Tento článek je určený pro manažery a administrátory firemních směrnic.
Jako člověk odpovědný za směrnice ve firmě potřebujete mít k dispozici přehled všech platných i archivovaných směrnic a dalších řídicích dokumentů vaší organizace, abyste s nimi mohli pracovat a sledovat jejich platnost. K tomu slouží především evidence směrnic, kde směrnice spravujete, odkud řídíte jejich platnosti, kam přidáváte konkrétní dokumenty (typicky v pdf) a odkud také publikujete dokumenty do portálu směrnic pro vaše zaměstnance.
Jakmile máte všechny vaše směrnice, pracovní postupy nebo manuály pod kontrolou, můžete je prostřednictvím portálu zveřejnit a dát k dispozici vašim zaměstnancům.
Jako správce směrnic tedy pracujete s:
- Evidencí směrnic (nebo případně evidencí manuálů), kde spravujete všechny dokumenty
- Nastavením směrnic, kde nastavujete portál a distribuci směrnic
- Portálem směrnic pro zaměstnance
První kroky správce směrnic
Vaše práce musí začít od evidence směrnic. Stejný postup platí, pokud potřebujete řešit manuály nebo jinou přístrojovou dokumentaci, doporučujeme na takové dokumenty využít nebo vytvořit speciální evidence. Doporučený postup pro administrátora nebo manažera směrnic je následující:
1. Nastavte evidenci směrnic
- Využijte evidenci směrnic, kterou můžete upravit podle potřeb a zvyklostí ve vaší organizaci
- Rozhodněte, jaké informace o směrnicích budete vést a případně si upravte jejich strukturu
- Rozhodněte, pro jaké oblasti vedete vnitřní předpisy a podle toho upravte typy směrnic
- TIP: neveďte více informací kolem směrnic, než co potřebujete. Co není třeba, smažte
2. Naplňte evidenci směrnic
- Jakmile máte jasno o struktuře vedených dokumentů, můžete evidenci směrnic naplnit
- Pokud máte směrnic hodně, připravte si excel se seznamem směrnic a informacemi kolem nich a importujte do Aptienu
- Připravte se seznam platných dokumentů (doporučujeme rovnou v pdf) a dokumenty nahrajte a nastavte jako platné
3. Nastavte portál směrnic pro zaměstnance
- Zaměstnancům je třeba směrnice zpřístupnit a dobře komunikovat. K tomu slouží portál směrnic, kde mají zaměstnanci všechny dokumenty k dispozici
- Doporučujeme na portálu začít seznamem směrnic dostupných všem zaměstnancům. Zde se vám zobrazí všechny přílohy (pdf), které máte v evidenci směrnic nastavené jako zveřejněné (publikované)
4. Nastavte potvrzování konkrétních směrnic
- Dokumenty, u kterých potřebujete nebo musíte dokládat, že se s nimi konkrétní zaměstnanec seznámil, rozesíláte pomocí distribučních seznamů v "Nastavení směrnic"
- Zaměstnanci tak musí pro jednotlivé dokumenty potvrdit, že je četli jsou s nimi seznámeni
Výsledek pro zaměstnance
- Zaměstnanci používají a vidí pouze Portál směrnic
- Zde mají k dispozici všechny publikované dokumenty
- Pro dokumenty, kde musíte prokázat jejich přečtení, využijete seznamování se směrnicemi
- Zaměstnancům pak chodí upozornění na nepotvrzené směrnice a dokumenty
Také manuály a jiné dokumenty
- Pokud máte například také manuály, doporučujeme k tomu využít samostatnou evidenci manuálů.
- Pokud máte ještě další řízenou dokumentaci, nastavte si další evidence podle toho, jak fungujete.
Jak vám Aptien pomůže se správou směrnic
Evidence směrnice je centrální knihovna všech směrnic a dokumentů
- Evidence směrnic používáte centrální úložiště všech směrnic v organizaci
- Hlídá vám platnosti a pomáhá směrnice organizovat
- Zde vedete přehled směrnic, sledujete jejich platnost a provádíte údržbu
- Tvorbu a schválení směrnic provádíte mimo Aptien
Portál směrnic je určený pro zaměstnance
- Portál směrnic jako místo, kde všichni zaměstnanci vidí směrnice
- Vidí všechny veřejné směrnice
- Vidí dokumenty a směrnice se kterými seznámit
- Vidí všechny potvrzené dokumenty a směrnice