Jak nastavit provozní postupy pro konkrétní pracovní pozici
Kromě zákonného minima pro všechny zaměstnance potřebuje být pracovník seznámen se všemi procesy, pracovními postupy a pravidly, kterými se musí řídit a které ovlivňují jeho práci na dané pracovní pozici. Abyste nezahltili všechny zaměstnance předpisy, které se jich netýkají, vytvoříte seznam předpisů pro každou pracovní pozici.
Vytvořte seznam směrnic a používejte jej opakovaně
- Jakmile máte seznam směrnic pro všechny pracovní pozici, nemusíte při každém nástupu vytvářet nový seznam od začátku.
- Princip je jednoduchý: Dokumenty pro pracovní pozici → Nový zaměstnanec nastoupí → Přiřadíte ho na pracovní pozici → Automaticky se mu přiřadí směrnice pro všech zaměstnance i pro pracovní pozici → Při nástupu potvrdí splnění
1. Vytvořte si Katalog pracovních pozic
- Nejprve si vytvořte seznam pracovních pozic
- K nim budete následně přiřazovat relevantní směrnice a dokumenty
2. Vytvořte si seznam směrnic a dokumentů
- Určete, které směrnice a SOPs musí člověk na pracovní pozici znát
- Patří sem například směrnice a postupy specifické pro oddělení, vyplývající z náplně práce nebo třeba návody k obsluze konkrétních strojů a zařízení.
- V evidenci směrnic založte všechny směrnice, pracovní postupy nebo jiné dokumenty, které musí člověk na dané pracovní pozici znát
3. Vytvořte si seznam směrnic a dokumentů pro danou pracovní pozici
- Přejděte v levém menu do "Nastavení směrnic"
- Vyberte blok "Pouze pro pracovní pozice"
- Vyberte tlačítko "Vyžadovat potvrzení", tím založíte distribuční list
- Do sady dokumentů vyberte jednotlivé směrnice, pro které vyžadujete povinné potvrzení všech zaměstnanců.
- V možnosti "Pro vybrané pracovní pozice" vyberte a zadejte požadovanou pracovní pozici
- Zadejte termín potvrzení, tedy do kdy se musí zaměstnanci se směrnicí seznámit od doby, kdy je jim nasdílen.
- Přidejte nebo upravte seznam příjemců/distribuční list
- Zadejte název distribučního listu (doporučujeme "Pro pracovní pozici XY", název slouží hlavně pro vaší orientaci mezi ostatními seznamy.
- Uložte
Jakmile distribuční seznam vytvoříte, systém bude automaticky rozesílat upozornění všem lidem (uživatelům) v něm uvedeným a k uvedenému datu bude rozesílat připomínky těm, kteří seznámení ještě neprovedli.
