Co jsou vnitřní firemní předpisy a k čemu slouží?
Vnitřní předpisy jsou dokumenty, které popisují a konkretizují pravidla a pracovní postupy ve firmě. Jsou to pokyny, které říkají zaměstnancům, jak mají postupovat při své práci.
- Stanovy jsou základní dokument firmy, kterým se celá firma řídí
- Směrnice jsou souhrnná konkrétní pravidla, která tvarují procesy a poskytují rámec pro každodenní aktivity
- Pracovní postupy jsou podrobné návody, typicky pro konkrétní proces nebo činnost
- Pracovní instrukce jsou velmi podrobné návody jak provádět nějaký pracovní úkon nebo úkol
Vnitřní předpisy pomáhají řídit a usměrňovat procesy a chování lidí v organizaci. Popisují a specifikují organizační členění, procesy, práv a povinnosti zaměstnanců i zaměstnavatele. Jsou základním nástrojem řízení organizace a zároveň slouží jako nástroj stabilizace systému, protože určují konkrétní práva a povinnosti a formalizují a systemizují systém řízení.
- Vnitřní předpisy aplikují legislativu, standardy, normy a požadavky dodavatelského řetězce na konkrétní podmínky organizace
- Vnitřní předpisy rozšiřují a upřesňují tyto vnější požadavky na konkrétní podmínky organizace
- Vnitřní předpisy popisují a konkretizují pravidla a pracovní postupy v organizaci
Oblasti firemních předpisů
Obvykle má organizace zpracované vnitřní předpisy pro tyto oblasti.
- Organizační řád - řízení organizace, procesů, chování lidí, pracovní doba
- Finanční a účetní směrnice
- Bezpečnost informací a fyzická bezpečnost
- Bezpečnost a ochrany zdraví při práci
- HR, řízení lidí a personální procesy, chování, benefity, odměna, kompensace
- IT předpisy
- Majetek a facility management
- a další
Základní principy při tvorbě vnitřních předpisů
- Vnitřní předpis musí být vydán písemně v papírové nebo digitální podobě
- Vnitřní předpis nesmí být v rozporu s legislativou a právními předpisy platnými v dané zemi
- Vnitřní předpis nesmí být vydán se zpětnou účinností
- Vnitřní předpis je závazný pro zaměstnavatele i pro všechny jeho zaměstnance
- Zaměstnavatel je povinen zaměstnance seznámit s obsahem nebo zrušením vnitřního předpisu
- Vnitřní předpis musí být všem zaměstnancům zaměstnavatele přístupný
- Zaměstnavatel je povinen uschovat vnitřní předpis i po dobu skončení jeho účinnosti
Jak zpřístupnit vnitřní předpisy a směrnice zaměstnancům
Organizace může směrnice a vnitřní předpisy svým zaměstnancům zpřístupnit v papírové podobě, což je pracné a neefektivní. Nebo může využít digitální podoby a zaměstnance s předpisy a směrnicemi zpřístupnit na firemním intranetu, portálu směrnic nebo v zaměstnanecké samoobsluze. Aptien nabízí všechny tyto možnosti.
- předpisy a směrnice pro všechny zaměstnance vidí lidé na nástěnce
- individuální směrnice určené pro konkrétní pracovní pozice vidí zaměstnanci individuálně
