Digitální seznámení zaměstnanců s firemními předpisy

Seznámení zaměstnanců s vnitřními předpisy

Mějte jistotu, že vaši lidé znají všechny interní a vnitřní předpisy – bez papírů, chaosu a zdlouhavého obíhání dokumentů. Potřebujete mít přehled o tom kdo a kdy se s konkrétním předpisem seznámil? Nechcete nic složitě dohledávat?

Udržte si přehled, snižte administrativní zátěž již dnes. 

nahraďte papíry moderní aplikací
Digitální seznámení zaměstnanců s vnitřními předpisy nikdy nebylo jednodušší

Spravovat předpisy a proces seznámení zaměstnanců předpisy je nyní mnohem jednodušší. Snadno určíte, kdo se má seznámit a kdo je jejich správcem a to z jakéhokoliv místa na světě.

Uspořádaný přehled interních předpisů

Získejte přehled nad všemi dokumenty, směrnicemi, normami nebo pracovními postupy včetně seznamu zaměstnanců. 

Neustálá informovanost

Zaměstnanci se vždy včas dozví, že je pro ně nutné se seznámit s dalším dokumentem, směrnicí nebo normou a správce směrnic bude vždy vědět, kdo se již s dokumenty seznámil.

Snadné nastavení seznámení s dokumentem

Definujte, kteří zaměstnanci se seznámí s dokumenty, směrnicemi nebo normami a termíny platnosti těchto dokumentů.

Využíváno týmy napříč všemi odvětvími
  

Co vám software pro digitální seznámení s vnitřními předpisy umožní?

Všechny předpisy najdete na jednom místě a zobrazíte si je kdykoliv a odkudkoliv.
  • V.
  • N.

začněte

Vytvořte si účet

Registrace je rychlá, jednoduchá a zdarma! Není potřeba platební karta nebo jiné složité informace.

nastavte si prostředí

Naplňte data

Přidejte své uživatele a začněte v pár minutách přidávat data a dokumenty.

oslavte úspěch

Dejte nohy na stůl

S platformou Aptien budete mít vždy vše po ruce a ušetří vám spoustu práce.

Seznamování s předpisy pod kontrolou

Hledáte univerzální nástroj pro seznamování zaměstnanců se všemi různými předpisy, kde je vše udržitelné a jednoduché? Právě jste ho našli!

plans & pricing

Vyberte počet zaměstnanců, pro které chcete digitální seznámení s předpisy

Máte zároveň k dispozici tři správce předpisů.

Zvolte počet zaměstnanců:
Premium
Kč  -
/ měsíc
Automatické upozornění na termíny
Helpdesk pro zaměstnance
Potvrzování úkolů
Potvrzování přes mobil
Firemní nástěnka
Adresář zaměstnanců
Samoobsluha zaměstnance
Portál směrnic
Katalog školení
Mobilní přístup
Zápisy
Company Branding
Enterprise
 
Kontaktujte nás
Zahrnuje Premium plus
Company Branding
MÁTE SPECIÁLNÍ POŽADAVKY NEBO POTŘEBUJETE NABÍDKU NA MÍRU? SPOJTE SE S NÁMI!
seznámení s předpisy vyřešeno

Podívejte, co vyřešíte v jednom společném systému

Spravujte nejen vaše předpisy. Naše platforma zjednodušuje vaší podnikovou administraci a management. Podívejte se na další oblasti:

Jednoduché řešení pro seznámení zaměstnanců s předpisy a dokumenty

Každá firma má své vnitřní předpisy a interní pravidla – od BOZP a požární ochrany až po pracovní řády či směrnice. V malých a rostoucích firmách ale bývá složité uhlídat, kdo se s čím skutečně seznámil.

Pomocí vnitřních předpisů zaměstnavatel stanoví práva a povinnosti svých zaměstnanců. Předpisy musí být v souladu s právními předpisy (legislativou, zákony) a musí být v písemné podobě. Každý zaměstnavatel je povinen seznámit své zaměstnance nebo jiné pracovníky s vydáním vnitřního předpisu.

Kdy seznámení s vnitřními předpisy využijete?

