Tento článek je určený pro správce směrnic, tedy člověka, který ve firmě spravuje směrnice a nastavuje distribuci směrnic zaměstnancům.
Jak funguje nastavení seznamování se směrnicemi a dokumenty
- Zdrojem dokumentů je evidence Směrnice, kde vedete všechny směrnice, pracovní postupy a další dokumenty
- Tyto dokumenty a směrnice pak přiřazujete lidem v distribučních seznamech
Jak nastavit distribuční listy
Seznamování se směrnicemi je postavené na distribučních seznamech, kde je stanoveno kdo se s čím a dokdy má seznámit. Distribuční seznamy si vytváříte vy, tak, jak ve své organizaci potřebujete.
Distribuční list vytváříte pro každý dokument (směrnici) a k němu přiřadíte seznam lidí, kterým se bude daný dokument nabízet k seznámení. Na distribučním listu nastavujete počet dní, do kdy se mají seznámit s dokumentem nově přidaní lidé.
- CO - tedy s jakou směrnicí nebo s jakým dokumentem se lidé musí seznámit
- KDO se s ním má seznámit - komu se vybrané směrnice nebo jiné dokumenty zobrazí
- KDY - tedy do kdy tak musí učinit. Tento termín pak můžete zadat buď jako pevný, jednorázový nebo zadáváte počet dnů, od kdy se musí seznámit nově přidaní lidé (například noví zaměstnanci)
Jakmile distribuční seznam vytvoříte, systém bude automaticky rozesílat upozornění všem lidem (uživatelům) v něm uvedeným a k uvedenému datu bude rozesílat připomínky těm, kteří seznámení ještě neprovedli.
Jak připravit dokumenty pro distribuční listy
Jako správce distribučních listů máte ve výchozím nastavení k dispozici evidenci "Směrnice", která je zdrojem vašich směrnic, pracovních postupů a jiných dokumentů. Pokud ji nemáte aktivní, postup najdete v tomto samostatném článku.
- V distribučních listech se nabízejí platné přílohy z evidence Směrnic
- Nahrajte do příloh dokument se směrnicí, se kterou chcete zaměstnance seznamovat.
- Ideálně ve formátu PDF a prohlaste ji za platnou a účinnou v režimu řízené dokumentace.
- Pro spuštění seznamovacího procesu musí být daná směrnice platná (účinná).
Jak vytvořit distribuční listy
Administrátor systému nyní může uživatele rozdělit do skupin pro jednodušší zadávání. Zaměstnanci, kteří nebudou zatříděni do skupin, mohou být vybráni dle jména.
Administrátor systému může na uživatelskou roli povolit funkci „Správa distribučních listů", která bude řídit seznamovací procesy uvnitř společnosti. Role, která dostane povolené toto nastavení, najde v levém menu funkcionalitu "Správa distribučních listů".
Pro uživatele systému, kteří se budou pouze se směrnicemi seznamovat, vytvořte speciální roli nebo využijte námi připravenou roli "zaměstnanec", u této role povolte na stejném místě aplikaci "Seznamování".
Nyní se již naučíme vytvářet distribuční listy. Zvolte název distribučního listu a dejte „Přidat“. Určete termín, do kdy se zaměstnanci mají s danou směrnicí seznámit. Vyberte členy (buď skupiny uživatelů, nebo jednotlivé uživatele). Pokud by uživatel byl ve více skupinách, dostane notifikaci o nové směrnici pouze jednou. Dále vyberte směrnici z databáze vašich směrnic, se kterou se mají uživatelé seznámit. Po vyplnění těchto tří podmínek, uložení a zavření této bubliny, dojde k automatickému spuštění distribuce směrnice.
U každé směrnice následně najdete informaci o procentu seznámení se s danou směrnicí. Po ukončení seznamování máte možnost směrnici archivovat, vytisknout si výsledky seznámení nebo směrnici úplně odstranit.
Upozornění uživatelů po distribuci nové směrnice
Pokud je směrnice platná a je připravený distribuční list, začnou uživatelé dostávat notifikace o nové směrnici, se kterou se mají seznámit, podle následujících termínů:
- V případě distribuce nové směrnice dostanou uživatelé notifikaci do e-mailu v 6:00 ráno následujícího dne
- 3 dny před koncem termínu seznámení se směrnicí
- V den termínu seznámení
- Každý den po konci termínu seznámení, celkem maximálně 10 dnů po konci seznámení
