Vysvětlení vnitřních předpisů jednoduše lidsky
Vnitřní předpisy jsou všechny dokumenty, které popisují a konkretizují pravidla a pracovní postupy ve firmě. Patří mezi ně směrnice, pracovní postupy a návody a jiná sepsaná pravidla.
Jaké existují typy vnitřních předpisů ve firmách?
Každá organizace ke svému fingování potřebuje celou řadu vnitřních, řídicích dokumentů. Nejčastěji se můžete setkat s těmito dokumenty.
- Stanovy je základní dokument firmy, kterým se řídí
- Politika je dokument obsahující prohlášení, deklaraci firmy chovat se nebo jednat určitým způsobem. Je to relativně široký dokument. Příkladem je Politika bezpečnosti, Politika kvality a podobně.
- Směrnice nebo řády jsou souhrnná konkrétní pravidla, která tvarují procesy a poskytují rámec pro každodenní aktivity. Speciální postavení má Organizační řád.
- Pracovní postupy jsou podrobné návody, typicky pro konkrétní proces nebo činnost. Je to podrobný seznam kroků, které musí pracovních v daném procesu vykonávat.
- Metodické pokyny jsou ucelené návody, zpravidla formou doporučení nebo nejlepší praxe jak určitý proces nebo něco jiného vykonat.
- Manuály jsou podrobné návody, typicky pro konkrétní produkt, výrobek, zařízení či nástroj. Obsahuje zpravidla jeho popis, popis uvedení do provozu a způsob obsluhy. Často je doplněný o schémata nebo vysvětlující obrázky.
- Norma nebo standard je dokument nebo sada dokumentů popisující požadavek na chování nebo vlastnosti člověka, výrobku, služby, který se popisuje žádoucí stav nebo chování.
Vnitřní předpisy pomáhají řídit a usměrňovat procesy a chování lidí v organizaci. Popisují a specifikují organizační členění, procesy, práv a povinnosti zaměstnanců i zaměstnavatele. Jsou základním nástrojem řízení organizace a zároveň slouží jako nástroj stabilizace systému, protože určují konkrétní práva a povinnosti a formalizují a systemizují systém řízení.
- Vnitřní předpisy aplikují legislativu, standardy, normy a požadavky dodavatelského řetězce na konkrétní podmínky organizace
- Vnitřní předpisy rozšiřují a upřesňují tyto vnější požadavky na konkrétní podmínky organizace
- Vnitřní předpisy popisují a konkretizují pravidla a pracovní postupy v organizaci
Základní principy při tvorbě vnitřních předpisů
- Vnitřní předpis musí být všem zaměstnancům zaměstnavatele přístupný
- Zaměstnavatel je povinen zaměstnance seznámit s obsahem
- Vnitřní předpis musí být vydán písemně v papírové nebo digitální podobě
- Vnitřní předpis nesmí být v rozporu s legislativou a právními předpisy platnými v dané zemi
- Vnitřní předpis nesmí být vydán se zpětnou účinností
- Vnitřní předpis je závazný pro zaměstnavatele i pro všechny jeho zaměstnance
- Zaměstnavatel je povinen uschovat vnitřní předpis i po dobu skončení jeho účinnosti
Jak zpřístupnit vnitřní předpisy a směrnice zaměstnancům
Organizace může směrnice a vnitřní předpisy svým zaměstnancům zpřístupnit v papírové podobě, což je pracné a neefektivní. Nebo může využít digitální podoby a zaměstnance s předpisy a směrnicemi zpřístupnit na firemním intranetu, portálu směrnic, znalostní knihovně nebo v zaměstnanecké samoobsluze. Aptien nabízí všechny tyto možnosti.
- směrnice a další publikované dokumenty vidí zaměstnanci na portálu směrnic (knihovně dokumentů)
- dokumenty u kterých je třeba aktivní potvrzení přečtení nebo seznámení vidí také na portálu
Jak rozdělit vnitřní směrnice?
- Podívejte se sem, jak firmy nejčastěji rozdělují svoje směrnice