Pracovní postupy jsou společně se směrnicemi základní vnitřní předpisy organizace, které slouží k řízení procesů a lidí. Popisují jak postupovat konkrétně při plnění úkolů.
Pracovní postup je detailní a strukturovaný popis, toho jak provést a dokončit konkrétní úkol, aktivitu nebo proces. Je to popis krok po kroku. Někdy se také nazývá standardní operační postup (SOP, standard operating procedure). Pracovní postup říká:
- Co se má provést,
- Kdo to má provést a
- Jak to provést.
Pracovní postup je typicky navázaný na konkrétní pracovní pozici. Pracovní postup musí být konkrétní a musí pracovníkům poskytnout jasné instrukce k danému úkolu. Pracovní postupy jsou k dispozici pracovníkům, aby měli veškeré informace, jak krok po kroku dokončit svoji práci nebo pracovní úkoly.
V některých případech není pracovní postup dostatečně podrobný a je třeba ještě detailnější dokument. Pracovní instrukce nebo manuály jsou velmi detailní dokumenty popisující detailně jednotlivé pracovní úkony a často zahrnují také nejlepší praxi pro každou činnost. Jsou ve formě dokumentu, který obsahuje detailní instrukce pro pracovníky, například pro obsluhu strojů jak provést konkrétní úkon nebo činnost.
Proč jsou pracovní postupy pro firmy důležité?
- Pracovní postupy popisují pro jednotlivé pracovní pozice, jak postupovat konkrétně při plnění úkolů
- Pracovní postupy sjednocují způsob provádění podnikový procesů a jejich aktivit
- Je to jeden ze způsobů, jak sjednotit chování lidí, zaměstnanců, dodavatelů a podobně
- Řada firem zahrnuje standardní pracovní postupy jako pomůcku pro předání nejlepší praxe
- Používají se při zaškolení zaměstnanců po jejich nástupu
- Pomáhají snížit chybovosti při provádění pracovních úkolů a procesů
Příklady pracovních postupů a instrukcí
- Příprava nového počítače pro zaměstnance
- Nástup zaměstnance
- Technická kontrola stroje před jeho spuštěním
- Příjem požadavku zákazníka
- Příprava nabídky
- Změna hesla
Jaký je rozdíl mezi pracovními postupy a směrnicemi?
- Směrnice definují organizační pravidla a očekávání, zatímco pracovní postupy popisují jak postupovat konkrétně při plnění úkolů v rámci těchto pravidel
- Směrnice jsou obvykle platné pro všechny zaměstnance
- Pracovní postupy jsou typicky vztažené ke konkrétní pracovní pozici
Co by měl pracovní postup obsahovat
Pracovní postupy a instrukce musí být specifické, velmi konkrétní a názorné a by měly obsahovat základní elementy, jako jsou:
- Účel a definice pojmů
- Popis jednotlivých kroků a odpovědností za ně
- Nástroje použité v jednotlivých krocích