Jak nastavit a přizpůsobit evidence

Datum poslední aktualizace: 13. 09. 2021
Pomohl Vám tento článek?
18 z celkových 21 článek pomohl.

Tento článek je určený pro administrátory

Co všechno můžete v evidenci nastavit a přizpůsobit

Každou evidenci lze přizpůsobit vašim potřebám a nastavit ji podle jejího určení a obsahu. Kromě systémových evidencí u kterých je změna základního nastavení omezená, tak u všech ostatních můžete nastavit následující: 

  • Název evidence, ikonu a barvu evidence, základního text a popis evidence zobrazovaný na dashboardu
  • Obsah evidence, to znamená rozsah vedených informací (polí - detailů) a jejich seskupování do skupin detailů a nastavení kategorií
  • Vlastní text tlačítka pro založení nových položek
  • Formulář pro zakládání nových položek - číslování, kontrola duplicity a nastavení povinných polí
  • Složky pro přílohy a režim práce s přílohami
  • Vypnout nebo zapnout aktivity a nastavit zápisy 
  • Vytvářet speciální pohledy na data v evidenci
  • Vytvářet a nastavovat akční tlačítka
  • Vypnout nebo zapnout extranet
  • Vytvářet a upravovat tiskové formuláře pro evidence
  • Nastavit zasílání upozornění na změny

Nastavení barvy, ikony a základního textu evidence

Pokud si chcete přizpůsobit evidenci svým potřebám, v základním nastavení můžete nastavit:

  • Název evidence (není možné změnit u šesti základních evidencí - Zaměstnanci, Kontakty, Firmy, Projekty, Organizace a Procesy)
  • Ikonu evidence a její základní barvu
  • Obrázek pozadí evidence
  • Popis na dashboardu evidence, kde uživatelům popíšete co je obsahem evidence  
název evidence

Jemnější členění evidence na různé typy položek

Pokud potřebujete jemněji členit evidenci, například na různé typy smluv, nebo typy vozidel v evidenci vozidel, použijete pro to kategorie. 

  • Kategorie položek: jak vytvořit, upravit nebo smazat kategorie naleznete v tomto článku
nastavení kategorií

Přizpůsobení obsahu evidence, nastavení rozsahu vedených informací 

Pro každou evidenci lze samostatně nastavit, jaké informace (detaily, pole) v ní povedete a jak. Většinou budete pracovat již s nějakou hotovou evidencí (šablonou z knihovny šablon). Pak budete pravděpodobně tuto šablonu upravovat. Stejné věci ale platí i pokud si budete vytvářet evidenci zcela sami. Co všechno můžete upravovat:

  • Detaily položek: jak vytvořit, upravit nebo smazat detaily naleznete v tomto článku
  • Skupiny detailů: jak vytvořit, upravit nebo smazat skupiny detailů naleznete v tomto článku
nastavení detailů

Nastavení příloh a složek pro přílohy 

Nastavení složek pro přílohy a režim práce s přílohami.

nastavení příloh

Nastavení aktivit a zápisů

V evidenci můžete vypnout záložku Aktivity, která je ve výchozím nastavení zapnutá. Také lze nastavit strukturu informací u zápisů aktivit, kam můžete přidat vlastní pole, pokud vám standardní pole zápisu nestačí.  

nastavení zápisů a aktivit

Nastavení dashboardu evidence 

Zde nastavíte co se má zobrazovat na dashboardu evidence.

Graf pro dvě čísla

Toto rozšíření umožní vytvářet grafy na dashboardu evidence, ve kterém zobrazí dvě čísla, která zadáte. Příkladem je například počet vyčerpaných hodin z celkového počtu. Lze nadefinovat určitý počet grafů evidence, z nichž každý porovnává dvě hodnoty vyplněné v detailu položky. Uživatelé si poté sami v nastavení dashboardu navolí, které grafy chtějí využít a pro které dvě položky je chtějí zobrazit.

nastavení grafu

Nastavení vytvoření nové položky

  • Text tlačítka pro vytvoření nové položky v evidenci: nastavte v nastavení evidence (viz níže), napište svůj text do pole "Vlastní text tlačítka pro založení nové položky"
  • Nastavení formuláře pro zakládání nových položek
  • Číslování (Kód položky, prefix) - může být přiřazen automaticky každé nově vytvořené položce: jak kód nastavit naleznete v tomto článku
  • Kontrola duplicity a nastavení povinných polí

V následujícím okně uvidíte základní nastavení evidence. Pokud v něm cokoliv budete měnit, mějte na paměti, že vše musíte uložit. 

nastavení formuláře založení

Nastavení speciálních pohledů pro uživatele

Některé procesy vyžadují úplně zcela omezené a speciální přístupy uživatelů, které není možno nastavit pomocí standardního menu. 

nastavení pohledů

Nastavení akčních tlačítek

Akční tlačítka jsou speciální tlačítka, kterým můžete nadefinovat vybrané akce a které se následně zobrazují uživatelům s oprávněním je spouštět. 

nastavení tlačítek

Nastavení extranetu

V evidenci můžete povolit nebo zakázat vytváření extranetu a nastavit co všechno má extranet zobrazovat, kdo k němu může a jak. 

nastavení extranetu

Nastavení oznámení a upozornění

Jako administrátor můžete nastavit, kdo ve formě bude dostávat oznámení o všech změnách v evidenci. Doporučujeme toto nastavení zapínat jen v evidenci Zaměstnanci, kde nastavíte člověka odpovědného za personalistiku, aby dostával upozornění o změnách v evidenci zaměstnanců. 

nastavení upozornění

Nastavení tiskových formulářů

Pro každou evidenci můžete nastavit, jaké tiskové formuláře v ní budou moci uživatelé spouštět

Jak nastavit, kdo k informacím v evidenci může

Není vhodné, aby všichni uživatelé měli přístup ke všem informacím vedeným v Aptienu. Nastavte uživatelská oprávnění, a to hned na dvou úrovních:

  1. Přístupová práva do evidencí, ke kategoriím položek v evidencích a do skupin detailů
  2. Oprávnění k editaci, vytváření a mazání záznamů v evidencích

Přesné instrukce, jak nastavit uživatelská oprávnění k evidencím, naleznete zde.