Tento článek je určený pro administrátory. Pro nastavení evidencí musíte být přihlášený jako administrátor.
Co všechno můžete v evidenci nastavit a přizpůsobit
Každou evidenci lze přizpůsobit vašim potřebám a nastavit ji podle jejího určení a obsahu. Kromě systémových evidencí u kterých je změna základního nastavení omezená, tak u všech ostatních můžete nastavit následující:
- Název evidence, ikonu a barvu evidence, základního text a popis evidence zobrazovaný na dashboardu
- Obsah evidence, to znamená rozsah vedených informací (polí - detailů) a jejich seskupování do skupin detailů, nastavení kategorií a stavů
- Vlastní text tlačítka pro založení nových položek
- Formulář pro zakládání nových položek - číslování, kontrola duplicity a nastavení povinných polí
- Složky pro přílohy a režim práce s přílohami
- Vypnout nebo zapnout aktivity a nastavit zápisy
- Vytvářet speciální pohledy na data v evidenci
- Vytvářet a nastavovat akční tlačítka
- Vypnout nebo zapnout extranet
- Vytvářet a upravovat tiskové formuláře pro evidence
- Nastavit zasílání upozornění na změny
Celé nastavení si můžete uložit.
Jak změnit nastavení evidence
- Vyberte evidenci, u které chcete změnit nastavení
- Jako administrátor vidíte vedle názvu evidence ikonu tužky. Kliknutím na ní se dostanete do nastavení.
Nastavení barvy, ikony a základního textu evidence
Pokud si chcete přizpůsobit evidenci svým potřebám, v základním nastavení můžete nastavit:
- Název evidence (není možné změnit u šesti základních evidencí - Zaměstnanci, Kontakty, Firmy, Projekty, Organizace a Procesy)
- Ikonu evidence a její základní barvu
- Obrázek pozadí evidence
- Popis na dashboardu evidence, kde uživatelům popíšete co je obsahem evidence
Můžete také kompletní nastavení vaší evidence uložit a použít jako šablonu.
Jemnější členění evidence na různé typy položek
Pokud potřebujete jemněji členit evidenci, například na různé typy smluv, nebo typy vozidel v evidenci vozidel, použijete pro to kategorie.
- Kategorie položek: jak vytvořit, upravit nebo smazat kategorie naleznete v tomto článku
Nastavení stavů položky
Stavy položek slouží pro nastavení pracovního postupu či procesu.
- Pomocí filtru se můžete věnovat pouze položkám v konkrétním stavu, který Vás aktuálně zajímá.
- Stavy položek je možné zobrazit i v kanbanovém pohledu
Přizpůsobení obsahu evidence, nastavení rozsahu vedených informací
Pro každou evidenci lze samostatně nastavit, jaké informace (detaily, pole) v ní povedete a jak. Většinou budete pracovat již s nějakou hotovou evidencí (šablonou z knihovny šablon). Pak budete pravděpodobně tuto šablonu upravovat. Stejné věci ale platí i pokud si budete vytvářet evidenci zcela sami. Co všechno můžete upravovat:
- Detaily položek: jak vytvořit, upravit nebo smazat detaily naleznete v tomto článku
- Skupiny detailů: jak vytvořit, upravit nebo smazat skupiny detailů naleznete v tomto článku
Nastavení příloh a složek pro přílohy
Nastavení složek pro přílohy a režim práce s přílohami.
Nastavení aktivit a zápisů
V evidenci můžete vypnout záložku Aktivity, která je ve výchozím nastavení zapnutá.
Také lze nastavit vlastní typy zápisů aktivit, pokud vám standardní pole zápisu nestačí.
Nastavení dashboardu evidence
Zde nastavíte co se má zobrazovat na dashboardu evidence.
Graf pro dvě čísla
Toto rozšíření umožní vytvářet grafy na dashboardu evidence, ve kterém zobrazí dvě čísla, která zadáte. Příkladem je například počet vyčerpaných hodin z celkového počtu. Lze nadefinovat určitý počet grafů evidence, z nichž každý porovnává dvě hodnoty vyplněné v detailu položky. Uživatelé si poté sami v nastavení dashboardu navolí, které grafy chtějí využít a pro které dvě položky je chtějí zobrazit.
Nastavení vytvoření nové položky
- Text tlačítka pro vytvoření nové položky v evidenci: nastavte v nastavení evidence (viz níže), napište svůj text do pole "Vlastní text tlačítka pro založení nové položky"
- Nastavení formuláře pro zakládání nových položek
- Číslování (Kód položky, prefix) - může být přiřazen automaticky každé nově vytvořené položce: jak kód nastavit naleznete v tomto článku
- Kontrola duplicity a nastavení povinných polí
V následujícím okně uvidíte základní nastavení evidence. Pokud v něm cokoliv budete měnit, mějte na paměti, že vše musíte uložit.
Nastavení speciálních pohledů pro uživatele
Některé procesy vyžadují úplně zcela omezené a speciální přístupy uživatelů, které není možno nastavit pomocí standardního menu.
Nastavení akčních tlačítek
Akční tlačítka jsou speciální tlačítka, kterým můžete nadefinovat vybrané akce a které se následně zobrazují uživatelům s oprávněním je spouštět.
Nastavení extranetu
V evidenci můžete povolit nebo zakázat vytváření extranetu a nastavit co všechno má extranet zobrazovat, kdo k němu může a jak.
Nastavení oznámení a upozornění
Jako administrátor můžete nastavit, kdo ve formě bude dostávat oznámení o všech změnách v evidenci. Doporučujeme toto nastavení zapínat jen v evidenci Zaměstnanci, kde nastavíte člověka odpovědného za personalistiku, aby dostával upozornění o změnách v evidenci zaměstnanců.
Nastavení tiskových formulářů
Pro každou evidenci můžete nastavit, jaké tiskové formuláře v ní budou moci uživatelé spouštět
Jak nastavit, kdo k jakým informacím v evidenci může
Jako firma můžete nastavit, kdo a k jakým informacím v evidencích může a kdo ne. Uživatelská oprávnění nastavujete na několika úrovních:
- Přístupová práva do jednotlivých evidencí
- Přístupová práva ke kategoriím v evidencích kategoriím
- Přístupová práva ke skupinám detailů v evidencích
Přesné instrukce, jak nastavit uživatelská oprávnění k evidencím, naleznete zde.