Jednoduchý systém pro správu vnitřních předpisů
Řešení pro správu a evidenci vnitřních předpisů pomáhá organizaci jednoduchým způsobem vést a spravovat evidenci všech svých vnitřních předpisů, směrnic, norem, nařízení, vyhlášek a dalších typů předpisů. Číselník typů předpisů si můžete přizpůsobit podle vlastních potřeb a zvyklostí. Evidence vnitřních předpisů můžete navíc rozšířit o možnost automatického seznamování zaměstnanců s předpisy.
S vnitřními předpisy pracujete v režimu řízené dokumentace, to znamená, že pro každý předpis můžete určit od kdy do kdy je platný a účinný a stanovujete kdy jej vyřadíte. Každý vnitřní předpis vedete ve třech základních stavech: v přípravě, platné a vyřazené. Ke každému stavu pak můžete řízeným způsobem vést náměty na vylepšení. Všechny náměty i jejich vyřízení je systémem zaznamenáno a nestane se vám tak, že se náměty na změny směrnic někde ztratí nebo že budou nekontrolovaně putovat po mailech.
Nahradíte přehled směrnic někde na starém intranetu nebo na síti
Také máte ve firmě někde seznam vašich vnitřních předpisů vystavený na intranetu nebo uložený na firemní síti někde ve sdíleném adresáři? V našem systému budete mít všechny vnitřní předpisy pod kontrolou a jejich správa tak bude velmi jednoduchá. Aplikace vám řízení souvislostí, k čemu se vnitřní předpis vztahuje a umožní tak vést informace k předpisům ve všech jejich souvislostech - například návaznost na procesy, které předpis upravuje nebo na odpovědné pracovníky, kteří se mají předpisem řídit nebo na autora předpisu.
Detailní informace k jednotlivým vnitřním předpisům
Ke každému předpisu vedete v systému sadu důležitých informací. V základu jsou to tyto informace, jejich seznam můžete podle svých potřeb a zvyklostí upravit:
- Název předpisu
- Datum účinnosti předpisu
- Datum platnosti předpisu
- Kdo předpis vydal
- Kdo předpis schválil
- Kdo se má s předpisem seznámit
- Datum vytvoření předpisu
- Stručný popis předpisu
Životní cyklus dokumentů a vnitřních předpisů
Řešení vám umožní řídit životní cyklus dokumentů a předpisů ve vaší organizaci. Každý předpis nebo jeho jednotlivé verze lze nastavit do třech základních fází životního cyklu dokumentu a to v přípravě, dále dokumenty platné a účinné a dokumenty vyřazené nebo archivované.
Evidujete libovolné typy a kategorie vnitřních předpisů
Můžete si sami definovat různé typy směrnic a vnitřních předpisů. Vytvoříte si úplnou předpisovou základnu vaší organizace. Řešení umožňuje spravovat, kromě směrnic i další typy řídicí dokumentace ve firmě:
- Pracovní řád
- Firemní politiky
- Metodické postupy
- Řídící akty
- Směrnice
- Normy
- Pracovní postupy
- Vyhlášky a nařízení
- Návody
- Uživatelské manuály
- A další
Potřebujete evidovat jiné typy vnitřních předpisů a nenašli jste je v tomto seznamu? Díky pružnosti software není problém změnit, nebo přidat různé typy směrnic a , které ve vaší firmě používá a pojmenovat je přesně tak, jak potřebujete.
Hlídání termínů platnosti a účinnosti předpisů
Hlídači, kteří jsou součástí naší aplikace umožňují správci předpisů nastavit hlídání důležitých termínů, které potřebuje sledovat. Možnosti nastavení upozornění hlídačů předpisů jsou téměř neomezené - například na konkrétní den, opakované, když by se změnil stav hlídaného předpisu, například jeho účinnost či platnost. Nejčastěji jsou ve směrnicích hlídané upozornění na:
- Upozornění na platnost předpisu
- Upozornění ve změnách v předpisu
- Upozornění na ukončení platnosti předpisu
Všechna upozornění zůstávají uchována jednak v systému, kde je vedena jejich auditní stopa, a zároveň jsou upozornění zasílána do e-mailové schránky vaší či případně i těch uživatelům, které nastavíte jako další příjemce upozornění.
Vyhledávání a filtrování ve vnitřních předpisech
Systém vám umožní vnitřní předpisy třídit a vyhledávat v nich dle zadaných kritérií. Snadno tak vyhledáte staré, platné účinné předpisy, předpisy od určitého data a podobně.
Komu je správa vnitřních předpisů určena?
Tento software je ideální pro malé a střední organizace. Nemá ale žádné omezení co se velikosti organizace týče a tak je určený organizacím všech velikostí, které nepotřebují žádné složité řešení a chtějí mít své údaje o vnitřních předpisech v pořádku. Řešení nejčastěji využívají správci vnitřních předpisů, správci směrnic a další pozice v organizaci, kteří jsou odpovědni za životní cyklus předpisů a dalších dokumentů uvnitř organizace.
Hlavní přínosy řešení správy vnitřních předpisů
- Hlídání důležitých termínů předpisů
- Přehledný seznam všech vnitřních předpisů organizace
- Vedení všech informací o předpisech provázaných na další informace
- Přizpůsobení typů vnitřních předpisů zvyklostem vaší organizace
Důraz na bezpečí a důvěrnost
I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem v tomto nástroji ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje k předpisům jsou šifrované a přístupné pouze vám. Předpisy jsou zde uložené v bezpečí.
Nemusíte nic instalovat
Pouze spustíte internetový prohlížeč. Nemusíte nic instalovat. Aplikaci spustíte ve vašem webovém prohlížeči, takže jediné, co potřebujete je internetový prohlížeč (nejlépe Chrome) a připojení na internet. Řešení tedy můžete začít používat obratem. Žádné dlouhé implementace, za pár minut již aplikace používáte.
