Správce (administrátor) směrnic má na starosti vnitřní předpisy organizace, jako jsou směrnice, politiky, pracovní postupy a podobně. Má na starosti jejich tvorbu, aktualizaci, správu i distribuci zaměstnancům. Jinými slovy spravuje firemní směrnice, pracovní postupy, manuály nebo a jiné řídicí dokumenty. Udržuje soubor firemní dokumentace, který odráží potřeby a postupy ve firmě. Konsoliduje všechny činnosti správy řídicích dokumentů firmy.
V menších organizacích tuto roli zastává někdo z top managementu organizace, obvykle ředitel, office manager, IT manažer nebo personalista nebo tuto roli firma nakupuje jako službu. Ve větších organizacích je administrátor směrnic nejčastěji členem právního oddělení nebo oddělení kvality.
Typická náplň práce administrátora směrnic
Pracovní náplň správce směrnic se liší podle velikosti a typu organizace: Typicky ale zahrnuje tyto činnosti:
- udržuje firemní směrnice, vnitřní předpisy a další dokumenty v aktuálním stavu
- koordinuje tvorbu směrnic a předpisů v organizaci
- provádí kontroly a koordinuje dokumenty napříč odděleními
- zavádí nové předpisy do života firmy
- zajišťuje zveřejnění a distribuci všech dokumentů ve firmě
- zajištění seznámení lidí ve firmě se směrnicemi, předpisy, pracovními postupy
- zajišťuje, aby byly všechny dokumenty byly přečtené a pochopené
- sleduje a spravuje směrnice a mapuje je podle regulačních standardů, norem a dalších požadavků
- provádí analýzu, sledování, měření, přezkumy a trvalé zlepšování směrnic a předpisů organizace
- má dohled nad vypracováváním zpráv, dokumentů, briefingů a průzkumů a účast na nich kolem firemních předpisů
- rozvíjí a udržuje vztahy s klíčovými zúčastněnými stranami na tvorbě směrnic
Jak Aptien usnadní práci administrátora směrnic
Administrátor směrnic v Aptienu především spravuje evidenci směrnic jako zdroj dokumentů pro portál směrnic, dále nastavuje distribuční seznamy a má k dispozici reporting kolem směrnic.
- Administrátor směrnic pracuje s evidencí směrnic, ve které připravuje a vede vnitřní předpisovou základnu, ze které následně
- publikuje platné a účinné směrnice pro zaměstnance.
- Evidence funguje jako centrální knihovny směrnic ve firmě
- Distribuce směrnic usnadní seznamování konkrétních lidí s konkrétními dokumenty
- Administrátor má vše na jednom místě v nastavení směrnic