Tento článek je určený pro administrátory a správce směrnic.
Jak postupovat při přidání nové směrnice a dokumentu
Směrnice a interní dokumenty ve vaší firmě máte jako správce směrnic v evidenci Směrnice. Přidání nového dokumentu, jako je směrnice, interní předpis nebo firemní pravidlo, je první krok k jasné evidenci a správě pravidel ve vaší organizaci. V Aptienu můžete tento proces provést jednoduše a efektivně tak, aby zaměstnanci vždy viděli pouze aktuální verzi pravidel ale vy jako správce směrnic budete mít přehled celém o jejich životním cyklu (od přípravy až po archivaci).
- Otevřete evidenci směrnic a interních předpisů
- V evidenci Směrnice vidíte tlačítko "+ Přidat směrnici",
- Zadejte název a základní údaje dokumentu
- Přidejte první verzi dokumentu jako přílohu
- Klikněte na žlutý štítek "připravený", otevře se Vám úprava dokumentu
- Klikněte na zelenou šipku v pravém rohu žlutého rámečku pro zveřejnění dokumentu (nastavíte pomocí platnosti)
- Vyplňte potřebná data. Aby se dokument zveřejnil, je nutné vyplnit datum: Platný od
- Nastavte platnost a stav verze
- Na základě stavu bude směrnice zveřejněna na portálu směrnic vašim zaměstnancům
Jak zadat název a základní údaje dokumentu
U nového dokumentu vyplňte:
- Název směrnice / předpisu – jasný a srozumitelný popis, např. Směrnice o bezpečnosti práce nebo Interní předpis pro používání IT zařízení.
- Kategorie – zařazení dokumentu do oblasti (např. HR, BOZP, finance, IT).
- Krátký popis účelu dokumentu – co pravidlo řeší a proč je důležité.
Tyto informace pomáhají ostatním zaměstnancům rychle pochopit, o jaké pravidlo jde a kdy je relevantní.
Jak přidat verzi směrnice: jako přílohu
Směrnice nebo interní předpis je v Aptienu hlavní záznam, ke kterému můžete přidat konkrétní verze dokumentu jako přílohy (např. PDF nebo Word). Každá příloha představuje jedno znění pravidla, které může mít svůj vlastní životní cyklus:
- V přípravě – dokument se připravuje a ještě není platný.
- Platná verze – dokument je schválený a platí pro všechny zaměstnance.
- Vyřazená / archivovaná – starší znění, které již není aktuální, ale je uchováno pro přehled a audit.
U každé přiložené verze můžete nastavit:
- Datum účinnosti – od kdy je tato verze pravidla platná.
- Stav verze – jestli je dokument teprve v přípravě, platný nebo vyřazený.
- Správné nastavení pomáhá zajistit, že ve firmě všichni používají aktuální pravidla a že starší znění zůstávají dokumentovaná pro přehled a audit.
- kdy má docházet k revizi dokumentu
Tipy pro snadnější práci s dokumenty
- Používejte výstižné názvy a popisy — pomůže to zaměstnancům rychle najít správné pravidlo.
- Pravidelně aktualizujte verze — měnící se procesy ve firmě často znamenají, že pravidla je třeba přepracovat.
- Archivujte starší verze — pro auditní účely je dobré mít historii všech dřívějších znění.