Tento článek je určený pro administrátory a správce směrnic.
Jak postupovat při přidání nové směrnice a dokumentu
Pro přidávání nových směrnic musíte mít přístup do evidence Směrnice.
V našem Aptienu nelze přidat pouze samostatné dokumenty, aniž by byla založená karta směrnice. Pro přidání směrnice je nutné založit v evidenci položku (kartu), kterou uložíte do příslušné kategorie, můžete směrnice také klasifikovat. Karta směrnice Vám umožňuje pracovat se směrnicí se všemi dostupnými funkcemi našeho systému, například:
- základní informace směrnice
- kdo je za směrnici odpovědný
- kdy má docházet k revizi dokumentu
- také je možné využít jednoduchého schvalovacího systému
- Můžete psát zápisy ze schůzek nebo údržby
Jak přidat novou směrnici ručně
- V evidenci Směrnice vidíte tlačítko "+ Přidat směrnici"
- Vyberte typ směrnice a zadejte její název
- Potvrďte tlačítkem "Uložit"
Po založení se Vám otevře karta, kde vyplníte základní informace o směrnici, které si v systému nastavíte. Poté přidejte dokument.
Jak přidat dokument k nové směrnici
V otevřené kartě směrnice
- Přejděte na záložku Přílohy
- Klikněte na "+ Přidej soubor"
- Vyberte potřebný dokument a uložte
Soubor se Vám nahraje s označením "Připravený", to znamená, že dokument ještě není k dispozici zaměstnancům a je možné spustit schvalovací proces. Jestliže už vkládáte dokument schválený a hotový, je nutné nastavit ho do režimu "Zveřejněný / Platný" neboli dokument publikovat.
- Klikněte na žlutý štítek "připravený", otevře se Vám úprava dokumentu
- Klikněte na zelenou šipku v pravém rohu žlutého rámečku
- Vyplňte potřebná data. Aby se dokument zveřejnil, je nutné vyplnit datum: Platný od
