Tento článek je určený pro manažera nebo správce směrnic.
Nastavení směrnic a distribuce dokumentů do Portálu směrnic
Jako manažer nebo správce směrnic máte k dispozici nastavení, jak směrnice zveřejňovat vašim zaměstnancům. Zde máte na jednom místě veškeré nastavení, které se týká směrnic ve vaší firmě. Jaké směrnice a jak se vašim zaměstnancům zobrazují na portálu směrnic nastavujete pomocí distribučních seznamů. V nich nastavujete, kdo co uvidí.
Zaměstnancům můžete dokumenty nasdílet buď pasivně nebo můžete nastavit u kterých směrnic (dokumentů) vyžadujete jejich potvrzení přečtení, seznámení s dokumentem. V seznamu příjemců k dispozici dva způsoby doručení:
- Pouze zveřejněno - dokumenty distribuované tímto způsobem se zobrazí v portálu směrnic v záložce Centrum znalostí
- Vyžaduje potvrzení - tedy u dokumentu musí zaměstnanec potvrdit jeho přečtení.
Krok 1: Nastavení zdrojů pro portál směrnic
Co jsou zdroje pro portál směrnic
- Standardně, jako výchozí je to evidence směrnic, pokud vám to stačí, nemusíte nic dalšího nastavovat
- Zdrojem pro portál směrnic mohou být také další evidence, ve kterých máte zapnutou řízenou dokumentaci.
- Řízenou dokumentaci můžete zapnout například v evidenci manuálů nebo v jiné evidenci, ze které potřebujete publikovat dokumenty na portál směrnic.
Jak přidat další evidence jako zdroje (pouze pokud vám nestačí evidence směrnic)
Pokud potřebujete na portálu směrnic zobrazovat nějaké specifické dokumenty, nad rámec evidence směrnic nebo manuálů, musíte je vést v oddělené evidenci
- Takovou evidenci si založíte jako novou, pojmenujete a nastavíte jak potřebujete
- V nastavení evidence také musíte zapnout v menu Přílohy řízenou dokumentaci
- Jakmile bude evidence naplněná platnými dokumenty, budou se dokumenty z ní nabízet k výběru v seznamu příjemců
Krok 2: Nastavení seznamů příjemců
V záložce Nastavení směrnic si přidáváte a spravujete seznamy příjemců (distribuční seznamy). Zde máte k dispozici také jejich reporty.
- Seznam příjemců slouží pro distribuci konkrétních směrnic určeným zaměstnancům
- V této záložce vytváříte a spravujete všechny distribuční seznamy
- U každého distribučního seznamu najdete také základní reporting (kdo přečetl, kdo ještě ne)
Více o nastavení distribučních listů (seznamů příjemců) najedete zde.