Jak importovat data do systému

Datum poslední aktualizace: 31. 03. 2022
Pomohl Vám tento článek?
15 z celkových 18 článek pomohl.

Tento článek je určený pro Administrátory. Import může provádět pouze Administrátor.

Pomocí importu můžete data nahrát nebo aktualizovat 

Import vám umožní nahrát hromadně data do Aptienu a tím vám ušetřit spoustu času, který byste museli jinak strávit ručním přepisováním údajů. Importováním můžete jednorázově naplnit evidence položkami, nebo data průběžně aktualizovat. Data lze importovat do jakékoliv evidence. Jediné, co k tomu potřebujete, jsou kvalitní data ve formátu XLSX.   Je důležité, abyste si před zahájením importu uvědomili, že kvalita dat, kterou budete mít v systému se odvíjí od kvality vašeho zdroje. Jinými slovy, pokud importujete nekvalitní data, budete mít i v systému nekvalitní data.

Jak importujete data do Aptienu

Příprava dat pro import

Nejdříve je nutné připravit zdrojový soubor (v Excelu) se všemi daty, které chcete importovat do jedné evidence. Při přípravě myslete na to, že sloupce ve zdrojové tabulce jsou jako jednotlivá pole (detaily) v evidenci a řádky ve zdrojové tabulce jsou jednotlivé záznamy

1 řádek v souboru = 1 položka

Import vám umožní také založit nový detail

Doporučení a na co si dát pozor

Doporučujeme dopředu připravit tabulku tak, aby svoji strukturou a pojmenováním sloupců odpovídala struktuře evidence. A nejen to. Doporučujeme si ve zdrojové tabulce pojmenovat sloupce stejně jako máte pojmenované detaily v evidenci, do které import provádíte. 

Pokud tato doporučení dodržíte, lépe se v importu vyznáte a snížíte možnost, že uděláte někde chybu. Abyste měli v systému kvalitní data a vše proběhlo v pořádku, doporučujeme věnovat pozornost následujícím pravidlům

  1. Upravte formát buněk v Excelu tak, aby byl shodný s formáty v cílových detailech. Pro správné fungování importu by měly být stejného typu (datum - datum, číslo - číslo atd.). Všechny hodnoty v jednom sloupci tedy musí být ve vhodném formátu, např. buňky ve sloupci „jméno“ musí být v textovém formátu, buňky ve sloupci "datum narození" ve formátu datum (dd.mm.rrrr), atd. Pokud nedodržíte správný formát, data se mohou naimportovat jinak, než potřebujete. Není to pak chyba importu, ale důsledek nesprávné přípravy dat
  2. Pozor na mezery, před ani za textem se žádná nesmí objevit (špatně: " datum podpisu", správně: "datum podpisu") 
  3. Pozor na mezery před nebo za názvem sloupce nebo hodnotou buňky
  4. Buňky zdrojové tabulky nesmějí obsahovat vzorce
  5. V názvu sloupce ve zdrojovém soubory se nesmí objevit uvozovky
  6. Pozor na skryté řádky (použití filtrů): nástroj pro import naimportuje všechny řádky tabulky, ať už jsou viditelné, nebo v danou chvíli skryté
import dat vyber radky

Import

Vyberte cílovou evidenci, do které chcete data ze souboru importovat a ve spodní části průzkumníka klikněte na ikonu importu.  

Zobrazí se vám průvodce importem.

  1. Vyberte, nahrajte nebo sem přetáhněte svůj zdrojový soubor s daty
  2. Importní průvodce vám zobrazí náhled zdrojové tabulky
  3. Vyberte, na kterém řádku v tabulce máte názvy sloupců. Obvykle to je první řádka zdrojové tabulky
  4. V dalším kroku vyberte, který sloupce obsahuje údaje pro pojmenování a založení názvů položek. Podle hodnot ve vybraném sloupci se vám založí a pojmenují položky v evidenci. Je to důležité rozhodnutí
  5.  V dalším kroku se provede mapování na jednotlivé detaily (pole) v evidenci. Pro každý sloupec vyberete, jestli jej chcete přeskočit nebo nahrát do evidence a do kterého detailu. Můžete také zvolit založení nového detailu. Import toto provede za vás
Import název polozky

Co znamenají jednotlivé možnosti

  1. Přeskočit sloupec - vynechá sloupec z importu
  2. Založit detail - pokud nevybere žádný existující detail, založí v evidenci nový
  3. Kategorie - přiřadí položku do kategorie

Náhled a rekapitulace

  1. V následujícím kroku, v náhledu, potvrdíte jak budou data importována do systému
  2. Potvzením spustíte import
import mpovani detailu

Kontrola a případné smazání importu

Po importu proveďte kontrolu, zdali se data importovala správně. Pokud jste udělali chybu, můžete pomocí tlačítka "Historie importů" celý import smazat a provést znovu. Tlačítko najdete v dolní části průzkumníka vedle tlačítka importu. Následně stačí u posledního importu zvolit "Odstranit".

Jak použít import k aktualizaci dat

Postup je stejný, jen v předposledním kroku zvolíte aktualizovat data. Je nutné mít na paměti, že Název položky je jediný údaj pro párování a tak lze import použít pro aktualizaci pouze v evidencích, kde máte unikátní názvy položek.

  • Pro aktualizaci dat pomocí importu je nutné mít unikátní názvy položek, aby došlo ke správnému párování
  • Pokud máte duplicitní názvy položek, import pro aktualizaci není možné použít
  • Automatický kód (prefix) není součástí názvu