Jednoduché řešení pro seznámení zaměstnanců s předpisy a dokumenty
Každá firma má své vnitřní předpisy a interní pravidla – od BOZP a požární ochrany až po pracovní řády či směrnice. V malých a rostoucích firmách ale bývá složité uhlídat, kdo se s čím skutečně seznámil.
Pomocí vnitřních předpisů zaměstnavatel stanoví práva a povinnosti svých zaměstnanců. Předpisy musí být v souladu s právními předpisy (legislativou, zákony) a musí být v písemné podobě. Každý zaměstnavatel je povinen seznámit své zaměstnance nebo jiné pracovníky s vydáním vnitřního předpisu.
Kdy seznámení s vnitřními předpisy využijete?
- Při seznámení zaměstnanců s pracovními řády a interními pravidly chování
- Při školení a potvrzení BOZP a PO předpisů
- Při onboardingu nových zaměstnanců, aby znali práva a povinnosti dle vnitřních předpisů
- Při aktualizaci provozních předpisů, bezpečnostních pokynů nebo řádů pracovišť
- Při doložení souladu s pracovněprávními a bezpečnostními požadavky kontrolních orgánů
Co vám software umožní
- Vést přehled všech vnitřních předpisů - například směrnic, nařízení, vyhlášek, opatření, politik směrnic či pracovních postupů na jednom místě
- Přiřazovat skupinám zaměstnanců relevantní vnitřní předpisy se kterými se mají seznámit
- Automaticky informovat dotčené zaměstnance, že existuje nová verze vnitřního předpisu
- Automaticky informovat, že došlo ke změně vnitřního předpisu
- Nastavit povinný termín, kdo se s čím má seznámit
- Dohledat, se kterými vnitřními předpisy by měl být konkrétní zaměstnanec seznámen
- Mít rychle k dispozici přehled, kdo se s vybranými předpisy seznámil a kdo zatím ne
- Řídit a nastavit platnost a účinnost vnitřních předpisů
- Doložit tyto informace pro případ kontroly
- Seznámení s instrukcemi
Klíčové benefity
- Přehledná evidence seznámení s vnitřními a interními předpisy
- Digitální potvrzení přímo od zaměstnanců
- Úspora času HR, BOZP techniků i managementu
- Přístupné odkudkoliv – kancelář, provoz i home office
- Snadná aktualizace předpisů a hromadné rozesílání
Jak digitální seznámení s vnitřními předpisy funguje?
- Nahrajete své vnitřní předpisy a interní dokumenty do Portálu předpisů
- Vyberete zaměstnance, kteří se s nimi musí seznámit
- Zaměstnanci si je přečtou a potvrdí jedním kliknutím
- Systém automaticky eviduje, kdo a kdy se seznámil
Pouze platné dokumenty
Každý vnitřní předpis může mít nastavenou svoji platnost a účinnost. Platnost znamená v podstatě datum vydání, účinnost znamená, od kdy platí. Předpis tedy může být vydaný (platný) například od listopadu, ale účinný až od ledna. Znamená to, že až od ledna se podle něj musí zaměstnanci řídit, ale mohou se s ním seznámit již v listopadu a prosinci. Vnitřní předpisy nesmí být vydávány se zpětnou účinností.
Seznamování s vnitřními předpisy pomáhá firmám jednoduchým způsobem vést jejich přehled a usnadňuje celý proces seznamování zaměstnanců s nimi.
Všechny typy vnitřních předpisů
Pro jaké typy vnitřních předpisů můžete toto řešení využít? Dostanete nastavené základní typy předpisů, které si můžete libovolně rozšiřovat podle toho, jakou řídící dokumentaci ve vaší firmě vedete. Řešení může využít minimálně pro:
- Směrnice
- Normy
- Pracovní postupy
- Metodické postupy
- Instrukce
- Řídící akty
- Vyhlášky a nařízení
- Pracovní řád
- A další
Řešení vám pomůže jako při nástupu nových pracovníků, tak při průběžném seznamování s novými verzemi předpisů. Stačí jen nastavit platnost a účinnost nové verze předpisu a systém automaticky přiřadí a distribuuje novou verzi všem relevantním pracovníkům.
Zaměstnavatel pak má na jednom místě odpovědi na otázky kdo se s čím kdy seznámil? Nebo také kdo se s čím ještě neseznámil?
Software zjednoduší celý výběr a přiřazení jednotlivých vnitřních předpisů k seznámení. Systém hlídá všechny termíny a sám upozorňuje lidi, co jim ještě chybí k seznámení se.
Pro koho je řešení vhodné? Pro firmy, úřady i další organizace.
