Tento článek je určený pro správce směrnic a dokumentů.
Řízené dokumenty podléhají pevnému životnímu cyklu
Řízená dokumentace znamená, že dokumenty podléhají pevnému životnímu cyklu od vytvoření, uvolnění až po archivaci. Příkladem řízené dokumentace jsou směrnice, normy, pracovní postupy nebo výrobní dokumentace, u kterých je třeba jasně vědět, od-kdy do-kdy je platná verze podle které se musí postupovat, nebo od-kdy do-kdy platila předchozí verze.
- Dokumenty musí procházet předem danými stavy (Připravený > Platný > Archivovaný / Vyřazený)
- Dokumenty se nesmí mazat, protože firma musí zpětně doložit i již neplatné (archivované) verze.
- Proto se místo mazání řízené dokumenty archivují
- Musí být jasný časový úsek kdy daná verze dokumentu platila
Pro jaké dokumenty se řízená dokumentace používá v praxi?
Řízená dokumentace se používá pro všechny dokumenty, kde musí být jasné, která verze dokumentu platí, od kdy platí, do kdy platila a kdy platila předchozí verze. Jedná se o dokumenty, podle kterých se někdo nebo něco řídí. Nejčastěji jsou to:
- Směrnice a pracovní postupy
- Manuály, technické listy, produktová dokumentace, výrobní dokumentace
- ISO dokumentace
- Normy
Co znamenají stavy dokumentů?
Dokumenty řízené dokumentace procházejí třemi základními stavy - není možné je mazat, pouze je možné je posouvat z jedné fáze do druhé:
- Připravený - výchozí stav pro všechny čerstvě nahrané dokumenty, které vidí pouze správce směrnic a zůstávají v tomto stavu, dokud je nenastavíte jako platné
- Platný - jsou všechny platné a účinné dokumenty. Zde je možné nastavit odděleně datum platnosti a datum účinnosti. Ten znamená, že od datumu platnosti je zelený, je dispozici všem a je platný. Někdy potřebujete dokument zveřejnit dříve, než od kdy platí. K tomu využijete datum platnosti (účinnosti) který znamená, znamená, od kdy se podle něj pracovníci musí řídit, od kdy postupují způsobem v něm popsaným. Používejte jej tedy pouze v případech, kdy se liší od datumu zveřejnění. Z logiky věci vyplývá že datum platnosti je vždy pozdější. Například při seznamování se směrnicemi je datum platnosti od 1. listopadu, lidí se mohou s dokumentem dopředu seznámit, ale účinnost (tedy od kdy se jím řídí) je až od 1. ledna.
- Vyřazený (Archivovaný) - jsou dokumenty, které již nejsou platné, jsou archivované
Co znamená řízená dokumentace v praxi pro zaměstnance?
- Zaměstnavatel musí dát k dispozici zaměstnancům platné směrnice v dostupné formě a podobě tak, aby podle nich mohli zaměstnanci postupovat
- Zaměstnanci mají k dispozici zveřejněné (platné a účinné) dokumenty, na portálu směrnic.
- Jde o dokumenty, podle kterých se řídí při své práci