Tento článek je určený pro správce směrnic.
Nastavení, zveřejnění a distribuce směrnic a dokumentů
Jako manažer nebo správce směrnic máte v Aptien plně pod kontrolou, jaké směrnice nebo jiné dokumenty zveřejňovat nebo distribuovat k potvrzení vašim zaměstnancům. Jaké směrnice a jak se vašim zaměstnancům zobrazují na portálu směrnic nastavujete pomocí distribučních listů. V nich nastavujete, kdo-co uvidí nebo komu se co pošel. Zároveň platí to, že zaměstnancům se zobrazují pouze platné verze (zelené).
Zaměstnancům můžete dokumenty nasdílet buď pasivně nebo můžete nastavit u kterých směrnic (dokumentů) vyžadujete jejich potvrzení přečtení, seznámení s dokumentem. V seznamu příjemců k dispozici dva způsoby doručení:
- Pouze zveřejněno na portálu - dokumenty distribuované tímto způsobem se zobrazí v portálu směrnic
- Vyžaduje potvrzení - tedy u dokumentu musí zaměstnanec potvrdit jeho přečtení.
Krok 1: Nastavení zdrojů pro portál směrnic
Standardně, jako výchozí je zdrojem pouze evidence směrnic. Pokud vám to stačí, nemusíte nic dalšího nastavovat. Pokud potřebujete na portálu směrnic zobrazovat nějaké specifické dokumenty, nad rámec evidence směrnic nebo manuálů, doporučujeme je vést v oddělené evidenci
Jak nastavit další zdroje pro portál směrnic?
- Zdrojem pro portál směrnic mohou být také další evidence, ve kterých zapnete řízenou dokumentaci.
- Řízenou dokumentaci tedy můžete zapnout například v evidenci manuálů nebo v jiné evidenci, ze které potřebujete publikovat dokumenty na portál směrnic.
- Jakmile bude evidence naplněná platnými dokumenty, budou se dokumenty z ní nabízet k výběru v distribučním listu
Krok 2: Nastavení pravidel zveřejnění a distribuce
V záložce "Nastavení směrnic" nastavujete pravidla pro zveřejnění a distribuci pomocí distribučních listů. Zde máte k dispozici také jejich reporty.
- Distribuční list slouží pro distribuci konkrétních směrnic určeným zaměstnancům
- V této záložce vytváříte a spravujete všechny distribuční seznamy
- U každého distribučního seznamu najdete také základní reporting (kdo přečetl, kdo ještě ne)
Více o nastavení distribučních listů (seznamů příjemců) najedete zde.