Onesoft Connect je nyní Aptien

Nastavení a přizpůsobení evidence

Tento článek je určený pro administrátory. 

Přizpůsobte si evidenci vašim potřebám

Každou jednotlivou evidenci lze přizpůsobit vašim potřebám a nastavit ji podle jejího určení a obsahu. Především můžete přizpůsobit její obsah - rozsah vedených informací (polí). Můžete také přizpůsobit její název, barvu, tlačítko i formulář pro vytvoření nové položky, můžete si zapnout různá další rozšíření.

Nastavení oprávnění přístupu k informacím v evidenci

Není vhodné, aby všichni uživatelé měli přístup ke všem informacím vedeným v Aptienu. Nastavte uživatelská oprávnění, a to hned na dvou úrovních:

  1. Přístupová práva do evidencí, ke kategoriím položek v evidencích a do skupin detailů
  2. Oprávnění k editaci, vytváření a mazání záznamů v evidencích

Přesné instrukce, jak nastavit uživatelská oprávnění k evidencím, naleznete zde.

Přizpůsobení obsahu evidence - nastavení vedených informací 

Pro každou evidenci lze nastavit, jaké informace (detaily, pole) v ní povedete a jak. Většinou budete pracovat již s nějakou hotovou evidencí (šablonou z knihovny šablon). Pak budete pravděpodobně tuto šablonu upravovat. Stejné věci ale platí i pokud si budete vytvářet evidenci zcela sami. Co všechno můžete upravovat:

  • Detaily položek: jak vytvořit, upravit nebo smazat detaily naleznete v tomto článku
  • Skupiny detailů: jak vytvořit, upravit nebo smazat skupiny detailů naleznete v tomto článku
  • Kategorie položek: jak vytvořit, upravit nebo smazat kategorie naleznete v tomto článku
  • Kód položky (prefix) - může být přiřazen automaticky každé nově vytvořené položce: jak kód nastavit naleznete v tomto článku
editace evidence

Nastavení barev, hlavičky a dalších textů

Pokud si chcete přizpůsobit evidenci svým potřebám, máte možnost si nastavit nejen její název, ale také její barvu, doprovodné texty a texty tlačítek. Vedle názvu evidence najdete ikony tužky, přes kterou se do nastavení dostanete. Pojďme se podívat jak na to a co všechno si můžete upravit:

  • Název evidence (není možné změnit u šesti základních evidencí - Zaměstnanci, Kontakty, Firmy, Projekty, Organizace a Procesy)
  • Ikona evidence a její základní barva: nastavte v nastavení evidence
  • Úvodní obrázek na dashboardu evidence: nahrajte obrázek v nastavení evidence
  • Motto / popis na dashboardu evidence: napište svůj text do pole "Základní informace o evidenci" v nastavení evidence 
  • Novinky z evidence: napište svůj text do pole "Novinky" v nastavení evidence 
název evidence

Nastavení tlačítka pro vytvoření nové položky

  • Text tlačítka pro vytvoření nové položky v evidenci: nastavte v nastavení evidence (viz níže), napište svůj text do pole "Vlastní text tlačítka pro založení nové položky"

V následujícím okně uvidíte základní nastavení evidence. Pokud v něm cokoliv budete měnit, mějte na paměti, že vše musíte uložit. 

Další rozšiřující doplňky

Doplňky (pluginy) umožňují rozšířit možnosti evidence. Můžete je zapnout a nastavit pro každou evidenci zvlášť. 

Aktivity (Zápisy)

Toto rozšíření umožní uživatelům vytvářet zápisy z aktivit, které se odehrávají nad položkami v dané evidenci. Aktivitou může být jednání (pak tvoříte zápis z jednání) nebo aktivitou může být nějaká údržba (pak vytváříte záznam o údržbě).

Aktivity (zápisy) tedy můžete využít pro přehledné a snadno vyhledatelné zápisy ze schůzek, zaznamenávat technické kontroly či opravy u Vašeho firemního majetku a další. 

Rizika

Tento plugin vám umožní nadefinovat matici rizik vaší organizace, která se zobrazí na dashboardu evidence rizik. 

Graf pro dvě čísla

Toto rozšíření umožní vytvářet grafy na dashboardu evidence, ve kterém zobrazí dvě čísla, která zadáte. Příkladem je například počet vyčerpaných hodin z celkového počtu. 

Administrátor může nadefinovat určitý počet grafů evidence, z nichž každý porovnává dvě hodnoty vyplněné v detailu položky. Uživatelé si poté sami v nastavení dashboardu navolí, které grafy chtějí využít a pro které dvě položky je chtějí zobrazit.