Jednoduché řešení pro online seznámení se směrnicemi a pracovními postupy
Vytvořeno pro malé a rostoucí firmy
Aptien řeší potřeby firem od několika zaměstnanců až po stovky lidí, které potřebují efektivní a přehlednou evidenci.
Bezpečné a legislativně vyhovující
Digitální potvrzení a archivace plně nahrazují papírové podpisy a vyhovují požadavkům kontrolních orgánů.
Co Aptien Seznámení se směrnicemi umí
Spravovat směrnice, pracovní postupy, interní předpisy, provozní řády, bezpečnostní pokyny a další dokumenty, včetně evidence seznámení.
Komu je software určený
HR manažerům, BOZP technikům, vedoucím provozu a managementu, kteří potřebují jistotu a přehled.
Co to vaší firmě přinese
Úsporu času, přehled, minimalizaci chyb, dodržení legislativy a lepší informovanost zaměstnanců.
Dokument o seznamovani
Seznamování se směrnicemi, normami nebo jinými dokumenty pomáhá firmám jednoduchým způsobem vyřešit směrem k zaměstnancům distribuci směrnic, pracovních postupů nebo norem, podle kterých se mají ve firmě řídit nebo chovat. Systém umožňuje vyřešit prokazatelné seznámení pracovníka s libovolným typem dokumentu, nejčastěji jde o:
- Seznámení se směrnicemi
- Seznámení s pokyny
- Seznámení s normami
- Seznámení s návody
- Seznámení s pracovními postupy
- Seznámení s provozní dokumentací
Tedy jakýmikoliv dokumenty, které potřebují pracovníci pro svoji práci nebo u kterých firma potřebuje splnit zákonné povinnosti.
Seznámení s libovolným typem dokumentu
Pro jaké typy dokumentů můžete toto řešení využít? Dostanete nastavené základní typy dokumentů, které si můžete libovolně rozšiřovat podle toho, jakou řídící dokumentaci ve vaší firmě vedete. Řešení může využít minimálně pro:
- Pracovní řád
- Směrnice
- Normy
- Pracovní postupy
- Technologické postupy
- Návody
- Vyhlášky a nařízení
- a další
Pomůže jak při nástupu nových pracovníků, tak při průběžném seznamování s novými verzemi dokumentů. Každá pracovní pozice ve firmě se musí seznámit se všemi dokumenty, řídícími normami, pracovními postupy nebo směrnicemi, které jsou relevantní k její pracovní náplni.
Firmu jako zaměstnavatele trápí otázka kdo se s čím kdy seznámil? Nebo také kdo se s čím ještě neseznámil?
Každý zaměstnanec zařazený na této pracovní pozici by se tedy měl se všemi těmito dokumenty seznámit a firma, jakožto zaměstnavatel musí prokázat kdo a kdy byl s jednotlivými směrnicemi seznámen.
Přehled všech směrnic na jednom místě
Software zjednoduší nejen výběr a přiřazení jednotlivých dokumentů k seznámení, ale také zjednoduší manažerský pohled - manažer jednoduše vidí pro každého zaměstnance - s jakou směrnicí se již daný pracovník seznámil, nebo také ještě neseznámil a naopak z každého dokumentu vidí, kdo se s ní seznámil a kdo ještě ne.
Nahradíte si přehledy směrnic v šanonech
Také máte prezenční listiny zařazené v šanonech a když přijde jakýkoliv dotaz - typicky kdo kdy byl s čím seznámený, tak v nich obtížně hledáte? Touto elektronickou formou nahradíte své šanony a informace budete vyhledávat snadno a rychle. V tomto řešení pro seznamování pracovníků se směrnicemi a dokumenty budete mít vše pohromadě a v souvislostech ke konkrétnímu zaměstnanci.
Pohlídáte termíny seznámení
Systém hlídá všechny termíny seznámení s konkrétním dokumentem a sám upozorňuje lidi, co jim ještě chybí k seznámení se.
Komu je tento personální systém určen?
Tento software je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své údaje o seznamování pracovníků s dokumenty v bezpečí a v pořádku. Software se ale neomezuje jen na personalisty, ale používají jej i manažeři nebo majitelé firem.
Co všechno můžete s tímto software pro seznamování s dokumenty dělat?
Systém podporuje i další personální práci v oblasti řízení lidských zdrojů. Spíše než na komplexnost sází na snadnost a jednoduchost. Pomůže také se základními personálními evidencemi – od přehledu kandidátů přes nástup zaměstnance až po ukončení pracovního poměru. Základním pilířem personalistiky je evidence zaměstnanců a všech informací spojených se zaměstnanci, tedy většiny provozních informací, které k nim potřebujete vést na kartě zaměstnance. Můžete také vytvářet popisy pracovních náplní, odpovědnosti a další potřebné informace.
Pomáhá také podpořit výběr vhodných pracovníků formou evidence uchazečů, ve které si vedete všechny informace k uchazečům, pohovory s uchazeči a podobně.
Hlavní přínosy řešení pro seznamování pracovníků s dokumenty
- Hlídání důležitých termínů seznámení s dokumenty
- Rychlé vyhledávání kdo kdy byl s čím seznámen
- Rychlé vyhledávání ve směru od pracovníka (jaké dokumenty)
- Rychlé vyhledávání ve směru od dokumentu (kteří pracovníci)
- Vytváření distribučních listů pro seznamování
- Vedení různých personálních agend v jednom prostředí (zaměstnanci, uchazeči, volná pracovní místa)
Důraz na bezpečí a důvěrnost
I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o zaměstnancích jsou zde uložené v bezpečí.
Nemusíte nic instalovat
Pouze spustíte internetový prohlížeč - v bezpečném režimu „zelené adresní řádky“, která zajišťuje, že komunikace mezi vaším počítačem a serverem je bezpečná.
Umíme se napojit na vaše systémy
Aplikace a její komunikace je otevřená. Umíme se napojit na personalistiku a další systémy, kde vedete seznam zaměstnanců.
Potřebujete mít přehled kdo a kdy se seznámil s konkrétní směrnicí, pracovním postupem nebo jiným dokumentem? Nechcete nic složitě dohledávat v šanonech? Seznamování se směrnicemi pomáhá firmám jednoduchým způsobem udržet přehled, snížit administrativní zátěž a zároveň dává možnost doložit tyto informace pro případ kontroly.
Proč Aptien místo konkurence?
Aptien spojuje evidenci, úkoly i dokumenty do jednoho systému – bez složité implementace a s podporou v češtině. Na rozdíl od většiny softwarů nejste omezeni jen na BOZP nebo HR, ale spravujete všechny firemní předpisy a postupy na jednom místě.
