Každá firma musí mít seznam směrnic, pracovních postupů a dalších předpisů, které jsou povinné pro všechny zaměstnance. Obvykle jde o tyto směrnice a pracovní postupy:
- BOZP – bezpečnost a ochrana zdraví při práci - vstupní školení BOZP
- Pravidla pro používání OOPP a bezpečné pracovní postupy
- Požární ochrana (PO) a evakuace,
- Pracovní řád / pravidla pracovního provozu – pokud je firma má nebo je pro ni povinný
- Pravidla ochrany osobních údajů (GDPR)
- Pravidla používání IT, počítačů a firemních systémů a jiného vybavení
Jak distribuovat zákonné minimum směrnic všem zaměstnancům
V Aptienu takový seznam snadno vytvoříte pomocí distribučního seznamu, ve kterém je stanoveno, kdo se s čím a dokdy musí seznámit. Upravíte si ho přesně podle potřeb vaší firmy.
Vytvořte seznam směrnic a používejte jej opakovaně
- Jakmile máte seznam směrnic pro všechny zaměstnance hotový, nemusíte při každém nástupu vytvářet nový seznam od začátku.
- Princip je jednoduchý: Dokumenty pro všechny zaměstnance → Nový zaměstnanec nastoupí → Automaticky přiřazené směrnice → Při nástupu potvrdí splnění
Postup, jak založit seznam povinných směrnic pro všechny zaměstnance:
- V levém menu v nastavení vyberte "Nastavení směrnic"
- Vyberte záložku / blok "Pro všechny zaměstnance"
- Vyberte tlačítko "Vyžadovat potvrzení", tím založíte distribuční list
- Do sady dokumentů vyberte jednotlivé směrnice, pro které vyžadujete povinné potvrzení všech zaměstnanců.
- Zadejte termín potvrzení, tedy do kdy se musí zaměstnanci se směrnicí seznámit od doby, kdy je jim nasdílen.
- Zadejte název distribučního listu (doporučujeme "Zákonné minimum - povinné pro všechny", název slouží hlavně pro vaší orientaci mezi ostatními seznamy.
Jakmile distribuční seznam vytvoříte, systém bude automaticky rozesílat upozornění všem lidem (uživatelům) v něm uvedeným a k uvedenému datu bude rozesílat připomínky těm, kteří seznámení ještě neprovedli.
- Jak nastavit specifické provozní / technologické postupy – podle konkrétní práce