Tento článek je určený pro správce manuálů a produktové dokumentace.
Vedení přehledu manuálů, návodů, uživatelské a jiné produktové dokumentace
Tato evidence je určena k vedení knihovny návodů, manuálů, uživatelské a další dokumentace k vašim přístrojům, strojům, zařízením, software nebo také vašim výrobkům. Umožňuje přehledné vedení aktuálně platné dokumentace a také umožňuje školení a seznamování vašich pracovníků s touto dokumentací.
V evidenci máte v základu nastavené základní typy dokumentace, které lze snadno změnit. Pro každý dokument pak vedete informace o jeho vydání a platnosti.
- Manuály
- Návody
- Uživatelská dokumentace
- Doporučení výrobce
- Administrátorská dokumentace
- další
Zdroj pro školení seznamování pracovníků s manuály
- Můžete ji používat buď samostatně pro vedení přehledu platné dokumentace nebo jako zdroj pro školení vašich pracovníků (školení a seznamování s dokumentací a manuály).
- Tato evidence je zdrojem pro školení a seznamování s dokumenty. Dokumenty zde vedené se nabízejí v distribučních listech a následně zaměstnancům na portálu v přehledu směrnic a dokumentů.
Jak postupovat při vedení manuálů a návodů
Konkrétní dokumenty přikládejte formou příloh (pdf, word nebo jiný typ dokumentu). V evidenci manuálů jsou přílohy vedené jako řízená dokumentace a to znamená, že jednotlivé dokumenty podléhají řízenému životnímu cyklu a tedy mohou nabývat stavů (Připravený > Platný > Vyřazený). V případě že používáte ve vaší organizaci školení a seznamování s dokumenty, tak se zaměstnancům nabízejí pouze dokumenty, které jsou ve stavu Platné.
Evidence manuálů funguje v režimu řízené dokumentace. To znamená, že veškeré zde vedené dokumenty podléhají životnímu cyklu. Vy tak máte jednoznačný přehled, které dokumenty jsou platné a které již platné nejsou.
- Nejprve si vyjasněte, jaké typy manuálů máte máte a jejich rozdělení upravte pomocí tzv. kategorií (například podle typů přístrojů nebo typů uživatelů)
- Přidejte jednotlivé manuály a zařaďte si je do kategorií
- Konkrétní verze manuálů pak přikládejte formou příloh, u kterých stanovíte jejich zveřejnění a platnost
- To znamená, že pokud máte více verzí manuálů, bude je přikládat formou příloh a řídit jejich životní cyklus (Připravená > Platná > Archivovaná)
Jak přikládat jednotlivé manuály
Konkrétní manuály přikládejte formou příloh (pdf, word nebo jiný typ dokumentu). Je to z toho důvodu, že záznamy v evidenci vnitřních předpisů jsou v čase relativně stálé (například Směrnice o služebních cestách) ale její jednotlivé znění (např. Směrnice o služebních cestách pro rok 2023) je platná pouze v určitém časovém úseku, který nastavujete formou stavu na úrovni přílohy.
- Nově přidaný dokument je vždy ve stavu "V Přípravě". Datum začátku zveřejnění, případně datum platnosti nastavujete pro každý dokument zvlášť.
- V evidenci směrnic jsou přílohy vedené jako řízená dokumentace a to znamená, že jednotlivé dokumenty podléhají řízenému životnímu cyklu a tedy mohou nabývat stavů (Připraveno > Zveřejněný > Vyřazený). V případě že používáte ve vaší organizaci Portál směrnic, tak se zaměstnancům nabízejí pouze dokumenty, které jsou ve stavu Zveřejněný.