Tento článek je určený pro správce směrnic, tedy člověka, který ve firmě spravuje směrnice a nastavuje distribuci směrnic zaměstnancům.
Co jsou distribuční listy?
Distribuční list obsahuje pravidla zveřejnění a distribuce směrnic. Tedy určuje, kdo vidí jaké směrnice: Jinými slovy jakým zaměstnanců se zobrazí jaké směrnice na portálu a také jaké směrnice komu Aptien rozešle k potvrzení seznámení. Pomocí distribučních listů:
Aby vše dobře fungovalo, je třeba mít připravené směrnice a další dokumenty v evidenci směrnic, a také založené a přiřazené pracovní pozice (pokud máte směrnice nebo pracovní postupy určené pouze pro pracovní pozice)
- V distribučním listu je stanoveno, kdo se s čím a dokdy musí seznámit.
- Distribuční listy sestavujete pro všechny zaměstnance, pro pracovní pozice nebo pro jednotlivé zaměstnance
- Do distribučního listu můžete přidat jeden nebo více dokumentů
- Zdrojem dokumentů je evidence směrnic, kde vedete všechny směrnice, pracovní postupy a další dokumenty
- Distribuční listy si vytváříte sami podle potřeb své firmy
Jak nastavit distribuční listy?
- Jako správce směrnic máte k dispozici stránku "Nastavení směrnic".
- Na ní provádíte nastavení komu se budou zobrazovat jaké směrnice a dokumenty.
Kde najdete distribuční listy směrnic?
- Přejděte v levém menu do "Nastavení směrnic"
- Vidíte přehled distribučních listů rozdělených podle cílové skupiny (všichni, pracovní pozice, jednotlivci)
- Vyberte a upravte některý z distribučních listů
- Nebo vytvořte nový
- U každého distribučního listu máte k dispozici přehledy a reporty, kdo se seznámil nebo neseznámil s dokumentem.
Jak založit distribuční list?
- Přejděte v levém menu do "Nastavení směrnic"
- Klikněte na tlačítko "Vytvořit seznam příjemců"
- Vyberte zdroj, tedy dokument, se kterým se musí příjemci seznámit.
- Zvolte příjemce, tedy kdo se má s dokumentem seznámit
- Zvolte termín potvrzení, tedy do kdy se musí uživatel s dokumentem seznámit od doby, kdy je mu nasdílen.
- Zadejte název seznamu příjemců, název slouží hlavně pro vaší orientaci mezi ostatními seznamy.
Jakmile distribuční seznam vytvoříte, systém bude automaticky rozesílat upozornění všem lidem (uživatelům) v něm uvedeným a k uvedenému datu bude rozesílat připomínky těm, kteří seznámení ještě neprovedli.
Jak správně nastavit příjemce v seznamu
Jako správce směrnic máte tři způsoby, jak směrnice rozesílat:
- Pro všechny zaměstnance - systém automaticky přidá všechny aktivní uživatele s licencí do seznamu příjemců. Jakmile přiřadíte licenci novému kolegovi, bude také automaticky zařazen a dokument mu dorazí k potvrzení.
- Podle pracovních pozic - vyberete příjemce podle jejich pracovního zařazení (např. účetní, skladník, obchodník). Tento způsob je vhodný pro dokumenty určené konkrétní roli.
- Pro konkrétní zaměstnance nebo skupiny - použijte, pokud je dokument pro přesně určené osoby, které nemusí mít stejnou pozici. U většího počtu lidí můžete zvolit skupinu zaměstnanců. V seznamu příjemců pak neuvidíte jednotlivá jména, ale název zvolené skupiny.
Upozornění uživatelům po zadání nové směrnice do seznamu příjemců
Pokud je směrnice platná a je připravený distribuční seznam, začnou uživatelé dostávat notifikace o nové směrnici, se kterou se mají seznámit.
- V případě distribuce nové směrnice dostanou uživatelé notifikaci do e-mailu obratem po zadání dokumentu zveřejněného dokumentu do seznamu příjemců.
- Oznámení o nesplněných dokumentech v portálu směrnic chodí každý den, pokud některý z dokumentů je již po termínu seznámení.
