Tento článek je určený pro manažery a administrátory firemních směrnic.
Jako člověk odpovědný za směrnice ve firmě potřebujete mít k dispozici přehled všech platných i archivovaných směrnic, pracovních postupů, návodů a dalších podobných dokumentů vaší firmy, abyste s nimi mohli pracovat a řídit jejich platnost. K tomu slouží především evidence směrnic, kde směrnice spravujete, odkud řídíte jejich platnosti, kam přidáváte konkrétní dokumenty (typicky v pdf) a odkud také publikujete dokumenty vašim zaměstnancům prostřednictvím portálu směrnic pro vaše zaměstnance.
Jako správce směrnic tedy pracujete s:
- Evidencí směrnic (nebo případně evidencí manuálů), kde spravujete všechny dokumenty
- Nastavením směrnic, kde nastavujete portál a distribuci směrnic
Zaměstnanci pak mají k dispozici Portál směrnic
- Směrnice zde mohou prohlížet a číst
- Potvrzují seznámení s nimi
První kroky správce směrnic
Vaše práce musí začít od evidence směrnic. Stejný postup platí, pokud potřebujete řešit manuály nebo jinou přístrojovou dokumentaci u které doporučujeme využít nebo vytvořit speciální evidence, oddělené od směrnic. Doporučený postup pro administrátora nebo manažera směrnic je následující:
1. Nastavte evidenci směrnic
- Využijte evidenci směrnic, kterou můžete upravit podle potřeb a zvyklostí ve vaší organizaci
- Rozhodněte, jaké informace o směrnicích budete vést a případně si upravte jejich strukturu
- Rozhodněte, pro jaké oblasti vedete vnitřní předpisy a podle toho upravte typy směrnic
- TIP: neveďte více informací kolem směrnic, než co potřebujete. Co není třeba, smažte
2. Naplňte evidenci směrnic
- Jakmile máte jasno o struktuře vedených dokumentů, můžete evidenci směrnic naplnit
- Pokud máte směrnic hodně, připravte si excel se seznamem směrnic a informacemi kolem nich a importujte do Aptienu
- Připravte se seznam platných dokumentů (doporučujeme rovnou v pdf) a dokumenty nahrajte a nastavte jako platné
3. Nastavte portál směrnic pro zaměstnance
- Zaměstnancům je třeba směrnice zpřístupnit a dobře komunikovat.
- K tomu slouží portál směrnic, kde mají zaměstnanci všechny dokumenty k dispozici
- Doporučujeme na portálu začít seznamem směrnic dostupných všem zaměstnancům ke čtení.
- Zde se vám zobrazí všechny přílohy (pdf), které máte v evidenci směrnic nastavené jako zveřejněné (publikované)
4. Nastavte potvrzování konkrétních směrnic
- Dokumenty, u kterých potřebujete nebo musíte dokládat, že se s nimi konkrétní zaměstnanec seznámil, rozesíláte pomocí distribučních seznamů v "Nastavení směrnic"
- Zaměstnanci tak musí pro jednotlivé dokumenty potvrdit, že je četli jsou s nimi seznámeni
Výsledek pro zaměstnance
- Zaměstnanci používají a vidí pouze Portál směrnic
- Zde mají k dispozici všechny publikované dokumenty
- Pro dokumenty, kde musíte prokázat jejich přečtení, využijete seznamování se směrnicemi
- Zaměstnancům pak chodí upozornění na nepotvrzené směrnice a dokumenty
Také manuály a jiné dokumenty
- Pokud máte například také manuály, doporučujeme k tomu využít samostatnou evidenci manuálů.
- Pokud máte ještě další řízenou dokumentaci, nastavte si další evidence podle toho, jak fungujete.
Jak vám Aptien pomůže se správou směrnic
Evidence směrnice je centrální knihovna všech směrnic a dokumentů
- Evidence směrnic používáte centrální úložiště všech směrnic v organizaci
- Hlídá vám platnosti a pomáhá směrnice organizovat
- Zde vedete přehled směrnic, sledujete jejich platnost a provádíte údržbu
- Tvorbu a schválení směrnic provádíte mimo Aptien
Portál směrnic je určený pro zaměstnance
- Portál směrnic jako místo, kde všichni zaměstnanci vidí směrnice
- Vidí všechny veřejné směrnice
- Vidí dokumenty a směrnice se kterými seznámit
- Vidí všechny potvrzené dokumenty a směrnice