Co je pracovní pozice?
- Pracovní pozice je šablona popisu práce a požadavků na lidi, kteří na dané pozici pracují
- Pomocí profilu pracovní pozice firma popíše veškeré její náležitosti
- Definuje co se na dané pozici dělá (pracovní náplň)
- Definuje požadavky (dovednosti, kvalifikace, školení a další)
Jak řídit pracovní pozice ve firmě?
Střední a větší firmy se bez pracovních pozic neobejdou. Minimálně musí mít seznam pracovních pozic a ideálně pro každou z nich vytvořený profil, kde vedou všechny nezbytné informace.
Co zahrnuje profil pracovní pozice?
Profil pracovní pozice (nebo také karta pracovní pozice) shrnuje všechny požadavky a informace důležité pro danou pracovní pozici, jako je náplň práce, požadavky na kvalifikaci, kompetence i potřebné pracovní vybavení nebo rizika spojená s výkonem práce. Shrnuje vše, co musí daný pracovník dělat, naplňovat nebo mít. Profil vytvoříte jednou a je platný pro více pracovníků. Komplexní profil pracovní pozice zahrnuje následující:
- Základní popis - shrnutí pracovní pozice: Zahrnuje shrnutí a základní popis pracovní pozice
- Organizační zařazení: Podrobnosti o tom, jak je pozice umístěna v organizační struktuře, komu je pozice podřízena nebo nadřízena
- Pracovní náplň, odpovědnosti a pravomoci: Konkrétní úkoly a činnosti, které práce obnáší. Činnosti, výsledky nebo oblasti za které je člověk na pracovní pozici odpovědný
- Požadavky na kvalifikaci a certifikace: Vše, co člověk musí umět a zvládat: Požadovaná kvalifikace, tedy vzdělání, zkušenosti, dovednosti, znalosti a další předpoklady potřebné pro danou roli.
- Nároky na vybavení: Jaké jsou pracovní podmínky, jako vybavení přístroji, nástroji, práce na dálku nebo fyzická náročnost či rizika, standardní balíček věcí, které pozice potřebuje (notebook, telefon, auto, ochranné pomůcky).
- Pracovní prostředí a rizika
- Zdravotní způsobilost a fyzické nároky
- Seznam povinných směrnic a pracovních postupů, kterými se pracovní pozice řídí. Požadované vnitřní předpisy, které musí zaměstnanec znát a postupovat podle nich
- Seznam povinných školení
Proč jsou pracovní pozice pro rostoucí a střední firmy důležité?
Kdy začít používat pracovní pozice v rostoucí firmě?
V malých firmách a týmech se pracovní pozice příliš neřeší. Náplň práce, odpovědnosti a požadavky jsou popsány individuálně na konkrétní lidi. Jakmile tým roste, tak roste také potřeba pracovní náplně standardizovat - vytvářet šablony. Tedy vzniká i potřeba vytvářet popisy pracovních pozic.
Jakmile firma vyroste nad 15 lidí, pracovní pozice jsou nezbytné
- Do 5 lidí se dá řídit „osobně“ – přes konkrétní pracovníky a jména.
- Obecně jakmile tým roste nad 5 lidí, začíná stejnou práci dělat více lidí
- Vzniká potřeba používat pracovní pozice jako základ popisu práce a řízení lidí
Kdy začít používat pracovní pozice v malých a středních firmách?
Naše zkušenosti z praxe ukazují konkrétní hranice, od kterých firmy v praxi zavádějí popisy pracovních pozic.
- 1–5 lidí: Role nebo pracovní náplň může být víc „na jméno“
- 6–20 lidí: Ideální čas zavést pracovní pozice s jasným popisem
- 20+ lidí: Popis pracovních míst je téměř nezbytností. Bez definovaných pracovních pozic narůstá riziko chaosu, neefektivnosti a zmatku.
Kromě velikosti je také rozhodující to, jestli na stejnou práci vykonává více lidí - pak to jednoznačně začněte takovou pracovní pozicí.
Proč firmy potřebují zavádět pracovní pozice?
Pracovní pozice pomáhá udržet jednotné procesy
- Popisuje, co se na dané pozici dělá, jaká je její hlavní pracovní náplň, pravomoci a odpovědnosti
- Jaké jsou požadavky na člověka, který tuto práci dělá
- Jaké jsou pracovní podmínky
- Standardizace výkonu práce: Více lidí vykonává stejnou práci a je třeba ji mít popsanou na jednom místě.
- Popis pozice umožňuje mít jasné a srozumitelné očekávání napříč firmou.
Pracovní pozice definuje požadavky na kvalifikaci a školení a pracovní vybavení
- Obsahuje seznam požadavků na kvalifikaci
- Seznam potřebných pracovních pomůcek
- Seznam potřebného školení
- Seznam potřebného oprávnění (klíče, karty, přístupy do aplikací)
Podklady pro kontroly a audity
- Popsané pracovní pozice jsou nezbytnou součástí podkladů pro kontroly úřadů
- Standardy jako je ISO 9001 dokonce popis pracovních pozic jednoznačně vynucují
Zajištění kontinuity
- Když je odpovědnost navázaná na pozici, firma funguje i při změně lidí (např. nemoc, dovolená, odchod).
- Při odchodu zaměstnance je jasné, co má nástupce převzít – protože pozice má svůj „obsah“.
Lepší řízení růstu firmy:
- Pozice jsou „stavební bloky“, které umožňují plánovat kapacity, nábor i delegaci.
Snazší nábor a onboarding:
- Kontrolní seznam k nástupu nového pracovníka
- Když jsou jasně definované pracovní popis a popis, je jasné, koho hledáte a co bude dělat.
- Rozvoj a hodnocení pracovníků: Pracovní pozice umožňují plánovat školení a rozvoj podle potřeb pozice, ne podle jednotlivce. Umoňují hodnotit výkon vůči náplni práce, ne vůči osobním sympatiím.
Jak dobře popsat pracovní pozici?
- Důraz na jednotlivé prvky popisu pracovní pozice se může lišit podle toho, jestli hledáte kandidáta nebo popis potřebujete pro zaměstnance
- Pokud hledáte kandidáta, budete se soustředit na to KDO by měl požadavky splňovat
- Pokud popisujete pracovní pozici pro potřeby řízení práce, soustředit se budete především na to CO je předmětem pracovní pozice, jaké je její umístění v organizační struktuře a jaké konkrétní pracovní vybavení nebo oprávnění je k výkonu práce potřebné
Jak vytvářet a udržovat pracovní pozice v Aptienu
- Pracovní pozice udržujete pomocí Katalogu pracovních pozic
- Podívejte se, jak vám Aptien pomůže vytvářet a udržovat pracovní pozice ve vaší organizaci
Jak přiřadit zaměstnance na pracovní pozici
- V menších firmách a organizacích má každý zaměstnanec své individuální pracovní místo
- Individuální pracovní pozice mají typicky manažeři, protože jejich úloha je ve firmě individuální
- Ve větších firmách je jedna pracovní pozice obsazená více lidmi, typicky se to týká řadových pracovníků
- Z pohledu personalisty se tak zjednodušuje popis a specifikace, kterou udělá najednou pro více lidí., například tvorbu pracovních náplní, plány školení, pracovního vybavení a dalších požadavků na pracovníka
- Čím větší je tým a celá firma, tím roste počet míst, která jsou obsazena více lidmi.
