Tento článek je určený pro personalisty.
Definice Pracovní pozice a Pracovního místa
Co je Pracovní pozice
Pracovní pozice je obecné vymezení druhu práce, které zahrnuje základní předpoklady pro výkon práce, rámcové pracovní úkony soubor pracovních úkolů, odpovědností a kompetencí, které jsou potřeba k provádění práce. Může zahrnovat i více konkrétních pracovních míst. Například "Účetní" je pracovní pozice, zatímco konkrétní umístění v organizační struktuře se označuje jako pracovní místo. V praxi se často používá jako synonymum k pracovnímu místu. Například: „Jeho pracovní pozice je senior účetní.“ Pracovní pozice obsahuje:
- základní předpoklady pro výkon práce,
- rámcové pracovní úkoly,
- kompetenční modely (znalosti, dovednosti, chování),
- a požadavky na kvalifikaci.
Co je Pracovní místo
Pracovní místo je konkrétní místo v organizační struktuře, na kterém pracuje nějaký člověk, pracovník, zaměstnanec. Pracovní místo zpřesňuje pracovní pozici pro konkrétní situaci v organizaci. Vymezuje jeho konkrétní roli v organizaci a vztahy s ostatními zaměstnanci, zejména jeho pracovní náplň, jeho odpovědnosti, pravomoci a umístění ve struktuře firmy. Definuje kvalifikaci, tedy požadavky na to co má daný člověk znát, umět nebo čím má být pro svoji práci konkrétně vybaven. Pracovní místo je spojeno s určitým fyzickým místem výkonu práce a existuje nezávisle na konkrétní osobě. Například: „Máme volné pracovní místo účetní.“
- Člověk v organizaci nastupuje na konkrétní pracovní místo, které má uvedené ve své pracovní smlouvě.
- Pracovní místo je proto také důležitý pojem zaměstnaneckého právního vztahu.
Klíčové prvky pracovní pozice
- Název pracovní pozice: Název konkrétní pozice (např. „Marketingový manažer“), který odráží její povahu a úroveň.
- Pracovní náplň: Povinnosti a odpovědnosti: Konkrétní úkoly a činnosti, které role obnáší.
- Kvalifikace a požadavky: Vzdělání, zkušenosti, dovednosti a další předpoklady potřebné pro danou roli.
- Pracovní prostředí a podmínky: Jakékoli pracovní podmínky, jako vybavení přístroji, nástroji, práce na dálku nebo fyzická náročnost.
- Umístění v organizační struktuře: Podrobnosti o tom, komu je pozice podřízena, a o všech povinnostech dohledu.
- Klíčové ukazatele výkonu (KPI): Metriky používané k hodnocení úspěchu v roli.
Jaký je rozdíl mezi pracovní pozicí a pracovním místem?
- V běžné praxi v malých a středních firmách se tyto dva pojmy často zaměňují a nerozlišují
- Pracovní pozice je obecnější pojem, označuje soubor pracovních úkolů, odpovědností a kompetencí, které jsou potřeba k provádění práce. V praxi se často používá jako synonymum k pracovnímu místu, ale může zdůrazňovat individuální charakteristiky dané role. Například: „Jeho pracovní pozice je senior účetní.“
- Pracovní místo označuje konkrétní pozici v organizační struktuře firmy, existuje před příchodem (neobsazené pracovní místo) a existuje po odchodu konkrétního pracovníka, dokud není obsazeno někým jiným. Je spojeno s určitým místem výkonu práce a existuje nezávisle na konkrétní osobě. Například: „Máme volné pracovní místo účetní.“
Proč je lepší definovat odpovědnosti podle pracovní pozice než podle konkrétního zaměstnance
V malých firmách a týmech se pracovní pozice příliš neřeší. Náplň práce, odpovědnosti a požadavky jsou popsány individuálně na konkrétní lidi. Jakmile tým roste, stejnou práci začíná vykonávat více lidí, a tedy roste potřeba pracovní náplně standardizovat. Tedy vzniká i potřeba vytvářet popisy pracovních pozic.
- Do 5 lidí se dá řídit „osobně“ – přes konkrétní pracovníky a jména.
- Obecně jakmile tým roste nad 5 lidí, začíná stejnou práci dělat více lidí
- Vniká potřeba používat pracovní pozice jako základ popis práce a řízení lidí
Orientační hranice velikosti firmy pro zavedení pracovních pozic:
- 1–5 lidí: Role nebo pracovní náplň může být víc „na jméno“
- 6–15 lidí: Ideální čas zavést pracovní pozice s jasným popisem
- 16+ lidí: Bez definovaných pracovních pozic narůstá riziko chaosu, neefektivnosti a zmatku.
Důvody vytváření pracovních pozic
- Standardizace výkonu práce: Více lidí vykonává stejnou práci a je třeba ji mít popsanou na jednom místě. Popis pozice umožňuje mít jasné a srozumitelné očekávání napříč firmou.
- Zajištění kontinuity: Když je odpovědnost navázaná na pozici, firma funguje i při změně lidí (např. nemoc, dovolená, odchod). Při odchodu zaměstnance je jasné, co má nástupce převzít – protože pozice má svůj „obsah“.
- Lepší řízení růstu firmy: Pozice jsou „stavební bloky“, které umožňují plánovat kapacity, nábor i delegaci.
- Snazší nábor a onboarding: Když jsou jasně definované pracovní popis a popis, je jasné, koho hledáte a co bude dělat.
- Rozvoj a hodnocení pracovníků: pracovní pozice umožňují plánovat školení a rozvoj podle potřeb pozice, ne podle jednotlivce. Umoňují hodnotit výkon vůči náplni práce, ne vůči osobním sympatiím.
Jak dobře pojmenovat pracovní pozice
- Rozmyslete pojmenování pracovních pozic ještě před jejich založením
- Název musí být jednoznačný abyste podle něj uměli na první pohled vyhledávat
- Podívejte se na doporučení a nejlepší praxi, jak dobře pojmenovat pracovní pozice ve firmě
Jak popsat pracovní pozici?
- Důraz ne jednotlivé prvky popisu pracovní pozice se může lišit podle toho, jestli hledáte kandidáta nebo popis potřebujete pro zaměstnance
- Pokud hledáte kandidáta, budete se soustředit na to KDO by měl požadavky splňovat
- Pokud popisujete pracovní pozici pro potřeby řízení práce, soustředit se budete především na to CO je předmětem pracovní pozice, jaké je její umístění v organizační struktuře a jaké konkrétní pracovní vybavení nebo oprávnění je k výkonu práce potřebné
Jak vytvářet a udržovat pracovní pozice v Aptienu
- Pracovní pozice udržujete pomocí Katalogu pracovních pozic
- Podívejte se, jak vám Aptien pomůže vytvářet a udržovat pracovní pozice ve vaší organizaci
Jak přiřadit zaměstnance na pracovní pozici
- V menších firmách a organizacích má každý zaměstnanec své individuální pracovní místo
- Individuální pracovní pozice mají typicky manažeři, protože jejich úloha je ve firmě individuální
- Ve větších firmách je jedna pracovní pozice obsazená více lidmi, typicky se to týká řadových pracovníků
- Z pohledu personalisty se tak zjednodušuje popis a specifikace, kterou udělá najednou pro více lidí., například tvorbu pracovních náplní, plány školení, pracovního vybavení a dalších požadavků na pracovníka
- Čím větší je tým a celá firma, tím roste počet míst, která jsou obsazena více lidmi.
