Tento článek je určený pro správce směrnic.
Jak zveřejnit směrnice zaměstnancům?
Zdrojem směrnic a dokumentů je evidence směrnic
- Zdrojem dokumentů publikovaných na portálu je evidence směrnic.
- Ta je zdrojem vašich směrnic, pracovních postupů a dalších vnitřních předpisů.
- Pokud potřebujete přidat jiné typy dokumentů, například manuály, návody, doporučujeme k tomu vytvořit a aktivovat další evidenci.
Směrnice zveřejňujete na portál pomocí distribučních listů
- To, které směrnice se budou zobrazovat zaměstnancům na portálu, nastavujete pomocí distribučních listů
- V nich stanovíte CO se zobrazí KOMU, tedy pravidla publikace
- Následně ji zpřístupníte všem zaměstnancům, kterých se týká v rámci portálu směrnic
- Pokud potřebujte potvrzení konkrétních lidí, využijete seznamování se směrnicemi
Jaké směrnice se na portálu se zobrazují?
Jako správce směrnic máte pod kontrolou, jaké dokumenty se budou zaměstnancům na portálu zobrazovat:
- Zobrazí se pouze ty směrnice, které zadáte v pravidlech publikace pomocí distribučních listů
- V nich stanovíte jaké směrnice se zobrazují jakým zaměstnancům
- Pro každou takto vybranou směrnici se navíc zobrazují pouze platné verze směrnic a předpisů
- Dokumenty, které jsou v přípravě nebo archivované se na portálu nezobrazují. Tyto verze vidíte pouze vy jako správce v evidenci Směrnic.
- Tento princip platí společně také pro další evidence, u kterých je nastavena řízená dokumentace.
Komu se směrnice zobrazují?
Firma jako zaměstnavatel má podle zákona povinnost zajistit, aby se relevantní dokumenty dostaly ke správným zaměstnancům. U vybraných dokumentů musí také firma prokázat, že konkrétní zaměstnanci přečetli a potvrdili konkrétní verzi směrnice. Proto je běžné rozlišovat dokumenty podle toho, komu jsou určeny. V Aptienu je publikování dokumentů jednoduché – a to jak pro pouhé zveřejnění, tak pro dokumenty vyžadující potvrzení. To snižuje riziko chyb a zjednodušuje orientaci zaměstnanců , protože každý vidí je to, co vidět má. Pomocí distribučních listů zadáte jasná pravidla zveřejnění směrnic:
Jak zveřejnit směrnice pro všechny zaměstnance?
- Dokumenty určené všem zaměstnancům buď zveřejníte na portálu nebo je rozešlete k potvrzení
- Podívejte se sem na návod
Jak zveřejnit směrnice jen pro konkrétní pracovní pozice
- Dokumenty, směrnice a pracovní postupy pro konkrétní pracovní pozice
- Podívejte se sem na návod, jak omezit dokumenty jen na vybrané pozice
Jak zveřejnit směrnice určené jen konkrétním zaměstnancům nebo týmům
- Individuální dokumenty a pracovní postupy pro manažery nebo specialisty
Jak připravit a přidat dokumenty pro zveřejnění na portálu
Aby se na portálu zobrazovaly správné směrnice, musíte dodržet následující pravidla:
- Na portálu se zobrazují pouze směrnice, které jsou zadané v distribučních listech, které definují pravidla zveřejnění (KOMU-CO)
- Na portálu se zobrazují konkrétní verze směrnice (konkrétní přílohy, soubory) v platné verzi (zelené). Ve většině případů platí, že každá směrnice je reprezentována pouze jednou přílohou. Pokud ale budete mít ke směrnici více souborů, které budou platné, budou se zobrazovat všechny. Jinými slovy pokud má daná směrnice více příloh v platné verzi, zobrazí se všechny tyto přílohy.
Na obrázku vidíte na příkladu Požární směrnice její konkrétní přílohy. Soubory ve stavech Vyřazený (šedý) a V přípavě (žlutý) vidíte pouze vy jako správce směrnic. Zaměstnanci vidí na portálu pouze přílohu, která je označená jako platná.
Příklad: Pokud máte v PDF příloze například Požární směrnici 2023, bude se zobrazovat pouze tato verze. A verze Požární směrnice 2022, která je vyřazená (šedá) se zobrazovat již nebude.
Postup pro přípravu dokumentů
- Otevřete evidenci Směrnice
- Vyberte konkrétní směrnici nebo předpis ze seznamu
- Nahrajte do příloh dokument, který obsahuje potřebnou verzi předpisu, se kterou chcete zaměstnance seznamovat. Ideálně ve formátu PDF a nastavte její platnost (a nebo účinnost) v režimu řízené dokumentace.
- Platná verze se bude zobrazovat zaměstnancům na portálu směrnic a v distribučních listech pro seznamování
Nezapomeňte, že dokument, který není přidaný do seznamu příjemců (distribučního listu) není viditelný v záložce "Dokumenty k potvrzení" v portálu směrnic!
Časté otázky k zobrazení směrnic
Jak nastavit distribuční list pro portál směrnic?
- Podívejte se sem, jak snadno nastavíte seznamy zaměstnanců pro směrnice
Zaměstnanec nevidí portál směrnic
- Pokud zaměstnanec tuto záložku nevidí, bude nutné kontaktovat administrátora a upravit oprávnění pro Portál směrnic.