Správce (administrátor) směrnic má na starosti vnitřní předpisy organizace, jako jsou směrnice, politiky, pracovní postupy a podobně. Má na starosti jejich tvorbu, aktualizaci, správu i distribuci zaměstnancům. Jinými slovy spravuje firemní směrnice, pracovní postupy, manuály nebo a jiné řídicí dokumenty. Udržuje soubor firemní dokumentace, který odráží potřeby a postupy ve firmě. Konsoliduje všechny činnosti správy řídicích dokumentů firmy.
V menších organizacích tuto roli zastává někdo z top managementu organizace, obvykle ředitel, office manager, IT manažer nebo personalista nebo tuto roli firma nakupuje jako službu. Ve větších organizacích je administrátor směrnic nejčastěji členem právního oddělení nebo oddělení kvality.
Typická náplň práce administrátora směrnic
Pracovní náplň správce směrnic se liší podle velikosti a typu organizace: Typicky ale zahrnuje tyto činnosti:
- udržuje firemní směrnice, vnitřní předpisy a další dokumenty v aktuálním stavu
- koordinuje tvorbu směrnic a předpisů v organizaci
- provádí kontroly a koordinuje dokumenty napříč odděleními
- zavádí nové předpisy do života firmy
- zajišťuje zveřejnění a distribuci všech dokumentů ve firmě
- zajištění seznámení lidí ve firmě se směrnicemi, předpisy, pracovními postupy
- zajišťuje, aby byly všechny dokumenty byly přečtené a pochopené
- sleduje a spravuje směrnice a mapuje je podle regulačních standardů, norem a dalších požadavků
- provádí analýzu, sledování, měření, přezkumy a trvalé zlepšování směrnic a předpisů organizace
- má dohled nad vypracováváním zpráv, dokumentů, briefingů a průzkumů a účast na nich kolem firemních předpisů
- rozvíjí a udržuje vztahy s klíčovými zúčastněnými stranami na tvorbě směrnic
Jak Aptien usnadní práci administrátora směrnic
- Administrátor směrnic v Aptienu především spravuje evidenci směrnic jako zdroj dokumentů pro portál směrnic, dále nastavuje distribuční seznamy a má k dispozici reporting kolem směrnic.
Centrální knihovna všech směrnic a dokumentů
- Pro správu směrnic v celé firmě používáte centrální úložiště všech směrnic v organizaci
- Hlídá vám platnosti a pomáhá směrnice organizovat
- Zde vedete přehled směrnic, sledujete jejich platnost a provádíte údržbu
- Tvorbu a schválení směrnic provádíte mimo Aptien
- Zaměstnancům nastavujete distribuční listy
- V nastavení portálu rozhodujete, jaké dokumenty se budou zaměstnancům na portálu směrnic nabízet
- Máte k dispozici reporting kolem směrnic.
Zaměstnancům publikujete platné směrnice na Portálu směrnic
- Portál směrnic jako místo, kde všichni zaměstnanci vidí směrnice
- Zaměstnanci vidí všechny veřejné směrnice
- Vidí dokumenty a směrnice se kterými seznámit
- Vidí všechny potvrzené dokumenty a směrnice
Pro manuály a další dokumenty můžete svůj organizér snadno rozšířit
- Pokud ve vaší organizaci spravujete také manuály nebo jiné řízené dokumenty, podívejte se jak je můžete snadno přidat pod manažera směrnic.