Tento článek je určený pro správce směrnic.
Jak postupovat při přidání nové směrnice
Pokud potřebujete přidat novou směrnici, nejprve přidáte její záznam (založíte kartu směrnice), na které vedete všechny její základní informace, jako je název, vlastník, perioda revize, vazby na pracovní pozice a legislativní rámec. Tato karta směrnice žije trvale od schválení první verze až po případné úplné zrušení celé směrnice jako nadbytečné. Samotné verze směrnic následně přidáváte formou příloh (nejčastěji v PDF), u kterých pak řešíte jejich životní cyklus: platnost a účinnost i archivaci.
1. Založte záznam směrnice (kartu směrnice)
- Otevřete evidenci směrnic a interních předpisů
- V evidenci Směrnice vidíte tlačítko "+ Přidat směrnici"
- Zadejte název a základní údaje směrnice
- Uložte
2. Přidejte směrnici jako přílohu
- Otevřete záznam směrnice
- Přejděte na záložku přílohy
- Přidejte první verzi dokumentu jako přílohu
- Nově přidaná příloha má vždy jako výchozí stav "V přípravě"
3. Nastavte stav a platnost směrnice
Pro každou konkrétní přílohu (verzi směrnice) nastavujete její stav, pomocí kterého směrnice dáváte do oběhu (zveřejňujete) nebo je naopak z oběhu stahujete (archivujete). Směrnice mohou mít tyto stavy:
- V přípravě – dokument se připravuje a ještě není platný.
- Platná verze – dokument je schválený a platí pro všechny zaměstnance, je viditelný pro zaměstnance
- Vyřazená / archivovaná – starší znění, které již není aktuální, ale je uchováno pro přehled a audit.
Změny stavů řídíte pomocí datumů:
- Platný od: od tohoto data je příloha dostupná a zveřejněná
- Platný do: od tohoto data je příloha vyřazená / archivovaná
Postup
- Klikněte na žlutý štítek "připravený", otevře se Vám úprava dokumentu
- Klikněte na zelenou šipku v pravém rohu žlutého rámečku pro zveřejnění dokumentu (nastavíte pomocí platnosti)
- Vyplňte potřebná data. Aby se dokument zveřejnil, je nutné vyplnit datum: Platný od
- Nastavte platnost a stav verze
- Na základě stavu bude směrnice zveřejněna na portálu směrnic vašim zaměstnancům
Tipy pro snadnější práci se směrnicemi
- Používejte výstižné názvy a popisy: jasný a srozumitelný popis, která lidem pomůže směrnici snadno najít . např. Směrnice o bezpečnosti práce nebo Interní předpis pro používání IT zařízení.
- Kategorie používejte pro snadné zařazení dokumentu do oblasti (např. HR, BOZP, finance, IT).
- Do krátkého popis účelu dokumentu zadejte, co směrnice řeší a proč je důležitá.
- Pravidelně aktualizujte verze — měnící se procesy ve firmě často znamenají, že pravidla je třeba přepracovat.
- Archivujte starší verze — pro auditní účely je dobré mít historii všech dřívějších znění.