  • Při seznámení zaměstnanců s pracovními řády a interními pravidly chování
  • Při školení a potvrzení BOZP a PO předpisů
  • Při onboardingu nových zaměstnanců, aby znali práva a povinnosti dle vnitřních předpisů
  • Při aktualizaci provozních předpisů, bezpečnostních pokynů nebo řádů pracovišť
  • Při doložení souladu s pracovněprávními a bezpečnostními požadavky kontrolních orgánů

Co vám software umožní

  • Vést přehled všech vnitřních předpisů - například směrnic, nařízení, vyhlášek, opatření, politik směrnic či pracovních postupů na jednom místě
  • Přiřazovat skupinám zaměstnanců relevantní vnitřní předpisy se kterými se mají seznámit
  • Automaticky informovat dotčené zaměstnance, že existuje nová verze vnitřního předpisu
  • Automaticky informovat, že došlo ke změně vnitřního předpisu 
  • Nastavit povinný termín, kdo se s čím má seznámit 
  • Dohledat, se kterými vnitřními předpisy by měl být konkrétní zaměstnanec seznámen
  • Mít rychle k dispozici přehled, kdo se s vybranými předpisy seznámil a kdo zatím ne
  • Řídit a nastavit platnost a účinnost vnitřních předpisů
  • Doložit tyto informace pro případ kontroly 
  • Seznámení s instrukcemi

Klíčové benefity

  • Přehledná evidence seznámení s vnitřními a interními předpisy
  • Digitální potvrzení přímo od zaměstnanců
  • Úspora času HR, BOZP techniků i managementu
  • Přístupné odkudkoliv – kancelář, provoz i home office
  • Snadná aktualizace předpisů a hromadné rozesílání

Jak digitální seznámení s vnitřními předpisy funguje?

  1. Nahrajete své vnitřní předpisy a interní dokumenty do Portálu předpisů
  2. Vyberete zaměstnance, kteří se s nimi musí seznámit
  3. Zaměstnanci si je přečtou a potvrdí jedním kliknutím
  4. Systém automaticky eviduje, kdo a kdy se seznámil

Pouze platné dokumenty

Každý vnitřní předpis může mít nastavenou svoji platnost a účinnost. Platnost znamená v podstatě datum vydání, účinnost znamená, od kdy platí. Předpis tedy může být vydaný (platný) například od listopadu, ale účinný až od ledna. Znamená to, že až od ledna se podle něj musí zaměstnanci řídit, ale mohou se s ním seznámit již v listopadu a prosinci. Vnitřní předpisy nesmí být vydávány se zpětnou účinností.
Seznamování s vnitřními předpisy  pomáhá firmám jednoduchým způsobem vést jejich přehled a usnadňuje celý proces seznamování zaměstnanců s nimi.   

Všechny typy vnitřních předpisů 

Pro jaké typy vnitřních předpisů můžete toto řešení využít? Dostanete nastavené základní typy předpisů, které si můžete libovolně rozšiřovat podle toho, jakou řídící dokumentaci ve vaší firmě vedete. Řešení může využít minimálně pro: 

  • Směrnice
  • Normy
  • Pracovní postupy
  • Metodické postupy
  • Instrukce
  • Řídící akty
  • Vyhlášky a nařízení
  • Pracovní řád
  • A další

Řešení vám pomůže jako při nástupu nových pracovníků, tak při průběžném seznamování s novými verzemi předpisů. Stačí jen nastavit platnost a účinnost nové verze předpisu a systém automaticky přiřadí a distribuuje novou verzi všem relevantním pracovníkům.

Zaměstnavatel pak má na jednom místě odpovědi na otázky kdo se s čím kdy seznámil? Nebo také kdo se s čím ještě neseznámil?  

Software zjednoduší celý výběr a přiřazení jednotlivých vnitřních předpisů k seznámení. Systém hlídá všechny termíny a sám upozorňuje lidi, co jim ještě chybí k seznámení se. 
Pro koho je řešení vhodné? Pro firmy, úřady i další organizace. 

shrnutí

Klíčové vlastnosti seznamování s dokumenty

  • Digitální správa pracovních postupů a směrnic ve firmě
  •  Potvrzení firemních směrnic zaměstnanci
  • vedení přehledu všech vnitřních předpisů
  • Přiřazování vnitřního předpisu skupinám zaměstnanců
  • Automatické upozornění zaměstnanců na nový předpis
  • Automatické upozornění na změny vnitřních předpisů 
  • Evidence seznámení se směrnicemi a pracovními postupy
  • Nastavení povinných termín k seznámení s předpisem 
  • Přehled hříšníků, kteří si ještě předpis nepřečetli 
  • Přehled, kdo se s vybranými předpisy seznámil
  • Nastavení platnosti a účinnost vnitřních předpisů
  • Řízená dokumentace

Připraveni začít seznamovat své zaměstnance s předpisy?

Je na čase z administrativy kolem vnitřních předpisů, postupů a norem udělat jednoduchou a zábavnou činnost. Zbavte se hor papíru a šanonů a udělejte první krok k vaší nové, produktivnější kanceláři ještě dnes.