Manažer směrnic (Policy Manager) má na starosti vnitřní předpisy organizace, jako jsou směrnice, politiky, pracovní postupy a podobně. Má na starosti jejich tvorbu, aktualizaci, správu i distribuci zaměstnancům. Jinými slovy spravuje firemní směrnice, pracovní postupy, manuály nebo a jiné řídicí dokumenty. Udržuje soubor firemní dokumentace, který odráží potřeby a postupy ve firmě. Konsoliduje všechny činnosti správy řízené dokumentace dokumentů firmy.
Samostatnou pozici manažera směrnic mají většinou až větší organizace, kde má na starosti také řízením týmu a koordinace administrátorů směrnic.
Typická náplň práce manažera směrnic
Pracovní náplň manažera směrnic se liší podle velikosti a typu organizace. Typicky zahrnuje tyto činnosti:
- udržuje firemní směrnice, vnitřní předpisy a další dokumenty v aktuálním stavu
- koordinuje tvorbu směrnic a předpisů v organizaci
- provádí kontroly a koordinuje dokumenty napříč odděleními
- zavádí nové předpisy do života firmy
- zajišťuje zveřejnění a distribuci všech dokumentů ve firmě
- zajištění seznámení lidí ve firmě se směrnicemi, předpisy, pracovními postupy
- zajišťuje, aby byly všechny dokumenty byly přečtené a pochopené
- sleduje a spravuje směrnice a řídí shodu firemních směrnic podle požadavků legislativy, standardů, norem a dalších požadavků
- provádí analýzu, sledování, měření, přezkumy a trvalé zlepšování směrnic a předpisů organizace
- má dohled nad vypracováváním zpráv, dokumentů, briefingů a průzkumů a účast na nich kolem firemních předpisů
- rozvíjí a udržuje vztahy s klíčovými zúčastněnými stranami na tvorbě směrnic
- řídí a koordinuje práci týmu, jednotlivých administrátorů směrnic
Jak vám Aptien pomůže jako správcům směrnic s vaší prací
Evidence směrnice je centrální knihovna všech směrnic a dokumentů
- Pro správu směrnic v celé firmě používáte centrální úložiště všech směrnic v organizaci
- Hlídá vám platnosti a pomáhá směrnice organizovat
- Zde vedete přehled směrnic, sledujete jejich platnost a provádíte údržbu
- Tvorbu a schválení směrnic provádíte mimo Aptien
- Zaměstnancům nastavujete distribuční listy
- V nastavení portálu rozhodujete, jaké dokumenty se budou zaměstnancům na portálu směrnic nabízet
- Máte k dispozici reporting kolem směrnic.
Zaměstnancům publikujete platné směrnice na Portálu směrnic
- Portál směrnic jako místo, kde všichni zaměstnanci vidí směrnice
- Vidí všechny veřejné směrnice
- Vidí dokumenty a směrnice se kterými seznámit
- Vidí všechny potvrzené dokumenty a směrnice
Pro manuály a další dokumenty můžete svůj organizér snadno rozšířit
- Pokud ve vaší organizaci spravujete také manuály nebo jiné řízené dokumenty, podívejte se jak je můžete snadno přidat pod manažera směrnic.