Pracovní postupy jsou společně se směrnicemi základní interní dokumenty firmy, které slouží k řízení procesů a lidí. Pracovní postupy jsou detailnější než směrnice a popisují jak mají zaměstnanci postupovat konkrétně při plnění svých úkolů. Je to popis krok po kroku. Někdy se také nazývají jako standardní operační postupy (SOP, standard operating procedures). Pracovní postup říká:
- Co se má provést,
- Kdo to má provést a
- Jak to provést.
Pracovní postup je typicky navázaný na konkrétní pracovní pozici. Pracovní postupy jsou k dispozici pracovníkům, aby měli veškeré informace, jak krok po kroku dokončit svoji práci nebo pracovní úkoly. V některých případech není pracovní postup dostatečně podrobný a je třeba ještě detailnější dokument jakou jsou pracovní instrukce nebo manuály.
Jak zpřístupnit pracovní postupy zaměstnancům?
Firmy mají informační povinnost seznámit zaměstnance s pracovními podmínkami a všemi relevantními pracovními postupy, které popisují, jak má svoji práci provádět. Firma tedy musí zajistit, aby se zaměstnanec mohl s obsahem pracovních postupů reálně seznámit – tedy zpřístupnit je v papírové nebo elektronické podobě. Díky Portálu směrnic Aptien má firma tyto možnosti:
1. Pracovní postupy přístupné pro všechny zaměstnance ke čtení
Pracovní postupy mohou být zveřejněny v „portálu směrnic“ (knihovně dokumentů), kde si je zaměstnanci kdykoliv najdou.
- ideální pro obecné pracovní postupy (například jak zažádat o dovolenou), které musí být jen dostupné
- zaměstnanci mají vždy k dispozici aktuální verzi
2. Pracovní postupy vyžadující potvrzení a souhlas
U pracovních postupů, u kterých je potřeba, aby zaměstnanec potvrdil, že se s nimi seznámil, lze směrnici přiřadit přímo jemu. Zaměstnanec vidí dokument v menu "Moje směrnice" i ve svých úkolech a jednoduše potvrdí přečtení.
- vhodné pro BOZP nebo pracovní postupy spojené s výkonem práce
- máte dohled nad tím, kdo dokument potvrdil a kdo ne
Co by měl pracovní postup obsahovat?
Pracovní postup musí obsahovat detailní a strukturovaný popis, toho jak provést a dokončit konkrétní úkol, aktivitu nebo proces. Pracovní postupy a instrukce musí být velmi konkrétní a názorné, a musí pracovníkům poskytnout jasné instrukce k danému úkolu a by měly obsahovat základní elementy, jako jsou:
- Popis jednotlivých kroků a odpovědností za ně
- Nástroje použité v jednotlivých krocích
Příklady pracovních postupů a instrukcí ve firmách
- Příprava nového počítače pro zaměstnance
- Nástup zaměstnance
- Technická kontrola stroje před jeho spuštěním
- Příjem požadavku zákazníka
- Příprava nabídky
- Změna hesla
Proč jsou pracovní postupy pro firmy důležité?
- Pracovní postupy popisují pro jednotlivé pracovní pozice, jak postupovat konkrétně při plnění úkolů
- Pracovní postupy sjednocují způsob provádění podnikový procesů a jejich aktivit
- Je to jeden ze způsobů, jak sjednotit chování lidí, zaměstnanců, dodavatelů a podobně
- Řada firem zahrnuje standardní pracovní postupy jako pomůcku pro předání nejlepší praxe
- Používají se při zaškolení zaměstnanců po jejich nástupu
- Pomáhají snížit chybovosti při provádění pracovních úkolů a procesů