Tento článek je určený pro správce směrnic, tedy pro někoho odpovědného za správu a distribuci směrnic v organizaci.
Evidence směrnic je zdroj směrnic a dalších dokumentů
Zdrojem dokumentů publikovaných na portálu je evidence směrnic. Ve výchozím nastavení se na portálu směrnic nabízejí pouze dokumenty vedené v evidenci směrnice. Ta je zdrojem vašich směrnic, pracovních postupů a dalších vnitřních předpisů. Pokud ji nemáte aktivní, postup najdete v tomto samostatném článku.
Pokud potřebujete přidat jiné typy dokumentů, například manuály, návody, doporučujeme k tomu použít a aktivovat další evidenci.
Jak zpřístupníte směrnice vašim zaměstnancům
- Směrnici pro nákup a řízení dodavatelů snadno vytvoříte v pdf a jako správce směrnic ji budete spravovat společně s dalšími směrnicemi, předpisy s pracovními postupy v evidenci směrnic.
- Následně ji zpřístupníte všem zaměstnacům, kterých se týká v rámci portálu směrnic
- Pokud potřebujte potvrzení konkrétních lidí, využijete seznamování se směrnicemi
Na portálu se zobrazují pouze platné dokumenty
Jako správce směrnic máte pod kontrolou, jaké dokumenty se budou zaměstnancům na portálu zobrazovat. Jsou to pouze platné verze příslušných předpisů. Dokumenty, které jsou v přípravě nebo archivované se na portálu nezobrazují. Tyto verze vidíte pouze vy v evidenci Směrnic.
Tento princip platí společně také pro další evidence, u kterých je nastavena řízená dokumentace.
Jak připravit a přidat dokumenty pro publikaci na portálu
Na portálu se zobrazují konkrétní přílohy (konkrétní soubory) v platné verzi (zelené). Ve většině případů platí, že každá směrnice je reprezentována pouze jednou přílohou. Pokud ale budete mít ke směrnici více souborů, které budou platné, budou se zobrazovat všechny. Jinými slovy pokud má daná směrnice více příloh v platné verzi, zobrazí se všechny tyto přílohy.
Na obrázku vidíte na příkladu Požární směrnice její konkrétní přílohy. Soubory ve stavech Vyřazený (šedý) a V přípavě (žlutý) vidíte pouze vy jako správce směrnic. Zaměstnanci vidí na portálu pouze přílohu, která je označená jako platná.
Příklad: Pokud máte v PDF příloze například Požární směrnici 2023, bude se zobrazovat pouze tato verze. A verze Požární směrnice 2022, která je vyřazená (šedá) se zobrazovat již nebude.
- Otevřete evidenci Směrnice
- Vyberte konkrétní směrnici nebo předpis ze seznamu
- Nahrajte do příloh dokument, který obsahuje potřebnou verzi předpisu, se kterou chcete zaměstnance seznamovat. Ideálně ve formátu PDF a nastavte její platnost (a nebo účinnost) v režimu řízené dokumentace.
- Platná verze se bude zobrazovat zaměstnancům na portálu směrnic a v distribučních listech pro seznamování
Nezapomeňte, že dokument, který není přidaný do distribučního listu není viditelný v záložce "dokumenty k potvrzení" v portálu směrnic!
