Tento článek je určený pro personalisty.
Vysvětlení pracovního místa jednou větou lidsky
- konkrétní místo ve firmě, na kterém pracuje nějaký konkrétní člověk, pracovník, zaměstnanec.
- Je to konkrétní "židle" ve firmě.
Co znamená pracovní místo pro rostoucí firmy
Pracovní místo (Position) je konkrétní místo v organizační struktuře, na kterém pracuje nějaký konkrétní člověk. Pracovní místo zpřesňuje pracovní pozici pro konkrétní situaci a konkrétního člověka. Vymezuje jeho konkrétní roli v organizaci a vztahy s ostatními zaměstnanci, zejména jeho pracovní náplň, jeho odpovědnosti, pravomoci a umístění ve struktuře firmy. Definuje kvalifikaci, tedy požadavky na to co má daný člověk znát, umět nebo čím má být pro svoji práci konkrétně vybaven. Pracovní místo je spojeno s určitým konkrétním místem výkonu práce.
- Člověk v organizaci nastupuje na konkrétní pracovní místo, které má uvedené ve své pracovní smlouvě.
- Pracovní místo je proto také důležitý pojem zaměstnaneckého právního vztahu.
Jak používat pracovní místa v malých a středních firmách
V malých firmách a týmech se formální organizační struktura a pracovní místa příliš neřeší. Náplň práce, odpovědnosti a požadavky se řeší přirozeně a pokus jsou popsány tak individuálně na konkrétní lidi. Jakmile tým roste, stejnou práci začíná vykonávat více lidí, a tedy roste potřeba pracovní náplně standardizovat - vytvářet šablony. Stejně tak potřeba vzniká z důvodů souladu s legislativou, protože řada míst vyžaduje školení, kvalifikaci nebo jiný soulad (compliance). Tedy vzniká i potřeba vytvářet popisy pracovních pozic a jejich požadavků.
- Do 5 lidí se dá řídit „osobně“ – přes konkrétní pracovníky a jména.
- Obecně jakmile tým roste nad 5 lidí, začíná stejnou práci dělat více lidí
- Vzniká potřeba používat pracovní pozice jako základ popis práce a řízení lidí
Orientační hranice velikosti firmy pro zavedení pracovních pozic:
- 1–5 lidí: Role nebo pracovní náplň může být víc „na jméno“
- 6–15 lidí: Ideální čas zavést pracovní pozice s jasným popisem
- 16+ lidí: Bez definovaných pracovních pozic narůstá riziko chaosu, neefektivnosti a zmatku.
Důvody vytváření pracovních pozic
- Standardizace výkonu práce: Více lidí vykonává stejnou práci a je třeba ji mít popsanou na jednom místě. Popis pozice umožňuje mít jasné a srozumitelné očekávání napříč firmou.
- Zajištění souladu s legislativou: Zajištění a hlídání požadovaných školení a kvalifikace
- Zajištění kontinuity: Když je odpovědnost navázaná na pozici, firma funguje i při změně lidí (např. nemoc, dovolená, odchod). Při odchodu zaměstnance je jasné, co má nástupce převzít – protože pozice má svůj „obsah“.
- Lepší řízení růstu firmy: Pozice jsou „stavební bloky“, které umožňují plánovat kapacity, nábor i delegaci.
- Snazší nábor a onboarding: Když jsou jasně definované pracovní popis a popis, je jasné, koho hledáte a co bude dělat.
- Rozvoj a hodnocení pracovníků: pracovní pozice umožňují plánovat školení a rozvoj podle potřeb pozice, ne podle jednotlivce. Umoňují hodnotit výkon vůči náplni práce, ne vůči osobním sympatiím.
Jaké informace vedete k pracovnímu místu a tedy člověku
Informace k pracovnímu místu vycházejí z popis pracovní pozice (job description) a jsou spojené s konkrétním člověkem, ty vedete přímo v evidenci zaměstnanců. Informace pracovního místa jsou tedy spojením informací o pracovní pozici a zaměstnanci. Na pracovní místo jsou navázané aktivity během nástupu i rozvoje zaměstnance. Pracovní místa udržujete v nastavení organizace. Zjednoduší vám to kompletní nástup, rozvoj i offboarding zaměstnanců.
- Název pracovní pozice, která slouží jako jednoznačný identifikátor (podívejte jak je dobře pojmenovat)
- Spojení s konkrétní osobou - na záložce "Pracovní zařazení"
- Start Date / End Date (Datum nástupu / Datum ukončení)
- Actual Salary / Compensation (Skutečný plat / odměňování)
- Specific Onboarding Activities (Konkrétní onboardingové aktivity): Seznam školení a úkolů během nástupu a adaptace.
- Issued Equipment (Vydané vybavení): Konkrétní majetek firmy vydaný tomuto zaměstnanci.
- Specific Training & Certifications (Konkrétní školení a certifikace): Evidence školení absolvovaných daným zaměstnancem.
- Performance Reviews / Goals (Hodnocení výkonu / Cíle): Konkrétní cíle a hodnocení jednotlivce.
- Assigned Direct Manager (Konkrétní přímý manažer): Přesné určení konkrétního nadřízeného a pracovního zařazení v organizaci.
- Location / Work Arrangement (Konkrétní umístění / způsob práce): Kde a jak konkrétní zaměstnanec pracuje.
Jak Aptien pomůže s pracovními místy
- Otevřete evidenci Zaměstnanců
- Vyberte konkrétního člověka
- Přejděte na záložku "Pracovní zařazení"
Podívejte na návod, jak přiřadit zaměstnance na pracovní pozici