Onesoft Connect je nyní Aptien

Evidence a jak je používat

V evidencích uchováváte informace

Evidence jsou něco jako šanony ve kterých uchováváte informace. V každé evidenci vedete informace o něčem. Máte tedy například evidenci Firem, evidenci Majetku, Zakázek, Zaměstnanců, evidenci Smluv a podobně. V každé evidenci jsou vedené jiné informace a ke každé evidenci mají přístup jiní lidé, podle svého pracovního zařazení ve firmě. Evidence jsou tedy jako elektronické šanony nebo šuplíky v kartotéce. V každé evidenci vedete informace o něčem jiném, každá evidence je určena právě pro jednu věc. Informace jsou v evidencích vedené formou záznamů.

Evidence vidíte jako barevné záložky v horní části své obrazovky, evidence mají různé názvy, barvy a hlavně jiný rozsah vedených informací.

V každé evidenci vedete jiný rozsah informací, ke každé evidenci můžete dát přístup jiným lidem. Informace v evidencích můžete vzájemně propojit (viz souvislosti).

evidence

V evidencích vedete záznamy a vše, co s nimi souvisí

Evidence slouží k vedení, uchovávání a sdílení informací určitého druhu či charakteru. V každé evidenci vedete záznamy, které do ní patří, pro které je evidence určena. Je to stejné jako se šanony - každý máte určený na něco jiného. Pomůže vám to se v informacích lépe vyznat, například:

  • V evidenci "Firmy" vedete záznamy jednotlivých firem, například Audi, BMW, Apple, Tesco
  • V evidenci "Zaměstnanci" vedete záznamy jednotlivých zaměstnanců nebo jiných pracovníků, například Pavel Krejčí, Karel Bláha, Jan Stromeček
  • V evidenci "Smlouvy" vedete jednotlivé smlouvy, například Smlouva 263/2017, Smlouva o pronájmu kancelářských prostor
  • V evidenci "Majetek" máte záznamy pro každý kus majetku, například stolní počítač Lenovo, tiskárna HP

Jednotlivým záznamům (například zaměstnanec Pavel Krejčí) se v systému říká položky a jsou základním stavebním kamenem evidencí. Po otevření jakékoli evidence uvidíte po levé straně seznam všech položek (záznamů) v evidenci. Vpravo od nich zhruba v prostřední části obrazovky pak vidíte detaily ke každé položce. Jednotlivé záznamy si také můžete představit jako řádky v excelové tabulce.

Záznamy v evidencích mohou být dále členěné podle různých typů, v systému tomu říkáme kategorie

K jednotlivým záznamům pak vedete potřebné informace bud v textové podobě nebo formou příloh a dokumentů. 

Základní informace (detaily)

V každé evidenci vedete jiné informace. Pochopitelně například pro Zaměstnance potřebujete vést jméno, příjmení, telefonní číslo nebo třeba bydliště a pro vaše Zakázky potřebujete vést její číslo, zákazníka nebo třeba finanční objem. Tyto informace vidíte v systému jako jednotlivé detaily (pole) v prostřední části obrazovky, jakmile v levém průzkumníkovi vybere konkrétní položku (záznam). Rozsah vedených informací, tedy rozsah detailů (polí) se liší pro každou evidenci, případně pro každou kategorii uvnitř evidence. 

Informace v evidencích můžete měnit, pokud k tomu máte oprávnění vyplývající z vaší role, ve které zrovna v systému pracujete. Pokud někde informace měnit nemůžete, máte jako uživatel v dané evidenci nastavené oprávnění pouze na čtení.

Když informace měníte, můžete je nechat rozepsané - nic se neuloží, dokud nepotvrdíte tlačítkem "Uložit".

Přílohy a dokumenty

Ke každé položce nebo detailu si můžete uložit jakoukoliv přílohu.  

Související zápisy

U každého záznamu můžete přidat zápisy ze schůzek, telefonátů, mailů nebo údržeb a oprav. Budete mít tak přehled, co se dělo na poslední schůzi a k jakému závěru jste došli. U majetku například budete vědět, kdy došlo k poslední opravě, čeho se týkala a kdo opravu prováděl.

Související úkoly

Na stránce záznamu můžete zadávat úkoly pro sebe nebo pro své kolegy. Rychle a jednoduše tak rozdáte práci týkající se konkrétního projektu a v záznamu vždy budete vědět o stavu jednotlivých úkolů.

Související poznámky

Veškeré vaše nápady a myšlenky si ukládejte přímo v záznamu do poznámek. Jednoduše je můžete nasdílet se svými kolegy. Nápady k projektům se vám neztratí a vše budete mít na jednom místě.

Jaké evidence jako uživatel vidíte

Nabídka evidencí se odvíjí od role, ve které jste přihlášeni. Každý uživatel proto může vidět jiný seznam evidencí

Přístup k evidencím tedy mají uživatelé na základě svých oprávnění, které vyplývají z jejich pracovního zařazení a tedy role přidělené v systému. Každý člověk tedy vidí to, co ze své pracovní pozice vidět má a nevidí, co vidět nemá. Systém umožňuje nastavit různou úroveň přístupu k informacím - od pouhého zobrazení přes jejich úpravu, vytváření nových záznamů, jejich úpravu až po právo záznamy mazat. Ano i to jde nastavit. Když nebudete jako firma chtít, uživatelé nemohou nic smazat.

Evidence je možné přizpůsobit

Každou jednotlivou evidenci lze přizpůsobit vašim potřebám a nastavit ji podle jejího určení a obsahu. Především můžete přizpůsobit její obsah - rozsah vedených informací (polí, detailů). Můžete také přizpůsobit její název, barvu, tlačítko i formulář pro vytvoření nové položky, můžete si zapnout různá další rozšíření. Přizpůsobit evidence může pouze administrátor.

Evidence můžete přidávat podle vlastních potřeb

    Evidence si můžete přidávat a jejich počet se odvíjí od vašeho cenového plánu.