Pracovní postupy jsou společně se směrnicemi základní vnitřní předpisy organizace, které slouží k řízení procesů a lidí. Popisují jak postupovat konkrétně při plnění úkolů. Je to popis krok po kroku. Někdy se také nazývá standardní operační postup (SOP, standard operating procedure). Pracovní postup říká:
- Co se má provést,
- Kdo to má provést a
- Jak to provést.
Pracovní postup je typicky navázaný na konkrétní pracovní pozici. Pracovní postupy jsou k dispozici pracovníkům, aby měli veškeré informace, jak krok po kroku dokončit svoji práci nebo pracovní úkoly. V některých případech není pracovní postup dostatečně podrobný a je třeba ještě detailnější dokument jakou jsou pracovní instrukce nebo manuály.
Co by měl pracovní postup obsahovat?
Pracovní postup musí obsahovat detailní a strukturovaný popis, toho jak provést a dokončit konkrétní úkol, aktivitu nebo proces. Pracovní postupy a instrukce musí být velmi konkrétní a názorné, a musí pracovníkům poskytnout jasné instrukce k danému úkolu a by měly obsahovat základní elementy, jako jsou:
- Popis jednotlivých kroků a odpovědností za ně
- Nástroje použité v jednotlivých krocích
Příklady pracovních postupů a instrukcí
- Příprava nového počítače pro zaměstnance
- Nástup zaměstnance
- Technická kontrola stroje před jeho spuštěním
- Příjem požadavku zákazníka
- Příprava nabídky
- Změna hesla
Proč jsou pracovní postupy pro firmy důležité?
- Pracovní postupy popisují pro jednotlivé pracovní pozice, jak postupovat konkrétně při plnění úkolů
- Pracovní postupy sjednocují způsob provádění podnikový procesů a jejich aktivit
- Je to jeden ze způsobů, jak sjednotit chování lidí, zaměstnanců, dodavatelů a podobně
- Řada firem zahrnuje standardní pracovní postupy jako pomůcku pro předání nejlepší praxe
- Používají se při zaškolení zaměstnanců po jejich nástupu
- Pomáhají snížit chybovosti při provádění pracovních úkolů a procesů