Jak nastavit automatické zakládání položek z e-mailů

Tento článek je určený pro administrátora Aptienu, který může provádět změny v nastavení evidencích. 

Jak nastavit stahování a synchronizaci e-mailů

1. Otevřete evidenci, ve které chcete zakládat položky z e-mailu
2. Jako administrátor vidíte vedle názvu evidence ikonu tužky. Kliknutím na ní se dostanete do nastavení.
3. V nastavení vyberte "Nastavení rozšíření" a dále klikněte na tlačítko Nastavit u rozšíření "Automatické založení z e-mailu"

Jak nastavit rozšíření pro stahování e‑mailů

Aby vše správně fungovalo, připojte svou e‑mailovou schránku a nastavte, co se má stahovat a kam se budou data ukládat. Nastavení se skládá ze dvou povinných kroků a jednoho volitelného.

Krok 1: Nastavte připojení e‑mailu (povinné)

1. Zadejte adresu e‑mailové schránky, IMAP server a své heslo
2. Otestujte připojení pomocí tlačítka "Otestovat připojení"
3. Zvolte výchozí kategorii záznamů a složku pro ukládání příloh
4. Vyberte, jak často se budou e‑maily stahovat do Aptienu. (Poznámka: Tato funkce je dostupná v licenci Enterprise nebo jako placené rozšíření)

Krok 2: Mapování polí (povinné)

1. Klikněte na tlačítko „Nastavit mapování“.
   
2. Určete, do jakých polí v evidenci se budou načítat informace z e-mailu. V náhledu pak uvidíte, jak bude výsledek vypadat.
3. Uložte nastavení

Krok 3: Pravidla (volitelné)

1. Klikněte na tlačítko „Přidat pravidlo“.
2. Nastavte si filtry podle svých potřeb – například pokud nechcete stahovat e‑maily od konkrétního adresáta (např. automatická informační sdělení a newslettery)

DŮLEŽITÉ: Aktivace rozšíření

Nezapomeňte spustit stahování (synchronizaci). Pokud stahování po nastavení neaktivujete, rozšíření nebude fungovat.

Možnost pozastavení: Automatické zakládání záznamů z e‑mailů můžete kdykoli vypnout. V takovém případě se tvorba nových položek z emailu dočasně zastaví.

Kolik to stojí?

• Vše máte k dispozici vaší licence zdarma, máte v ceně jedno pravidlo pro automatické zpracování a synchronizaci 1x za den

Můžete si připlatit 

1. Více pravidel pro automatické zpracování
2. Častější synchronizaci (8 hodin, 4 hodiny, každou hodinu, nebo ruční - on demand)