Tento článek je určený pro správce směrnic.
Jako správce směrnic ve firmě potřebujete mít k dispozici přehled všech platných i archivovaných směrnic, pracovních postupů, návodů a dalších podobných dokumentů vaší firmy. K tomu vám slouží evidence směrnic, kde směrnice spravujete, odkud řídíte jejich platnosti, kam přidáváte konkrétní dokumenty (typicky v pdf) a odkud také publikujete nebo distribuujete dokumenty vašim zaměstnancům.
Jako správce směrnic je spravujete a nastavujete pomocí:
- Evidence směrnic (nebo případně evidence manuálů), kde spravujete všechny dokumenty
- Nastavení směrnic, kde nastavujete pravidla zveřejnění a distribuce, tedy kdo jaké směrnice uvidí a dostane
Zaměstnanci mají k směrnice k potvrzení a přečtení
První kroky správce směrnic
Vaše práce musí začít od evidence směrnic. Stejný postup platí, pokud potřebujete řešit manuály nebo jinou přístrojovou dokumentaci u které doporučujeme využít nebo vytvořit speciální evidence, oddělené od směrnic. Doporučený postup pro administrátora nebo manažera směrnic je následující:
1. Nastavte evidenci směrnic
- Využijte evidenci směrnic, kterou můžete upravit podle potřeb a zvyklostí ve vaší firmě
- Rozhodněte, pro jaké oblasti vedete vnitřní předpisy a podle toho upravte typy směrnic
- TIP: neveďte více informací kolem směrnic, než co potřebujete. Co není třeba, smažte
2. Naplňte evidenci směrnic
- Jakmile máte jasno o struktuře vedených dokumentů, můžete evidenci směrnic naplnit
- Připravte se seznam platných verzí směrnic (doporučujeme rovnou v pdf) a dokumenty nahrajte a nastavte jako platné
- Postupujte podle tohoto návodu
3. Zveřejněte směrnice vašim zaměstnancům
- Zaměstnancům je třeba platné směrnice zpřístupnit a dobře komunikovat
- K tomu slouží portál směrnic, kde mají zaměstnanci všechny dokumenty k dispozici
- Tady je návod, jak směrnice zveřejníte
4. Pro dokumenty, u kterých potřebujete potvrzení zaměstnanců nastavte distribuční listy
- Vhodné pro dokumenty, u kterých potřebujete nebo musíte dokládat, že se s nimi konkrétní zaměstnanec seznámil
- Zaměstnanci musí u těchto dokumentů potvrdit, že se s nimi seznámili a rozumí jim
- Směrnice se rozesílají automaticky pomocí distribučních seznamů, které vytvoříte v nastavení směrnic
Jak vám Aptien pomůže se správou směrnic
Centrální správa všech směrnic a dokumentů
- Evidenci směrnic používáte centrální úložiště všech směrnic v organizaci
- Hlídá vám platnosti a pomáhá směrnice organizovat
- Zde vedete přehled směrnic, sledujete jejich platnost a provádíte údržbu
- Tvorbu a schválení směrnic provádíte mimo Aptien
Prokázání shody
- potřebují nezpochybnitelný důkaz, že se zaměstnanec se směrnicí prokazatelně seznámil.
- V případě soudního sporu nebo kontroly z inspektorátu práce nestačí mít směrnici "na intranetu" – proces vyžaduje digitální podpis (např. přes DocuSign) nebo prokazatelný log z HR systému.
- Portál směrnic jako místo, kde všichni zaměstnanci vidí směrnice
- Jsou zde všechny veřejné firemní směrnice a dokumenty
Distribuce směrnic a vynucení souhlasu
- Nastavení automatizovaného procesu, který zajistí, že po vydání nové směrnice nebo její aktualizace dostane každý relevantní zaměstnanec upozornění a termín pro potvrzení.
- Nahánění opozdilců pomocí automatických urgencí
Životní cyklus a verzování dokumentů
- Správa verzí, aby v oběhu nebyly staré směrnice
- Hlídání a připomínání pravidelných revizí směrnic (např. jednou ročně),
- Archivaci starých verzí směrnic, aby bylo možné zpětně dohledat, s jakou verzí zaměstnanec potvrdil souhlas
Školení a ověření porozumění
- Jednoduché e-learningové testy znalosti směrnice
- jednoduchá školení formou dotazníků (v přípravě)
Segmentace a cílená distribuce směrnic
- Procesní zajištění toho, aby zaměstnanci nebyli přehlceni směrnicemi, které se jich netýkají.
- Díky distribučním listům (sadám dokumentů) jsou směrnice cílené na zaměstnance a pracovní pozice
- Automatická distribuce správné dokumenty na základě role, a pracovního zařazení
Jak vyřešit seznámení manuály, návody k obsluze a dalšími dokumenty
- Pokud máte například také manuály, doporučujeme k tomu využít samostatnou evidenci manuálů.
- Pokud máte ještě další řízenou dokumentaci, nastavte si další evidence podle toho, jak fungujete.