Směrnice, pracovní postupy a návody
Směrnice jsou společně s pracovními postupy, návody a instrukcemi základní vnitřní předpisy organizace, které slouží k řízení procesů a lidí. Jsou to vnitrofiremní dokumenty obsahující pravidla, jak mají zaměstnanci vykonávat svoji práci, procesy nebo jak se mají v různých situacích a na pracovišti chovat. Směrnice se typicky vztahují na zaměstnance a také na externí pracovníky (kontraktory). Účelem směrnic je podpořit efektivní management lidí a procesů. Je to jeden z nástrojů řízení, protože obsahuje informace o tom, kdo má co a jak dělat. Popisují odpovědnosti zaměstnanců i zaměstnavatele, obsahují práva zaměstnanců stejně jako zájmy zaměstnavatele.
K čemu směrnice jsou a proč jsou důležité?
Směrnice a pracovní postupy komunikují hodnoty organizace a očekávání žádoucího chování a výkonnosti zaměstnanců. Používají se k přenesení vnitropodnikových pravidel a postupů na pracovišti na zaměstnance. Správně napsané směrnice jasně definují akceptovatelné a neakceptovatelné chování na pracovišti a také důsledky toho, když zaměstnanci podle nich nepostupují. Bez zdokumentovaných postupů lze těžko obhajovat důkazy o správných postupech.
- Zajišťují efektivnost, konzistentnost procesů a kvalitu výstupů práce
- Stanovují očekávání a poskytují návod, jak řešit konzistentně situace na pracovišti
- Zajišťují soulad procesů s požadavky legislativy, zákonů nebo standardů
- Vyjasňují očekávané chování a výstupy zaměstnanců
- Slouží jako tréningový nástroj pro zaměstnance, zejména pro nové zaměstnance
Proto je důležité, aby byly směrnice a pracovní postupy zaměstnancům snadno dostupné a byli s nimi řádně seznámeni.
Rozdíl mezi směrnicemi a pracovními postupy
Směrnice
- Směrnice jsou zpravidla souhrnné návody, pravidla, která tvarují procesy a poskytují rámec pro každodenní aktivity.
Pracovní postupy
- Pracovní postupy jsou podrobné návody, typicky pro konkrétní proces nebo činnost. Je to podrobný seznam kroků, které musí pracovních v daném procesu vykonávat
Povinné a nepovinné směrnice
Základní směrnice a postupy jsou ty, které vyžaduje legislativa (zákonná povinnost) a jsou doplněny dalšími dokumenty, které každá firma vytváří dobrovolně, na základě potřeb svých procesů a svého řízení.
Vybrané povinné směrnice a pravidla (různé v různých zemích):
- Účetní směrnice
- Ochrana zdraví a bezpečnosti na pracovišti, Pracovní ochranné prostředky (OOPP)
- Politika bezpečnosti, Politika informační bezpečnosti
- Politika rovných příležitostí
- Disciplinární postupy a postupy pro podávání stížností
- Politika proti úplatkářství
Příklady dalších směrnic
- Pokyny pro řešení běžných situací (normy chování, cestovní výdaje nebo nákup firemního zboží)
- Zásady bezpečného chování (např. vstup do budovy nebo cyber-bezpečnost)
- Pravidla pro přítomnost nebo nepřítomnost na pracovišti, homeoffice
- Obecná pravidla společnosti týkající se nejvhodnějšího způsobu chování (pravidla oblékání, e-mailu, internetu nebo používání telefonů)
- Dodržování různých požadavků zákonů a legislativy
- Zavedení konzistentních pracovních norem, pravidel a předpisů (pracovní kázeň, bezpečnostní pravidla, přestávky nebo pravidla kouření)
- Zajistit spravedlivé zacházení se zaměstnanci (nárok na benefity, placené volno, pomoc při výuce, pozůstalostní péče nebo služba v porotě)
- Zásady řízení výkonnosti
- Zásady chování zaměstnanců
- Zásady používání internetu a sociálních médií
- Zásady odměňování a benefitů
- Právní otázky pro společnost (odvrácení obvinění z obtěžování nebo diskriminačního přijímání a povyšování)
- Směrnice pro nakládání s klíči a přístupy
Jakou mají směrnice formu a podobu
Některé firmy mají důsledně rozpracovanou a velmi podrobnou knihovnu všech různých směrnic a postupů, zatímco jiné firmy mají pouze základní dokumenty v nejnutnějším možném rozsahu. Je důležité zachovat rovnováhu a mít směrnice popsané v takové podrobnosti, aby pracovníci věděli, jak mají v jednotlivých procesech a pracovních situacích postupovat, ale zároveň aby nebyly tak rozsáhlé, že se v nich lidé nemají šanci orientovat. Tedy směrnice je nutné nastavit tak, aby pomáhaly v řízení dané organizace.
Co se týká formy, tak typicky jsou směrnice někde v papírové podobě v šanonech, ale ideálně by měly být v digitální podobě dobře a pohodlně dostupné všem zaměstnancům na intranetu, ve firemním DMS, týmových nástrojích, wiki nebo jiným způsobem.
Také hodně záleží na tom, jak časté jsou jejich změny. Směrnice jsou živé dokumenty, které se průběžně mění a i tyto změny vyžadují dobrou komunikaci na zaměstnance.
