Odpovědnost za tvorbu směrnic, vnitřních předpisů a dalších řídících dokumentů se liší v závislosti na velikosti a struktuře organizace.
- Obecně platí, že konkrétní směrnice za konkrétní oblast musí vznikat ve spolupráci s manažery, vedoucími nebo specialisty za danou oblast.
- Účetní směrnice tedy vznikají ve spolupráci s účetním nebo CFO.
- Směrnice pro oblast lidských zdrojů musí vznikat ve spolupráci s HR manažerem, personalistou nebo expertem na oblast HR.
- IT směrnice zase ve spolupráci s IT manažerem nebo IT specialistou.
Role personalistů při vytváření směrnic
Protože se směrnice týkají procesů a lidí, jsou v tvorbě směrnic z kterékoliv oblasti často přítomni právě lidé z HR, kteří tvorbu směrnic koordinují. Profesionálové v oblasti lidských zdrojů tedy často hrají klíčovou roli při vytváření a formalizaci firemních politik a postupů.. Personalisté mají obvykle více znalostí o HR zákonech a etických praktikách. V mnoha případech tedy manažeři pracují na vývoji zásad a postupů se vstupem HR. Poté personální oddělení připraví formální příručku, kterou obdrží noví zaměstnanci při přijetí.
Řízení směrnic v různě velkých firmách je různé
Odpovědnost za vývoj firemních politik a postupů se poněkud liší v závislosti na velikosti a struktuře organizace. Jako vlastník malé firmy můžete většinu zásad a postupů vyvíjet sami nebo ve spolupráci s jinými leadery společnosti. Zásady a postupy obvykle vycházejí z firemní vize a cílů, které se obvykle vytvářejí na poradách strategického managementu na nejvyšší úrovni organizace. V některých organizacích manažeři oddělení také vytvářejí zásady a postupy specifické pro oddělení na základě povahy pracovních úkolů.
Směrnice v malých firmách
V malých firmách leží odpovědnost za tvorbu vnitřních předpisů zpravidla na majiteli nebo řediteli. Ten tuto odpovědnost často deleguje na externího specialistu nebo na účetní, protože v malém týmu je potřeba vnitřních předpisů pro řízení firmy jako takové přirozeně nižší a tak se směrnice a vnitřní předpisy často pragmaticky omezují pouze na ty, které jsou dané legislativou.
Každopádně organizace vytvářejí pouze ty směrnice, pro které mají náplň a důvod, tedy minimálně směrnice, které vyplývají jako povinnost z legislativy. Tyto povinnosti jsou v každé zemi s státě jiné. Nejčastěji jsou to:
- účetní směrnice - základní vymezení účetnictví – systém vedení účetnictví, účtový rozvrh, odpisový plán, účtování o zásobách, inventura, vedení majetku
- organizační pravidla – kompetence a podpisové vzory, oběh účetních dokladů, harmonogram účetní závěrky, inventarizace, archivace účetních dokladů
Směrnice ve středních firmách
- Střední firmy již mají rozvinutý střední management, který hraje v tvorbě směrnic zásadní roli, protože je nositelem pravidel a postupů v procesech, za které je příslušný manažer odpovědný. Z toho přirozeně vyplývá i to, že tyto procesy přenáší do formy směrnic a pracovních postupů.
- Střední firmy již mohou mít také specialistu na tvorbu a údržbu směrnic - buď někoho na oblast řízení kvality nebo samostatného manažera nebo administrátora směrnic.
Směrnice ve velkých firmách a korporacích
Velké firmy mají na směrnice téměř vždy vyčleněného specialistu nebo tým lidí. Ti jsou zpravidla součástí právního oddělení nebo součástí oddělení kvality nebo compliance (shody).