Správce (administrátor) směrnic má na starosti firemní dokumenty - směrnice a další vnitřní předpisy organizace, jako jsou politiky, pracovní postupy a podobně. Jinými slovy udržuje řízenou dokumentaci ve firmě. V menších firmách tuto roli zastává někdo jiný, obvykle HR manažer, manažer kvality, office manager, IT manažer.
- spravuje firemní směrnice a dokumenty
- zajišťuje jejich zveřejnění a seznámení zaměstnanců s nimi
Typická náplň práce správce směrnic
Pracovní náplň správce směrnic se liší podle velikosti a typu organizace: Typicky ale zahrnuje tyto činnosti:
- udržuje firemní směrnice, vnitřní předpisy a další dokumenty v aktuálním stavu
- koordinuje tvorbu směrnic a předpisů v organizaci
- provádí kontroly a koordinuje dokumenty napříč odděleními
- zavádí nové předpisy do života firmy
- zajišťuje zveřejnění a distribuci všech dokumentů ve firmě
- zajištění seznámení lidí ve firmě se směrnicemi, předpisy, pracovními postupy
- zajišťuje, aby byly všechny dokumenty byly přečtené a pochopené
- sleduje a spravuje směrnice a mapuje je podle regulačních standardů, norem a dalších požadavků
- provádí analýzu, sledování, měření, přezkumy a trvalé zlepšování směrnic a předpisů organizace
- má dohled nad vypracováváním zpráv, dokumentů, briefingů a průzkumů a účast na nich kolem firemních předpisů
- rozvíjí a udržuje vztahy s klíčovými zúčastněnými stranami na tvorbě směrnic
Jak Aptien usnadní práci administrátora směrnic
- Administrátor směrnic v Aptienu především spravuje evidenci směrnic jako zdroj dokumentů pro portál směrnic, dále nastavuje distribuční seznamy a má k dispozici reporting kolem směrnic.
Centrální správa všech směrnic a dokumentů ve firmě
- Pro správu směrnic v celé firmě používáte centrální úložiště všech směrnic v organizaci
- Hlídá vám platnosti a pomáhá směrnice organizovat
- Zde vedete přehled směrnic, sledujete jejich platnost a provádíte údržbu
- Tvorbu a schválení směrnic provádíte mimo Aptien
- Zaměstnancům nastavujete distribuční listy
- V nastavení portálu rozhodujete, jaké dokumenty se budou zaměstnancům na portálu směrnic nabízet
- Máte k dispozici reporting kolem směrnic.
Zaměstnancům publikujete platné směrnice na Portálu směrnic
- Portál směrnic jako místo, kde všichni zaměstnanci vidí směrnice
- Zaměstnanci vidí všechny veřejné směrnice
- Vidí dokumenty a směrnice se kterými seznámit
- Vidí všechny potvrzené dokumenty a směrnice
Pro manuály a další dokumenty můžete svůj organizér snadno rozšířit
- Pokud ve vaší organizaci spravujete také manuály nebo jiné řízené dokumenty, podívejte se jak je můžete snadno přidat pod manažera směrnic.