Tento článek je určený pro personalisty.
Vysvětlení pracovní pozice jednou větou lidsky
- Je to taková šablona popisu konkrétně vymezené práce ve firmě, kterou by měl vykonávat nějaký člověk: co se na dané pozici dělá, jaká je její hlavní náplň, jaké jsou požadavky, odpovědnosti a požadavky.
Jak používat pracovní pozice v malých a středních firmách
V malých firmách a týmech se pracovní pozice příliš neřeší. Náplň práce, odpovědnosti a požadavky jsou popsány individuálně na konkrétní lidi. Jakmile tým roste, stejnou práci začíná vykonávat více lidí, a tedy roste potřeba pracovní náplně standardizovat - vytvářet šablony. Tedy vzniká i potřeba vytvářet popisy pracovních pozic.
- Do 5 lidí se dá řídit „osobně“ – přes konkrétní pracovníky a jména.
- Obecně jakmile tým roste nad 5 lidí, začíná stejnou práci dělat více lidí
- Vzniká potřeba používat pracovní pozice jako základ popis práce a řízení lidí
Orientační hranice velikosti firmy pro zavedení pracovních pozic:
- 1–5 lidí: Role nebo pracovní náplň může být víc „na jméno“
- 6–15 lidí: Ideální čas zavést pracovní pozice s jasným popisem
- 16+ lidí: Bez definovaných pracovních pozic narůstá riziko chaosu, neefektivnosti a zmatku.
Důvody vytváření pracovních pozic
- Standardizace výkonu práce: Více lidí vykonává stejnou práci a je třeba ji mít popsanou na jednom místě. Popis pozice umožňuje mít jasné a srozumitelné očekávání napříč firmou.
- Zajištění kontinuity: Když je odpovědnost navázaná na pozici, firma funguje i při změně lidí (např. nemoc, dovolená, odchod). Při odchodu zaměstnance je jasné, co má nástupce převzít – protože pozice má svůj „obsah“.
- Lepší řízení růstu firmy: Pozice jsou „stavební bloky“, které umožňují plánovat kapacity, nábor i delegaci.
- Snazší nábor a onboarding: Když jsou jasně definované pracovní popis a popis, je jasné, koho hledáte a co bude dělat.
- Rozvoj a hodnocení pracovníků: pracovní pozice umožňují plánovat školení a rozvoj podle potřeb pozice, ne podle jednotlivce. Umoňují hodnotit výkon vůči náplni práce, ne vůči osobním sympatiím.
Jak používat a popsat pracovní pozice ve firmě
Je to taková šablona popisu, pozici může vykonávat jeden člověk nebo více lidí zároveň.
Pracovní pozice je obecné vymezení druhu práce, které zahrnuje základní předpoklady pro výkon práce, rámcové pracovní úkony soubor pracovních úkolů, odpovědností a kompetencí, které jsou potřeba k provádění práce. Může zahrnovat i více konkrétních pracovních míst. Například "Účetní" je pracovní pozice, zatímco konkrétní umístění v organizační struktuře se označuje jako pracovní místo. V praxi se často používá jako synonymum k pracovnímu místu. Například: „Jeho pracovní pozice je senior účetní.“ Pracovní pozice obsahuje:
- základní předpoklady pro výkon práce,
- rámcové pracovní úkoly,
- kompetenční modely (znalosti, dovednosti, chování),
- a požadavky na kvalifikaci.
Klíčové prvky pracovní pozice
- Název pracovní pozice: Název konkrétní pozice (např. „Marketingový manažer“), který odráží její povahu a úroveň.
- Pracovní náplň: Povinnosti a odpovědnosti: Konkrétní úkoly a činnosti, které role obnáší.
- Kvalifikace a požadavky: Vzdělání, zkušenosti, dovednosti a další předpoklady potřebné pro danou roli.
- Pracovní prostředí a podmínky: Jakékoli pracovní podmínky, jako vybavení přístroji, nástroji, práce na dálku nebo fyzická náročnost.
- Umístění v organizační struktuře: Podrobnosti o tom, komu je pozice podřízena, a o všech povinnostech dohledu.
- Klíčové ukazatele výkonu (KPI): Metriky používané k hodnocení úspěchu v roli.
Jaký je rozdíl mezi pracovní pozicí a pracovním místem?
- V běžné praxi v malých a středních firmách se tyto dva pojmy často zaměňují a nerozlišují
- Pracovní pozice je obecnější pojem, označuje soubor pracovních úkolů, odpovědností a kompetencí, které jsou potřeba k provádění práce. V praxi se často používá jako synonymum k pracovnímu místu, ale může zdůrazňovat individuální charakteristiky dané role. Například: „Jeho pracovní pozice je senior účetní.“
- Pracovní místo označuje konkrétní pozici v organizační struktuře firmy, existuje před příchodem (neobsazené pracovní místo) a existuje po odchodu konkrétního pracovníka, dokud není obsazeno někým jiným. Je spojeno s určitým místem výkonu práce a existuje nezávisle na konkrétní osobě. Například: „Máme volné pracovní místo účetní.“
Jak dobře pojmenovat pracovní pozice
- Rozmyslete pojmenování pracovních pozic ještě před jejich založením
- Název musí být jednoznačný abyste podle něj uměli na první pohled vyhledávat
- Podívejte se na doporučení a nejlepší praxi, jak dobře pojmenovat pracovní pozice ve firmě
Jak popsat pracovní pozici?
- Důraz na jednotlivé prvky popisu pracovní pozice se může lišit podle toho, jestli hledáte kandidáta nebo popis potřebujete pro zaměstnance
- Pokud hledáte kandidáta, budete se soustředit na to KDO by měl požadavky splňovat
- Pokud popisujete pracovní pozici pro potřeby řízení práce, soustředit se budete především na to CO je předmětem pracovní pozice, jaké je její umístění v organizační struktuře a jaké konkrétní pracovní vybavení nebo oprávnění je k výkonu práce potřebné
Jak vytvářet a udržovat pracovní pozice v Aptienu
- Pracovní pozice udržujete pomocí Katalogu pracovních pozic
- Podívejte se, jak vám Aptien pomůže vytvářet a udržovat pracovní pozice ve vaší organizaci
Jak přiřadit zaměstnance na pracovní pozici
- V menších firmách a organizacích má každý zaměstnanec své individuální pracovní místo
- Individuální pracovní pozice mají typicky manažeři, protože jejich úloha je ve firmě individuální
- Ve větších firmách je jedna pracovní pozice obsazená více lidmi, typicky se to týká řadových pracovníků
- Z pohledu personalisty se tak zjednodušuje popis a specifikace, kterou udělá najednou pro více lidí., například tvorbu pracovních náplní, plány školení, pracovního vybavení a dalších požadavků na pracovníka
- Čím větší je tým a celá firma, tím roste počet míst, která jsou obsazena více lidmi.
