Jaké jsou základní a nejčastější směrnice ve firmě?
Většina firem řeší směrnice až ve chvíli, kdy je pozdě: přijde kontrola, stane se úraz, uniknou data, nebo vznikne spor se zaměstnancem. Dobrá zpráva je, že nemusíte mít 50 dokumentů. V praxi stačí několik klíčových směrnic, které pokryjí povinnosti vůči státu i ochranu firmy při průšvihu.
Rozsah směrnic v každé firmě a organizaci liší podle její velikosti, typu a složitosti předmětu činnosti i procesů. Obvykle platí, že čím větší je firma, tím více směrnic, pracovních postupů a dalších vnitřních předpisů má. Firmy obvykle vytvářejí pouze ty směrnice, pro které mají náplň a důvod. Níže najdete stručný a praktický seznam směrnic, které česká firma typicky potřebuje.
- Minimálně musí mít směrnice, které jim vyplývají jako povinnost z legislativy: buď proto, že je vyžaduje zákon, nebo protože firma musí umět prokázat seznámení zaměstnanců.
- Nad tyto povinné směrnice si každá firma rozhoduje a vytváří směrnice a pracovní postupy, které potřebuje ke svému řízení
1) Směrnice, které jsou „tvrdá povinnost“ (kontroluje stát)
Tohle je základ, který by firma měla mít připravený kdykoliv. Pokud vám takové směrnice chybí, může to být při kontrole úřadů pro firmu likvidační, nebo minimálně nepříjemné a drahé. U všech musí firma umět doložit, že:
- má zpracovnou směrnici
- zaměstnance s ní dostatečně seznámila nebo prokazatelně proškolila
BOZP: bezpečnost práce + hodnocení rizik + školení
Tohle nejčastější téma kontrol. Nejde jen o papír. Firma musí:
- identifikovat rizika na pracovišti,
- přijmout opatření k jejiích zmírnění,
- mít postup pro pracovní úrazy a jejich evidenci.
Požární ochrana (PO): požární směrnice + školení
U požární ochrany se kontroluje hlavně to, jestli lidé vědí, co dělat v případě požáru, Firma musí:
- mít poplachové směrnice,
- mít postup evakuace v případě požáru,
- základní pravidla chování pro pracoviště.
Vnitřní účetní směrnice (oběh dokladů, inventury, odpisy)
Směrnice je klíčová pro pořádek i pro kontrolu. Typicky obsahuje:
- pravidla pro oběh účetních dokladů,
- průběh schvalování a podpisové vzory,
- inventarizaci,
- odpisový plán (pokud firma eviduje majetek).
Whistleblowing (oznamovací systém)
Týká se vybraných firem (nad 50 lidí). Firma musí mít:
- jasný postup pro oznámení,
- určenou příslušnou osobu,
- informování zaměstnanců.
GDPR dokumentace (nejen „papír“, ale i pravidla pro lidi)
GDPR není jen o dokumentu do šanonu. Většina GDPR problémů vzniká ne ze zlého úmyslu, ale z nejasných pravidel. Firma musí:
- mít evidenci zpracování (co sbíráme, proč, jak dlouho, komu předáváme)
- nastavit pravidla pro zaměstnance, aby bylo jasné, co smí a nesmí
2) Směrnice, které nejsou „povinné na papíře“, ale chrání firmu
Zákon často říká: „musíte zajistit výsledek“ – ale bez vnitřní směrnice a prokazatelného seznámení zaměstnanců to firma těžko dokáže.
Směrnice pro práci s osobními údaji (pro zaměstnance)
Bez ní se firma hůře brání při kontrole (např. ÚOOÚ) nebo sporu, je důležitá pro:
- posílání osobních údajů e-mailem,
- sdílení dokumentů a přístupová práva,
- ukládání dat do cloudu a zálohování,
- mazání a skartace dat,
- postup při incidentu (např. únik nebo ztráta dat).
IT směrnice: používání techniky a bezpečnost (Acceptable Use)
Jedna z nejpraktičtějších směrnic vůbec. IT nebo bezpečnostní směrnice definuje:
- co se smí instalovat a používat (software, aplikace),
- pravidla pro hesla (MFA a přístupy),
- práci na dálku a použití soukromých zařízení (BYOD),
- postup při podezřelých e-mailech (phishing, atd),
- hlášení bezpečnostních incidentů (servisní kanál, lhůty).
U menších firem to často rozhoduje, zda skončí „jen“ incidentem, nebo plnohodnotnou katastrofou.
OOPP a pracovní oděvy (pokud firma řeší ochranné pomůcky)
Pokud firma vydává osobní ochranné pracovní prostředky, musí mít pořádek v těchto oblastech:
- kdo má nárok na jaké pomůcky,
- kdy a za jakých podmínek se provádí výměna,
- jak se pomůcka správně používá a udržuje,
- že zaměstnanec pomůcku převzal a byl proškolen.
Bez evidence a potvrzeného převzetí je firma při pracovním úrazu téměř vždy v nevýhod
Vnitřní mzdový předpis (odměňování, bonusy, příplatky)
Pokud firma nemá kolektivní smlouvu, vyplatí se mít jasně stanoveno:
- z čeho se skládá mzda (fix, variabilní složka),
- jak fungují bonusy a prémie (kritéria, schvalování),
- kdo schvaluje navýšení a výjimky,
- jak se řeší zákonné příplatky a termíny výplat.
Nejčastěji chrání firmu při sporech typu „proč má kolega vyšší mzdu než já“.
3) Směrnice, které rozhodují o penězích (pojišťovna, škody, náklady)
- Tyhle dokumenty se často ignorují – dokud se nestane průšvih. A pak jsou nejdražší.
Pracovní řád (není vždy povinný, ale v praxi se bez něj prakticky neobejdete, je extrémně užitečný)
- Pracovní řád je něco jako „ústava firmy“. Pomáhá nastavit: docházku a pracovní dobu, hlášení absencí, pravidla na pracovišti, základní kázeň a vymahatelnost.
- Když není, firma často nemá o co opřít běžné provozní věci.
- Často obsahuje i následující směrnice jako kapitoly
Směrnice pro svěřený majetek (předání a vrácení vybavení)
- Absolutní must-have pro firmy, které předávají zaměstnancům: notebooky, telefony, klíče, přístupové karty, licence, nástroje, vybavení, pracovní pomůcky.
- Minimum je jednoduché: předávací protokol, postupy pro vydávání i vracení při offboardingu, postup při ztrátě nebo poškození.
Směrnice cestovních náhrad
- Pokud lidé jezdí na služebky, potřebujete pravidla pro: schvalování cest, diety, ubytování, dopravu, vyúčtování a termíny.
- Pomáhá to nejen zaměstnancům, ale i účetnictví.
Směrnice pro autoprovoz (pokud firma používá služební nebo referentská auta)
- Důležitá hlavně kvůli pojistkám a nehodám: kdo smí řídit, tankování a evidence, servis a údržba firemních aut,
- postup při nehodě a škodě.
Alkohol a návykové látky (pokud je to relevantní)
- Hodí se hlavně pro výrobu, sklady, řízení, provozy se zvýšeným rizikem.
- Směrnice má definovat: kdy a jak lze provést test, kdo to řeší, co se děje při odmítnutí, jak se provádí zápis.
- U čistě kancelářských firem to často není potřeba.