V evidencích uchováváte informace
V každé evidenci můžete ukládat a sdílet veškeré informace nebo dokumenty, které potřebujete.
- Textové informace, jako je název, datum a podobně
- Dokumenty, obrázky a další přílohy
- Související úkoly
- Související zápisy nebo záznamy aktivit
Evidence vidíte jako barevné záložky v horní části své obrazovky, evidence mají různé názvy, barvy a hlavně jiný rozsah vedených informací. V každé evidenci vedete jiný rozsah informací, ke každé evidenci můžete dát přístup jiným lidem. Informace v evidencích můžete vzájemně propojit (viz souvislosti).
V každé evidenci vedete záznamy, které do ní patří, pro které je evidence určena. Je to stejné jako se šanony - každý máte určený na něco jiného. Pomůže vám to se v informacích lépe vyznat, například:
- V evidenci "Firmy" vedete záznamy jednotlivých firem, například Audi, BMW, Apple, Tesco
- V evidenci "Zaměstnanci" vedete záznamy jednotlivých zaměstnanců nebo jiných pracovníků, například Pavel Krejčí, Karel Bláha, Jan Stromeček
- V evidenci "Smlouvy" vedete jednotlivé smlouvy, například Smlouva 263/2017, Smlouva o pronájmu kancelářských prostor
- V evidenci "Majetek" máte záznamy pro každý kus majetku, například stolní počítač Lenovo, tiskárna HP
Jednotlivým záznamům (například zaměstnanec Pavel Krejčí) se v systému říká položky a jsou základním stavebním kamenem evidencí. Po otevření jakékoli evidence uvidíte po levé straně seznam všech položek (záznamů) v evidenci. Vpravo od nich pak vidíte detaily ke každé položce. Jednotlivé záznamy si také můžete představit jako řádky v excelové tabulce.
Záznamy v evidencích mohou být dále členěné podle různých typů, v systému tomu říkáme kategorie.
K jednotlivým záznamům pak vedete potřebné informace bud v textové podobě nebo formou příloh a dokumentů.
V evidencích vedete základní textové informace (detaily)
V každé evidenci vedete jiné informace. Pochopitelně například pro Zaměstnance potřebujete vést jméno, příjmení, telefonní číslo nebo třeba bydliště a pro vaše Zakázky potřebujete vést její číslo, zákazníka nebo třeba finanční objem. Tyto informace vidíte v systému jako jednotlivé detaily (pole) v prostřední části obrazovky, jakmile v levém průzkumníkovi vybere konkrétní položku (záznam). Rozsah vedených informací, tedy rozsah detailů (polí) se liší pro každou evidenci, případně pro každou kategorii uvnitř evidence.
Informace v evidencích můžete měnit, pokud k tomu máte oprávnění vyplývající z vaší role, ve které zrovna v systému pracujete. Pokud někde informace měnit nemůžete, máte jako uživatel v dané evidenci nastavené oprávnění pouze na čtení.
Když informace měníte, můžete je nechat rozepsané - nic se neuloží, dokud nepotvrdíte tlačítkem "Uložit".
V evidencích také ukládáte dokumenty, obrázky nebo další přílohy
Ke každé položce nebo detailu si můžete uložit jakoukoliv přílohu.
Vedete zde zápisy
U každého záznamu můžete přidat zápisy ze schůzek, telefonátů, mailů nebo jiné záznamy aktivity, například údržbu nebo opravy. Zápis aktivity je automaticky připojený k dané položce a vy tak máte jednoznačný přehled o tom, co se s položkou dělo. Zápisy například u projektu slouží k zaznamenání jednání, u majetku slouží k zaznamenání aktivit údržby.
Můžete přidávat a řídit úkoly
Na stránce záznamu můžete zadávat úkoly pro sebe nebo pro své kolegy. Rychle a jednoduše tak rozdáte práci týkající se konkrétního projektu a v záznamu vždy budete vědět o stavu jednotlivých úkolů.
Vedete si zde také poznámky
Veškeré vaše nápady a myšlenky si ukládejte přímo v záznamu do poznámek. Jednoduše je můžete nasdílet se svými kolegy. Nápady k projektům se vám neztratí a vše budete mít na jednom místě.
Jaké evidence jako uživatel vidíte?
Nabídka evidencí se odvíjí od role, ve které jste přihlášeni. Každý uživatel proto může vidět jiný seznam evidencí.
Přístup k evidencím tedy mají uživatelé na základě svých oprávnění, které vyplývají z jejich pracovního zařazení a tedy role přidělené v systému. Každý člověk tedy vidí to, co ze své pracovní pozice vidět má a nevidí, co vidět nemá. Systém umožňuje nastavit různou úroveň přístupu k informacím - od pouhého zobrazení přes jejich úpravu, vytváření nových záznamů, jejich úpravu až po právo záznamy mazat. Ano i to jde nastavit. Když nebudete jako firma chtít, uživatelé nemohou nic smazat.
Evidence je možné přizpůsobit
Každou jednotlivou evidenci lze přizpůsobit vašim potřebám a nastavit ji podle jejího určení a obsahu. Především můžete přizpůsobit její obsah - rozsah vedených informací (polí, detailů). Můžete také přizpůsobit její název, barvu, tlačítko i formulář pro vytvoření nové položky, můžete si zapnout různá další rozšíření. Přizpůsobit evidence může pouze administrátor.
Evidence můžete přidávat podle vlastních potřeb
Evidence si můžete přidávat a jejich počet se odvíjí od vašeho cenového plánu.