mazat, aby bylo možné zpětně doložit i již neplatné verze
- Proto se místo mazání řízené dokumenty archivují
Pro jaké dokumenty se řízená dokumentace používá v praxi?
Řízená dokumentace se používá pro všechny dokumenty, u kterých musí být jasné, která verze dokumentu platí. Příkladem řízené dokumentace jsou směrnice, normy, pracovní postupy nebo výrobní dokumentace, tedy veškeré dokumenty u kterých je třeba jasně vědět, od-kdy do-kdy je platná verze podle které se musí postupovat, nebo od-kdy do-kdy platila předchozí verze. Jedná se o dokumenty, podle kterých se někdo nebo něco řídí. Nejčastěji jsou to:
- Směrnice a pracovní postupy
- Manuály, návody, technické listy, produktová dokumentace, výrobní dokumentace
- ISO dokumentace
- Normy
Co znamenají stavy dokumentů?
Dokumenty řízené dokumentace procházejí třemi základními stavy - není možné je mazat, pouze je možné je posouvat z jedné fáze do druhé:
- Připravený: výchozí stav pro všechny čerstvě nahrané dokumenty, které vidí pouze správce směrnic a zůstávají v tomto stavu, dokud je nenastavíte jako platné
- Platný: jsou všechny platné dokumenty. Je možné nastavit odděleně datum platnosti a datum účinnosti.
- Vyřazený (Archivovaný): jsou dokumenty, které již nejsou platné, jsou archivované
Co znamená řízená dokumentace v praxi pro zaměstnance?
- Zaměstnavatel musí dát k dispozici zaměstnancům platné směrnice v dostupné formě a podobě tak, aby podle nich mohli zaměstnanci postupovat
- Zaměstnanci mají k dispozici zveřejněné (platné a účinné) dokumenty, na portálu směrnic.
- Jde o dokumenty, podle kterých se řídí při své práci